Las medidas de confinamiento para evitar el coronavirus han provocado que cientos de empresas se tengan que plantear el trabajo desde casa. Compartimos con vosotros varias herramientas para implementar el teletrabajo en pocas horas que podrán ser de ayuda.

Para continuar trabajando desde el domicilio, hay 4 áreas clave que necesitarás revisar:

  • Teléfono o sistema de comunicación con los clientes.
  • Coordinación de equipos y control horario.
  • Firma online de documentos con validez legal.
  • Almacenamiento y gestión de documentación en la nube.

A continuación vemos diferentes herramientas que te ayudarán a adaptar cada una de ellas en poco tiempo:

Herramientas para comunicarte desde casa con los clientes

Disponer de una vía telefónica de comunicación con los clientes es fundamental.

Si en tu negocio sólo tenéis una línea de teléfono, la solución más sencilla sería re-direccionar el número fijo a un teléfono móvil.

Normalmente todas las compañías tienen un sistema de re-dirección de llamadas.

Por ejemplo, si tu línea es de Movistar, simplemente tendrías que descolgar el teléfono que quieres desviar y esperar a que dé tono. Tras introducir *21*, marcarías el número desde el que deseas recibir las llamadas.

Pero, ¿qué ocurre si tienes una centralita con varias líneas? Para estos casos, existen herramientas como Netelip, que ofrece una «centralita virtual» desde la que podrás configurar un desvío inteligente, con varias extensiones.

La ventaja de esta herramienta es que no requiere de instalaciones complejas. Y tiene una versión gratuita de 30 días, es una buena ocasión para probarla mientras dura el confinamiento, ¿no te parece?

Si necesitas mantener reuniones con clientes o trabajadores, puedes utilizar las vídeollamadas de WhatsApp, Facebook, Skype o HangOuts. Son herramientas sencillas, que podrás usar gratis.

Todas requieren que el cliente tenga cuenta en esas aplicaciones para poder comunicarte, pero hoy en día, quién no tiene WhatsApp..

Herramientas coordinar a tu plantilla mientras teletrabaja

Una de las barreras para el teletrabajo suele ser la falta de control sobre el rendimiento de los trabajadores.

Para que el personal trabaje desde casa, es básico reorientar el trabajo a objetivos, indicándoles cuáles son los que deben alcanzar.

Una aplicación gratuita que te puede ayudar a conseguirlo es Trello. Personalmente me gusta bastante, porque te permite crear varios tableros de trabajo, donde especificar las tareas a realizar, los plazos, por qué trabajador, en qué plazo o la fase en que se encuentra cada una de ellas.

Esta puede ser una solución sencilla y rápida. Si ya estás buscando algo más complejo, existen otra herramientas más completas, que integran además facturación, CRM y contabilidad, como Holded.

Esta herramienta tiene una versión gratuita que te permitirá gestionar clientes, proveedores, facturas, compras y gastos para 2 usuarios.

Si eres un despacho profesional, hay programas que incluyen éstas y otras funciones más adaptadas a tus necesidades. Por ejemplo, el desarrollado por Joares Consultores, según su propia experiencia, orientado a asesorías.

A lo mejor sólo necesitas controlar la jornada. Herramientas como Time Laboris, que permite fichar desde el móvil o el ordenador, es una solución rápida y económica.

Herramientas para firmar online los documentos de forma legal

En estos días en los que se genera tanta documentación que debe ser firmada para tramitar ERTES y notificaciones laborales, el riesgo de contagio por coronavirus complica las cosas.

La firma presencial puede evitarse mediante un sistema de firma electrónica avanzada, como Firmafy.

Firmafy es una herramienta que te permitirá firmar con validez legal toda esta documentación laboral.

Desde la aplicación podrás enviar la documentación a empresa y trabajador para su firma. Ellos la podrán firmar cómodamente desde su móvil, sin tener que descargar nada.

El documento les llegará como un enlace, que podrán abrir desde su email, WhatsApp o SMS. Cuando firmen, recibirás el documento firmado con las rúbricas y una auditoría del proceso de firma, que garantiza su validez.

Con Firmafy podrás firmar también contratos de prestación de servicios, documentos SEPA, autorizaciones, seguros y más, que quedarán almacenados cuando estén firmados en tu zona privada, en la nube.

Firmafy cuenta con una versión gratuita, cuya capacidad hemos aumentado considerablemente en los últimos días, para poner nuestro granito de arena y que se evite el riesgo de la firma presencial.

Herramientas para almacenar y gestionar documentación en la nube

Lo más rápido y económico para crear y almacenar documentación, sin duda, es utilizar las herramientas que proporciona Google.

El sistema de correo electrónico de Gmail es muy completo y te permitirá comenzar a trabajar desde casa y enviar email a tus clientes en minutos.

Si tienes un email corporativo, existe la posibilidad de redireccionar tu cuenta de empresa para que te lleguen a tu cuenta de Gmail.

Al abrir una cuenta de gmail tendrás acceso a Google Drive, donde dispondrás de un espacio en la nube para crear carpetas y compartir documentación con tu plantilla.

Si son varios puestos y personas, quizá lo más recomendable sería contratar G-Suite.

Este servicio de pago de Google, te permitirá integrar el email con cuentas corporativas para varios usuarios, compartir documentos, tareas del calendario y mucho mas. Existe una versión de prueba gratuita durante 14 días.

Nos encantaría que nos cuentes tu experiencia con el teletrabajo, puedes dejarnos un comentario más abajo.

Todo el equipo de Firmafy estamos aquí para ayudar, os mandamos mucho ánimo y estaremos a vuestro lado para afrontar juntos esta situación de la mejor manera posible.