Antes de darte los 5 pasos clave para la gestión de documentos, Āæte suena esta situación?Ā
EstÔs en la oficina y tu jefe te pide que prepares ese documento tan importante para su firma. Hasta aquà bien, porque estarÔs pensando que es simplemente sacar el documento tantas veces como se necesite y listo, pero ¿qué pasa cuando abres el documento?
-Comienzas a revisar que no haya ningĆŗn error de redacción.Ā
-Te das cuenta de que faltan algunos datos de las personas que deben firmar.
-Necesitas avisar a los firmantes y coordinar el encuentro.
-Imprimir el documento.
-Revisarlo de nuevo para que no falte ningĆŗn dato.
-Archivarlo correctamenteā¦
Muchas tareas que pueden conducir a error para lo que simplemente era sacar el documento, ¿no te parece? A continuación, te presentamos los 5 pasos clave para la gestión de documentos con los que evitar cualquier error en este proceso.
¿CuÔles son los 5 pasos claves para la correcta gestión de documentos?
Paso 1: Creación del documento.
DiseƱo de plantillas para documentos habituales, incorporando campos de recogida de datos: nombre, apellidos, contacto, identificación, campo de firmaā¦
Paso 2: EnvĆo a todos los firmantes.
Realizar en un solo envĆo el documento a todos los firmantes, en el caso de que haya mĆ”s de uno, y hacerles llegar una notificación vĆa email, SMS o Whatsapp.Ā
Paso 3: Seguimiento.
Llevar un seguimiento del documento comprobando quiĆ©n lo ha recibido, leĆdo y firmado.Ā
Paso 4: Firma del documento.
En el momento de recibo y enviarlo de vuelta con todo cumplimentado.Ā
Paso 5: Gestión.
Descargar el documento, archivarlo y almacenarlo en la nube.Ā
Sencillo, pero falta algo, Āæverdad? Con quĆ© herramientas podemos hacer este proceso.Ā
Herramienta de gestión de documentos: Firma electrónica.
Y mÔs concretamente la firma electrónica de Firmafy que te permite hacer todo lo mencionado anteriormente. VeÔmoslo:
- Crea plantillas aƱadiendo todos los elementos que se requiera y guƔrdalas para utilizarlas cada vez que lo necesites:

2. EnvĆa el documento directamente al firmante y si son varios envĆa un Firmalink, en el que a travĆ©s de un enlace cada firmante podrĆ” acceder directamente al documento y completar cada uno sus datos.
Solo tienes que seleccionar la opción FirmaLink:

Tras crear el documento se te generarĆ” el link para compartir:

3. Haz un seguimiento comprobando quiĆ©n ha abierto, leĆdo y firmado el documento:

4. Los firmantes podrƔn realizar la firma fƔcilmente con el dedo y automƔticamente te llegarƔ de vuelta el documento cumplimentado:

5. Ya podrƔs descargar el documento y almacenarlo en la nube.
ĀæTe ha resultado Ćŗtil esta información? CuĆ©ntanos en comentarios cómo gestionas la documentación.Ā
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