La tecnología de la firma electrónica ha revolucionado diferentes sectores y el sector eventos es uno de ellos.
A continuación, enumeramos las principales ventajas de la firma electrónica en este sector y cómo mejora las acciones con respecto al proceso tradicional de firma.
¿Qué ventajas aporta la firma electrónica al sector eventos?
Incorporar la firma electrónica al proceso de planificación y organización de eventos aporta múltiples ventajas. Entre ellas destacamos:
La eliminación de tiempos de espera, ya que con la firma electrónica no es necesario coordinar encuentros físicos ni esperar el envío y recepción de documentos por correo postal.
Aumento de los procesos automatizados. La automatización del envío y la recepción de contratos permite una gestión más rápida y eficiente, reduciendo la carga administrativa y liberando tiempo para otras tareas cruciales.
Firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento con los organizadores, proveedores, patrocinadores y asistentes, utilizando incluso el dispositivo móvil. Esto es especialmente útil para eventos internacionales o con múltiples partes involucradas.
La gestión centralizada. Los documentos se pueden almacenar y gestionar en una plataforma digital centralizada, lo que facilita el acceso y la organización de todos los contratos y permisos necesarios.
Autenticidad y Validación. Las firmas electrónicas, como la de Firmafy incluye medidas de autenticación y verificación, asegurando que la persona que firma es realmente quien dice ser.
Registro de actividades. La tecnología de firma electrónica proporciona un registro detallado de todas las actividades relacionadas con la firma del documento, ofreciendo una capa adicional de seguridad y transparencia.
Ahorro en materiales. La eliminación del papel y de los costos de impresión, envío y almacenamiento físico de documentos se traduce en un ahorro muy significativo. Además, con la reducción de papel que esto conlleva, se contribuye a la sostenibilidad ambiental mejorando la imagen de la empresa en términos de responsabilidad ecológica.
Reducción de errores. Los formularios digitales pueden incluir validaciones automáticas que reducen los errores humanos, evitando costes adicionales derivados de correcciones.
Sostenibilidad ambiental reduciendo la huella de carbono. Eliminando la necesidad de transporte físico de documentos, se reduce también la huella de carbono asociada.
Firma tradicional vs Firma digital
La planificación y organización de eventos requiere de muchos acuerdos y contratos entre proveedores y personal de la organización. Con la firma digital ahorras el tiempo de gestión y aprovechas todas las ventajas mencionadas anteriormente.
Los contratos con proveedores pueden ser firmados de manera casi instantánea, agilizando la confirmación de servicios como catering, audiovisuales, logística, etc.
Los formularios de inscripción, exenciones de responsabilidad y consentimientos pueden ser firmados electrónicamente, mejorando la experiencia del asistente y garantizando el cumplimiento legal.
Los acuerdos de patrocinio pueden ser firmados y gestionados de manera eficiente, asegurando que todas las condiciones y beneficios queden claramente establecidos y aceptados rápidamente.
La obtención de autorizaciones y permisos necesarios para la realización del evento puede ser acelerada, evitando demoras que podrían comprometer el cronograma del evento.
La contratación de personal temporal y voluntarios para el evento se puede realizar de manera más rápida y segura, garantizando que todos los involucrados hayan firmado los documentos necesarios.
En conclusión, la implementación de la firma electrónica en el sector de eventos no solo optimiza los procesos administrativos y logísticos, sino que también aporta beneficios significativos en términos de seguridad, costo, accesibilidad y sostenibilidad.
Cuéntanos, ¿aplicas la firma electrónica en algún proceso empresarial? Te leemos en comentarios.
0 comentarios