Preguntas frecuentes sobre la Firma Electrónica Avanzada – FAQ

La firma electrónica son un conjunto de datos electrónicos que permiten asegurar la integridad del documento firmado. Están asociados a un documento electrónico y deben permitir identificar al firmante.

La firma electrónica tiene naturaleza legal con plena validez jurídica. Por su parte, la firma digital también es legal pero no tiene per se naturaleza jurídica. Su objetivo es encriptar los datos de un documento para proporcionarle una mayor seguridad a través de una serie de métodos criptográficos.

La firma electrónica está regulada a nivel europeo en el Reglamento eIDAS que establece los tipos de firma electrónica existentes y las características de cada una de ellas.

Existen 3 tipos de firma electrónica, según la clasificación de la normativa europea en materia de firma electrónica (eIDAS).

• Firma electrónica simple.
• Firma electrónica avanzada.
• Firma electrónica cualificada.

La Firma Electrónica simple es cualquier símbolo o proceso electrónico que permite mostrar la conformidad del autor. Un ejemplo de este tipo de firma sería la aceptación mediante «check box» en un formulario web. Este tipo de firma sería la que menor nivel de fiabilidad posee, ya que no permite identificar a la persona firmante, no tiene la obligación de crear un patrón de identificación.

La Firma Electrónica avanzada es un tipo de firma electrónica que sí permite identificar al firmante de manera única mediante la recogida de evidencias electrónicas y ha sido creada por medios que están bajo el control exclusivo del autor de la rúbrica. Además, en la firma electrónica avanzada existe una vinculación a los datos asociados a la firma en un momento determinado y es posible detectar cualquier cambio posterior.

La Firma Electrónica cualificada es lo que se suele conocer comúnmente como un Certificado Digital. Por el alto nivel de autentificación y seguridad que precisan, son emitidos por Autoridades de Registro y organismos oficiales. Este tipo de firma se emplea para la firma de documentos con la Administración o para identificarse formalmente ante esta.

La denominación «cualificada» no quiere decir que tenga mayor validez que la firma electrónica avanzada, ambas tienen validez. La diferencia radica en que se exige mayor nivel de autentificación del firmante y que es una firma aceptada oficialmente por la Administración.

Según la normativa europea eIDAS, estos son los requisitos de la firma electrónica avanzada:

• Estar vinculada al firmante de manera única.
• Permitir la identificación del firmante.
• Ser creada utilizando datos con un alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo.
• Estar vinculada con los datos firmados para que cualquier modificación posterior pueda ser detectada.

Tanto la firma electrónica avanzada como la firma electrónica cualificada son totalmente válidas y legales. La diferencia entre la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada es la manera de identificar al firmante.

La firma electrónica cualificada identifica al firmante a través de un Certificado emitido por un Prestador de Servicios acreditado.

La firma electrónica avanzada identifica al firmante mediante otras técnicas, como son la firma biométrica o el sellado de tiempo.

Sí, tal y como recoge el Reglamento eIDAS una firma electrónica puede utilizarse como prueba en un proceso judicial siempre que garantice la identidad única e inequívoca del firmante y no permita la modificación de los documentos una vez firmados. 

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, recoge en su artículo 10 los sistemas de firmas admitidos por la Administración: «los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento». 

Por tanto, siempre que un documento sea firmado con una firma electrónica avanzada, la identidad del firmante se entenderá acreditada y aceptada por la Administración.

Las evidencias electrónicas o e-logs son los datos que se transmiten o almacenan durante el proceso de firma que demuestran la identidad del firmante. Por ejemplo, en Firmafy recogemos hasta 6 evidencias, entre ellas la biometría y el sellado de tiempo.

El sellado de tiempo, también conocido como «Timestamping» permite probar que un conjunto de datos se creó en un momento determinado y no han sido alterados.

La firma biométrica es un sistema de firma que permite la identificación del firmante a través de la captura de unos parámetros característicos de esa persona. En Firmafy se recogen en el momento de firma los datos biométricos del firmante como la velocidad, aceleración, número y distancia de los trazos. Estos datos quedan almacenados de forma encriptada y sólo será posible acceder a ellos por requerimiento judicial.

El funcionamiento de Firmafy es muy sencillo e intuitivo, para comenzar a utilizar la firma electrónica tendrás que crear una cuenta, tienes varios tipos de planes según las necesidades de tu empresa.

Una vez creada la cuenta, te llegarán unas claves de acceso a tu zona privada. Desde tu panel de usuario podrás enviar un documento para firmar, tendrás que:

1. Subir el documento a firmar en un formato PDF.
2. Desplazar el cuadrado con el nombre para marcar dónde quieres que aparezca la rúbrica del firmante.
3. Indicar los datos de la persona o personas que van a firmar. Y hacer clic en enviar.

Si tienes un plan de pago puedes elegir si prefieres que les llegue por email o SMS antes de enviarlo.

Tu cliente, para firmar simplemente tiene que hacer clic en un enlace y tras ver el documento:

1. Aceptar la política de privacidad y protección de datos.
2. Introducir el código de seguridad OTP que le llegará al móvil.
3. Firmar con el dedo índice o puntero del ratón.

Cuando haya firmado, te llegará un aviso por email con el documento con las rúbricas y una completa auditoría del proceso de firma. Y copia a los firmantes.

Es un código de seguridad único que debe introducirse antes de firmar. Los usuarios tendrán que introducir ese código (que recibirán en su dispositivo móvil, de alta confianza) para poder realizar la firma en el documento.

Con Firmafy podrás firmar online todo tipo de documentos, estos son alguno de los usos más habituales:

1. Documentación laboral y de Recursos Humanos: contratos, prórrogas, notificaciones, recibí, documentación para ERTES, consentimientos, prevención.
2. Contratos de prestación de servicios, presupuestos, gestiones y órdenes internas.
3. Documentación del sector inmobiliario: contratos de arras, alquiler, compraventa, encargo de venta.
4. Protección de datos: contratos, consentimientos informados, notificaciones.
5. Documentación del sector sanitario: autorizaciones, consentimientos, contratos.
6. Documentos del sector financiero: domiciliaciones bancarias, documentos SEPA Core y SEPA B2B.
7. Documentos del sector formativo: contratos, matrículas, actas, partes de firmas.

La Auditoría de firma es un documento que expide Firmafy en el momento de la firma, donde se certifica el proceso y se incluye un detallado resumen de todas las partes implicadas en la firma y sus gestiones.

Incluye un Código de Seguro de Verificación y el estado de firma de documento. Este documento permite acreditar la firma y su proceso ante los firmantes o un tercero.

Si has firmado un documento a través de Firmafy, puedes consultarlo posteriormente en www.firmafy.com/csv introduciendo el código de verificación.

Las ventajas principales de usar la firma electrónica son: la eliminación de los desplazamientos y el fomento de la sostenibilidad y cultura paperless, el ahorro de costes, una mayor comodidad, la rápida subsanación de errores y la eficiencia en las actividades laborales.