5 pasos claves para la gestiĆ³n de documentos

Ana Esquivias
7 de abril de 2024

Antes de darte los 5 pasos clave para la gestiĆ³n de documentos, Āæte suena esta situaciĆ³n?Ā 

EstĆ”s en la oficina y tu jefe te pide que prepares ese documento tan importante para su firma. Hasta aquĆ­ bien, porque estarĆ”s pensando que es simplemente sacar el documento tantas veces como se necesite y listo, pero ĀæquĆ© pasa cuando abres el documento?

-Comienzas a revisar que no haya ningĆŗn error de redacciĆ³n.Ā 

-Te das cuenta de que faltan algunos datos de las personas que deben firmar.

-Necesitas avisar a los firmantes y coordinar el encuentro.

-Imprimir el documento.

-Revisarlo de nuevo para que no falte ningĆŗn dato.

-Archivarlo correctamenteā€¦

Muchas tareas que pueden conducir a error para lo que simplemente era sacar el documento, Āæno te parece? A continuaciĆ³n, te presentamos los 5 pasos clave para la gestiĆ³n de documentos con los que evitar cualquier error en este proceso.

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ĀæCuĆ”les son los 5 pasos claves para la correcta gestiĆ³n de documentos?

Paso 1: CreaciĆ³n del documento.

DiseƱo de plantillas para documentos habituales, incorporando campos de recogida de datos: nombre, apellidos, contacto, identificaciĆ³n, campo de firmaā€¦

Paso 2: EnvĆ­o a todos los firmantes.

Realizar en un solo envĆ­o el documento a todos los firmantes, en el caso de que haya mĆ”s de uno, y hacerles llegar una notificaciĆ³n vĆ­a email, SMS o Whatsapp.Ā 

Paso 3: Seguimiento.

Llevar un seguimiento del documento comprobando quiĆ©n lo ha recibido, leĆ­do y firmado.Ā 

Paso 4: Firma del documento.

En el momento de recibo y enviarlo de vuelta con todo cumplimentado.Ā 

Paso 5: GestiĆ³n.

Descargar el documento, archivarlo y almacenarlo en la nube.Ā 

 

Sencillo, pero falta algo, Āæverdad? Con quĆ© herramientas podemos hacer este proceso.Ā 

 

Herramienta de gestiĆ³n de documentos: Firma electrĆ³nica.

Y mĆ”s concretamente la firma electrĆ³nica de Firmafy que te permite hacer todo lo mencionado anteriormente. VeĆ”moslo:

 

  1. Crea plantillas aƱadiendo todos los elementos que se requiera y guƔrdalas para utilizarlas cada vez que lo necesites:

2. Envƭa el documento directamente al firmante y si son varios envƭa un Firmalink, en el que a travƩs de un enlace cada firmante podrƔ acceder directamente al documento y completar cada uno sus datos.

Solo tienes que seleccionar la opciĆ³n FirmaLink:

Tras crear el documento se te generarĆ” el link para compartir:

3. Haz un seguimiento comprobando quiƩn ha abierto, leƭdo y firmado el documento:

4. Los firmantes podrƔn realizar la firma fƔcilmente con el dedo y automƔticamente te llegarƔ de vuelta el documento cumplimentado:

5. Ya podrƔs descargar el documento y almacenarlo en la nube.

 

ĀæTe ha resultado Ćŗtil esta informaciĆ³n? CuĆ©ntanos en comentarios cĆ³mo gestionas la documentaciĆ³n.Ā 

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