Tras la entrada en vigor de la Ley de Protección del Informante, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1987, del Parlamento Europeo, de 23 de octubre, se establece una nueva obligación para las empresas.

Las compañías que tengan una plantilla de más de 50 personas tendrán que implementar un canal de denuncias en un plazo de máximo 9 meses.

A continuación, ¡te contamos todos los detalles! Canal de denuncias obligatorio, ¿qué es y cómo implantarlo en tu empresa?

 

¿Qué es el canal de denuncias?

El canal de denuncias surge como medida para proteger a todas las personas que denuncian o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la UE.

Estos canales de denuncia van a estar protegidos para evitar que se produzcan represalias contra las personas denunciantes.

La obligación, incluida en la Ley de protección del denunciante que entró en vigor el 13 de marzo de 2023, indica una obligación empresarial que va a afectar a compañías del sector privado con 50 o más personas en plantilla.

Tener un canal de denuncias va a ser obligatorio para las empresas con más de 50 empleados.

¿Qué empresas deben implantar un canal de denuncias obligatoriamente?

Antes de nada, hay que recordar una fecha clave: el 23 de abril de 2018 la Comisión Europea «Directive on the protection of persons reporting on breaches of Union law» aprobó la nueva Directiva para la Transparencia.

La Directiva tenía como fin proteger a las personas que denunciasen casos de fraude, corrupción o violaciones de las leyes de los países de la UE.

Para completar esta medida, el pasado 20 de febrero de 2023 se publicó en el BOE, la nueva Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

La nueva Ley obliga a todas las empresas con más de 50 personas en su plantilla y a las entidades del Sector Público a implementar canales de denuncias confidenciales y seguros.

Las compañías obligadas a crear estos canales de denuncia son:

• Personas físicas o jurídicas con empresas de 50 o más personas empleadas.
• Empresas pertenecientes al sector financiero o personas jurídicas que, aunque no tengan domicilio en España, desarrollen actividades mediante sucursales o agentes sin domicilio permanente.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales o fundaciones creadas por los mismos que reciban fondos públicos.
• Grupos de sociedades.

 

¿Está obligada mi empresa a crear un canal de denuncias si tengo menos de 50 personas en plantilla?

Si tu empresa tiene menos de 50 personas trabajadoras no está obligada pero los Estados de la UE sí podrían exigir la implantación del canal de denuncias si consideran que existen riesgos.

 

Plazos para implantar los canales de denuncia

Las empresas obligadas a crear canales de denuncia van a tener que crearlos en un plazo de 3 a 9 meses, según el tamaño de su plantilla.

Existen los siguientes plazos diferenciados para crear los canales de denuncia:

Empresas	Plazo para implantar el canal de denuncia	Fecha límite para implantar el canal de denuncia
Más de 249 personas en plantilla	3 meses	Hasta el 13 de junio de 2023
De entre 50 y 249 personas empleadas	9 meses	Hasta el 1 de diciembre de 2023

 

Además, los municipios de menos de 10.000 habitantes tendrán un plazo de 9 meses para implantar su canal de denuncia, situándose su fecha límite en el 1 de diciembre de 2023.

 

¿Cómo debe ser el canal de denuncias interno?

Un canal de denuncias debe incluir los siguientes aspectos:

• Tener los medios necesarios para asegurar la confidencialidad en cuanto a la identidad del denunciante, de la persona denunciada y de los testigos.  Es decir, únicamente las personas autorizadas tendrán acceso para conocer la identidad de la persona que denuncia y de quienes mencione en su comunicación.
• Mantener la información almacenada durante el tiempo requerido para realizar las investigaciones.
• Permitir la formalización de denuncias tanto escritas como verbales.
• Designar a una persona responsable e imparcial para realizar el seguimiento de las denuncias.
• Mantener almacenadas las denuncias durante un tiempo determinado. Según la Ley habrá que almacenarlas durante un período de 2 años.
• Emitir un acuse de recibo en un plazo no superior a 7 días.
• Permitir únicamente el acceso a las denuncias por parte del personal autorizado.

 

¿Cómo implementar un canal de denuncias de manera correcta?

Para implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa se deben seguir estos pasos:

 

Seleccionar las vías de comunicación de las denuncias

En este paso, habrá que seleccionar si será un canal interno o externo. Además, será necesario diseñar que vías de comunicación se van a usar.

 

Nombrar al responsable del canal de denuncias

El siguiente paso es nombrar a un responsable del canal de denuncias. Puede ser que esa función la realice un equipo de personas y no una única persona responsable.

 

Gestionar y elaborar el reglamento del canal de denuncias 

En este paso será necesario establecer cuál va a ser el protocolo de recepción, gestión e investigación de las denuncias.

Para ello, habrá que indicar qué personas pueden usar el canal de denuncias, qué vías de comunicación tienen disponibles, qué hechos se pueden denunciar y en qué plazos se van a responder e investigar las mismas.

 

Mantener en un registro todas las denuncias

El canal de denuncias siempre debe contemplar un registro que recoja las denuncias que se reciban, se tramiten o se investiguen.

 

Nombrar un Delegado de Protección de Datos

Este paso no es obligatorio pero sí es muy recomendable designar a una persona como Delegado de Protección de Datos para garantizar la protección de los datos personales incluidos en las denuncias.

 

Informar a la plantilla sobre la existencia del canal de denuncias y cómo acceder a él

El último paso para la correcta implementación del canal de denuncias es comunicarlo a la plantilla para que todas las personas trabajadoras sepan cómo usarlo.

 

¿Quiénes pueden usar los canales de denuncia?

Podrán usar los canales de denuncia efectivos:

• Personas trabajadoras pertenecientes al sector público o privado por cuenta ajena.
• Autónomos.
• Empleados públicos o accionistas.
• Personas contratadas en prácticas o en período de formación.
• Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratas, subcontratas y proveedores.

 

Sanciones por no cumplir con la obligación de implantar un canal de denuncia

La Ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas. De hecho, las multas podrán oscilar:

• Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
• Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.

Asimismo, será posible sancionar a personas que presenten denuncias falsas o a las compañías que revelen dichas denuncias.

¿Conocías la obligación de las empresas de contar con un canal de denuncias efectivo? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!