¿Sabías que alrededor de un 70% de las pymes españolas están fomentando la digitalización en sus puestos de trabajo?

En los últimos años, se está produciendo un cambio en la forma de realizar los trámites y gestiones documentales. La firma de documentos en su modo tradicional está perdiendo relevancia y la transformación digital está en auge en el mundo empresarial.

¿A qué se debe esta tendencia? El desarrollo de soluciones electrónicas de autenticación y verificación de la identidad más avanzadas, como la firma electrónica, permiten realizar transacciones y firmas de documentos de forma segura, cómoda y legal sin la necesidad de desplazamientos innecesarios.

Desplazarse hasta un lugar para firmar un documento, escanearlo, duplicarlo tras el proceso de firma o rellenar los datos que faltan es un proceso largo y dificultoso, por eso, la digitalización se está incluyendo en los procesos de trabajo.

Ahora bien, existen ciertas dudas ante las soluciones digitales. Una de las cuestiones más frecuentes: ¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

Ambos términos, a menudo, son utilizados como sinónimos, pero la realidad es que tienen grandes diferencias. Además, existen muchos tipos de firma electrónica y quizás no sepas cuál escoger en tu compañía.

¡Desde Firmafy te ayudamos! A continuación, solventamos todas tus dudas y te contamos cuál es la mejor opción de firma electrónica para tu empresa.

 

 

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un conjunto de datos recogidos de manera electrónica que están asociados a un documento y tiene como fin identificar quién es el firmante.

Se podría decir que la firma electrónica es un concepto legal equivalente a la firma manuscrita, pero en este caso, en el ámbito digital.

Según recoge el Reglamento eIDAS la firma electrónica corresponde a los “datos en formato electrónico anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.

Por tanto, la firma electrónica podría definirse como un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un determinado documento.

¿Cómo se puede realizar una firma electrónica? La firma electrónica se puede realizar utilizando un lápiz electrónico o simplemente trazando la firma con la yema de los dedos en un dispositivo electrónico.

¿Cuáles son los requisitos que tiene que cumplir una firma electrónica para ser válida?

La firma electrónica no se basa en un mero trazo, todas las firmas electrónicas tienen que ajustarse a una serie de requisitos que demuestren su validez.

Para ser válida, una firma electrónica tiene que estar vinculada al firmante de manera única e inequívoca y debe permitir su identificación sin ningún tipo de interferencias.

Además, la firma electrónica debe impedir la modificación posterior del documento firmado y garantizar su integridad.

Es decir, la creación de una firma electrónica tiene que proceder de datos con un alto nivel de confianza y un control exclusivo y tiene que permitir identificar cualquier modificación de un documento.

Por tanto, la firma electrónica debe asegurar la plena identificación con total certeza del firmante de un documento determinado.

 

 

¿Hay diferentes tipos de firmas electrónicas? ¿Cuáles son?

Así es, el Reglamento eIDAS distingue entre tres tipos de firmas electrónicas:

 

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es la firma más básica y tiene un nivel de seguridad más bajo. La firma electrónica simple se admite como prueba ante un tribunal, pero en ocasiones es necesario complementarla con otros elementos válidos e irrefutables, ya que no permite identificar de manera inequívoca al firmante.

 

Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada está recogida en el artículo 26 del Reglamento eIDAS. Este tipo de firma es creada a través de medios que permitan identificar al firmante y detectar cambios posteriores.

Es decir, la firma electrónica avanzada está vinculada al firmante de manera única y permite su identificación de manera inequívoca. Además, está vinculada a los datos firmados por lo que detecta cualquier tipo de modificación en el documento firmado.

Por tanto, la firma electrónica avanzada se puede utilizar como prueba en un juicio ya que su nivel de seguridad es mayor que el de la firma electrónica simple.

 

Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada es un tipo de firma emitida por un prestador de servicios de certificación de confianza. Es decir, la firma electrónica cualificada es creada a través de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas.

La firma electrónica cualificada ofrece un alto nivel de seguridad, pero es necesario disponer de un Certificado Digital para poder firmar.

Llegados hasta aquí, ya conoces qué es una firma electrónica y qué tipos de firma electrónica existen. A continuación, vamos a detallar qué es la firma digital.

 

 

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un conjunto de información encriptada que se añade al final de un documento para certificar y dejar constancia de quién es la persona que ha firmado dicho documento para demostrar su validez.

De esta manera, se puede comprobar de manera inequívoca a la persona que emite un mensaje y que demuestra que un determinado documento no ha sufrido ninguna modificación ni alteración en relación con el documento original.

Al igual que ocurre con la firma electrónica, la firma digital también tiene validez legal y cumple con la normativa jurídica vigente, pero únicamente trata de encriptar los datos de un documento determinado para que éste tenga mayor seguridad.

Así, la firma digital está asociada a un Certificado Digital o electrónico que pertenece a una única persona.

Cuando alguien firma a través de firma digital la identidad de la persona se toma como verídica ya que un organismo ha tenido que comprobar quién es la persona que está asociada a dicho Certificado.

 

 

¿En qué se diferencian la firma electrónica y la firma digital?

La firma electrónica tiene naturaleza legal con plena validez jurídica, mientras que, aunque la firma digital también es legal, no tiene per se naturaleza jurídica. Su objetivo es simplemente encriptar los datos de un documento para proporcionarle una mayor seguridad a través de una serie de métodos criptográficos.

Digamos que una firma digital es un valor alfanumérico que está adherido al final de un documento y es generado a través de una tecnología basada en criptografía.

¿La firma digital podría ser un tipo de firma electrónica avanzada o cualificada? Así es, ya que el fin de la firma digital es ofrecer seguridad y garantizar la integridad de los documentos firmados.

Podríamos concluir que todo tipo de firma digital es firma electrónica pero no todas las firmas electrónicas pueden considerarse como firma digital.

 

¿Certificado electrónico o certificado digital?

Otros términos con los que, a menudo, se confunde la firma electrónica son certificado electrónico o certificado digital.

Al contrario de lo que sucede con la firma electrónica y la firma digital, el certificado es igual en ambos casos.

El certificado electrónico o digital es un documento que incluye un conjunto de datos que tienen como objetivo identificar a un firmante a través de Internet. Se trata de un fichero digitalizado mediante el que una persona se identifica online para realizar diferentes trámites.

El uso del Certificado Digital uso es muy habitual para realizar trámites en las diferentes Administraciones Públicas.

El Certificado Digital supone también una reducción de costes y agiliza el ritmo de trabajo, pero encuentra algunos problemas para aquellos que no están acostumbrados a las nuevas tecnologías.

Su obtención, además, requiere realizar una solicitud a alguno de los departamentos cualificados como Prestador de Servicios Cualificados, por lo que si necesitas firmar un documento en el momento vas a tener que esperar.

En este caso, lo ideal sería optar por el uso de la firma electrónica.

Ventajas de usar la firma electrónica avanzada

Una de las grandes ventajas de usar la firma electrónica avanzada es que no necesitas obtener un Certificado Digital para firmar. Simplemente, vas a tener que contratar una solución de firma electrónica como Firmafy.

De esta manera, no vas a tener que hacer colas ni posponer tus firmas para otro momento por no disponer de Certificado Digital. Con la firma electrónica vas a poder firmar desde donde quieras, en cuestión de segundos y con plena validez legal.

Todas tus firmas van a estar respaldadas y van a ser 100% seguras, ya que la firma electrónica avanzada identifica al firmante mediante técnicas, como la firma biométrica o el sellado de tiempo.

Además, a través de la firma electrónica vas a mejorar la productividad en tu plantilla y vas a reducir costes, ya que eliminarás los gastos de compra de papel, impresora o tóner.

 

La firma electrónica de Firmafy tiene plena validez legal

En Firmafy ofrecemos la única firma electrónica que incluye hasta 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante y validez del documento firmado:

• Código OTP. Antes de firmar, los usuarios tienen que introducir un código de seguridad que reciben en su móvil. El móvil es un dispositivo personal y privado.
• Código CVS. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un código CSV. A través de este código CSV se garantiza que el documento no haya sido alterado ni modificado tras la firma.
• Firma biométrica. La firma electrónica de Firmafy recoge los datos biométricos de los firmantes y permite su identificación a través de datos inherentes a cada persona, como la velocidad, la aceleración o la distancia de los trazos.
• Sellado de tiempo. El sellado de tiempo impide que el documento se modifique tras la firma, ya que recoge el conjunto de datos que componen la firma y el momento preciso en el que se firma. 
• Auditoría del proceso. Cada documento firmado va acompañado de una auditoría del proceso de firma que incluye a todos los firmantes y donde se indican los datos de las partes que han participado en el proceso de firma.
• Certificación del documento firmado. Todos los documentos firmado se van a expedir con la certificación de Firmafy, la cual garantiza que el documento no ha sido alterado posteriormente.

Además, firmar con Firmafy es un proceso fácil e intuitivo. No es necesario acudir a ningún lugar para solicitar absolutamente nada, basta con disponer de un dispositivo móvil para firmar.

Tampoco es necesario tener grandes conocimientos sobre los avances tecnológicos ni sobre Internet, el uso de Firmafy está adaptado a cualquier persona.

¿Quieres conocer las tarifas disponibles en Firmafy? Podrás optar por la que mejor se adapte a tu modelo de negocio.

¿Te gustaría mejorar la productividad de tu plantilla? ¿Crees que la firma electrónica podría ser la mejor opción para tu empresa? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leer tus opiniones!