Antes de darte los 5 pasos clave para la gestión de documentos, ¿te suena esta situación?
Estás en la oficina y tu jefe te pide que prepares ese documento tan importante para su firma. Hasta aquí bien, porque estarás pensando que es simplemente sacar el documento tantas veces como se necesite y listo, pero ¿qué pasa cuando abres el documento?
-Comienzas a revisar que no haya ningún error de redacción.
-Te das cuenta de que faltan algunos datos de las personas que deben firmar.
-Necesitas avisar a los firmantes y coordinar el encuentro.
-Imprimir el documento.
-Revisarlo de nuevo para que no falte ningún dato.
-Archivarlo correctamente…
Muchas tareas que pueden conducir a error para lo que simplemente era sacar el documento, ¿no te parece? A continuación, te presentamos los 5 pasos clave para la gestión de documentos con los que evitar cualquier error en este proceso.
¿Cuáles son los 5 pasos claves para la correcta gestión de documentos?
Paso 1: Creación del documento.
Diseño de plantillas para documentos habituales, incorporando campos de recogida de datos: nombre, apellidos, contacto, identificación, campo de firma…
Paso 2: Envío a todos los firmantes.
Realizar en un solo envío el documento a todos los firmantes, en el caso de que haya más de uno, y hacerles llegar una notificación vía email, SMS o Whatsapp.
Paso 3: Seguimiento.
Llevar un seguimiento del documento comprobando quién lo ha recibido, leído y firmado.
Paso 4: Firma del documento.
En el momento de recibo y enviarlo de vuelta con todo cumplimentado.
Paso 5: Gestión.
Descargar el documento, archivarlo y almacenarlo en la nube.
Sencillo, pero falta algo, ¿verdad? Con qué herramientas podemos hacer este proceso.
Herramienta de gestión de documentos: Firma electrónica.
Y más concretamente la firma electrónica de Firmafy que te permite hacer todo lo mencionado anteriormente. Veámoslo:
- Crea plantillas añadiendo todos los elementos que se requiera y guárdalas para utilizarlas cada vez que lo necesites:
2. Envía el documento directamente al firmante y si son varios envía un Firmalink, en el que a través de un enlace cada firmante podrá acceder directamente al documento y completar cada uno sus datos.
Solo tienes que seleccionar la opción FirmaLink:
Tras crear el documento se te generará el link para compartir:
3. Haz un seguimiento comprobando quién ha abierto, leído y firmado el documento:
4. Los firmantes podrán realizar la firma fácilmente con el dedo y automáticamente te llegará de vuelta el documento cumplimentado:
5. Ya podrás descargar el documento y almacenarlo en la nube.
¿Te ha resultado útil esta información? Cuéntanos en comentarios cómo gestionas la documentación.
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