Aunque parezcan lo mismo, la digitalización y la transformación digital son conceptos estrechamente relacionados pero con significados distintos.
Este error es más común de lo normal, pero en este artículo te explicamos qué son y sus diferencias.
¿Qué significa la digitalización?
La digitalización consiste en convertir todo formato físico en formato digital, por ejemplo:
-Escanear documentos: transformar documentos en formatos digitales mediante escáneres para su gestión y almacenamiento.
-Uso de software de gestión: llevar a lo digital tareas como asignación de tareas, recoger citas, etc.
-Digitalizar comunicaciones: enviar emails, hacer videoconferencias…
-Uso de CRM: digitalizar tu base de datos para su gestión y acceder a la información rápidamente.
-Uso de la firma electrónica: utilizar soluciones de firma electrónica como la de Firmafy para firmar los documentos de forma online.
¿Qué significa la transformación digital?
Por otro lado, la transformación digital consiste en la implantación de procesos llevados por las herramientas digitales. La transformación digital parte de una estrategia con el fin de conseguir unos objetivos y requiere la participación de todo el equipo. Por ejemplo:
-Integrar herramientas de Inteligencia Artificial (AI): incorporar estas herramientas para la revisión de documentos, la extracción rápida de información, etc.
-Desarrollar aplicaciones móviles: para facilitar las gestiones a los clientes.
-Implantar herramientas de gestión de proyectos: incorporar herramientas de gestión y seguimiento de tareas.
-Oficina virtual: integrar todos los recursos para adaptar la modalidad de teletrabajo.
¿En qué se diferencian?
A continuación destacamos las diferencias clave entre la digitalización y la transformación digital:
-La digitalización se centra en pasar de lo analógico a lo digital.
-La digitalización no requiere un cambio estructural, solo el cambio de herramientas del offline al online.
-La digitalización convierte datos e información en formato digital para generar valor.
-La transformación digital supone un cambio cultural en la actividad empresarial.
-La transformación digital requiere la participación de los trabajadores, adaptación por parte de todo el equipo bajo una estrategia.
Ejemplo de Transformación Digital y digitalización
Ahora, veamos todo esto con un ejemplo suponiendo que somos un despacho de abogados.
El despacho necesita gestionar gran cantidad de documentación, por lo que detecta la necesidad de almacenamiento, pero este debe ser seguro y de fácil gestión. De ahí, toma la decisión de incorporar un sistema de firma electrónica que le permite almacenar la documentación y gestionarla de forma segura y legal con los clientes.
Con esto, el despacho gana en agilidad y reduce la necesidad de imprimir y escanear gran cantidad de documentación.
Esto es digitalización.
Ahora el despacho, ve la necesidad de gestionar esos papeles rápidamente, pero tiene que agendar miles de citas para cerrar la operación. En este caso, decide por un sistema de firma electrónica que incluye aplicación móvil con la que puede gestionar a distancia cualquier documentación sin perder la seguridad y legalidad del proceso.
Esto es transformación digital, ya que no solo mejora la experiencia del cliente sino que transforma la forma en que el despacho interactúa con él y lleva a cabo la operación.
Cuéntanos, ¿implementas ya la digitalización y transformación digital en tu empresa? ¡Te leemos!
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