Antes de darte los 5 pasos clave para la gestiĆ³n de documentos, Āæte suena esta situaciĆ³n?Ā
EstĆ”s en la oficina y tu jefe te pide que prepares ese documento tan importante para su firma. Hasta aquĆ bien, porque estarĆ”s pensando que es simplemente sacar el documento tantas veces como se necesite y listo, pero ĀæquĆ© pasa cuando abres el documento?
-Comienzas a revisar que no haya ningĆŗn error de redacciĆ³n.Ā
-Te das cuenta de que faltan algunos datos de las personas que deben firmar.
-Necesitas avisar a los firmantes y coordinar el encuentro.
-Imprimir el documento.
-Revisarlo de nuevo para que no falte ningĆŗn dato.
-Archivarlo correctamenteā¦
Muchas tareas que pueden conducir a error para lo que simplemente era sacar el documento, Āæno te parece? A continuaciĆ³n, te presentamos los 5 pasos clave para la gestiĆ³n de documentos con los que evitar cualquier error en este proceso.
ĀæCuĆ”les son los 5 pasos claves para la correcta gestiĆ³n de documentos?
Paso 1: CreaciĆ³n del documento.
DiseƱo de plantillas para documentos habituales, incorporando campos de recogida de datos: nombre, apellidos, contacto, identificaciĆ³n, campo de firmaā¦
Paso 2: EnvĆo a todos los firmantes.
Realizar en un solo envĆo el documento a todos los firmantes, en el caso de que haya mĆ”s de uno, y hacerles llegar una notificaciĆ³n vĆa email, SMS o Whatsapp.Ā
Paso 3: Seguimiento.
Llevar un seguimiento del documento comprobando quiĆ©n lo ha recibido, leĆdo y firmado.Ā
Paso 4: Firma del documento.
En el momento de recibo y enviarlo de vuelta con todo cumplimentado.Ā
Paso 5: GestiĆ³n.
Descargar el documento, archivarlo y almacenarlo en la nube.Ā
Sencillo, pero falta algo, Āæverdad? Con quĆ© herramientas podemos hacer este proceso.Ā
Herramienta de gestiĆ³n de documentos: Firma electrĆ³nica.
Y mĆ”s concretamente la firma electrĆ³nica de Firmafy que te permite hacer todo lo mencionado anteriormente. VeĆ”moslo:
- Crea plantillas aƱadiendo todos los elementos que se requiera y guƔrdalas para utilizarlas cada vez que lo necesites:

2. EnvĆa el documento directamente al firmante y si son varios envĆa un Firmalink, en el que a travĆ©s de un enlace cada firmante podrĆ” acceder directamente al documento y completar cada uno sus datos.
Solo tienes que seleccionar la opciĆ³n FirmaLink:

Tras crear el documento se te generarĆ” el link para compartir:

3. Haz un seguimiento comprobando quiĆ©n ha abierto, leĆdo y firmado el documento:

4. Los firmantes podrƔn realizar la firma fƔcilmente con el dedo y automƔticamente te llegarƔ de vuelta el documento cumplimentado:

5. Ya podrƔs descargar el documento y almacenarlo en la nube.
ĀæTe ha resultado Ćŗtil esta informaciĆ³n? CuĆ©ntanos en comentarios cĆ³mo gestionas la documentaciĆ³n.Ā
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