¿Trabajas en un despacho profesional y el volumen diario de trabajo no te permite avanzar? ¿Dedicas demasiado tiempo a la firma de documentos y te faltan horas en el día para finalizar otras tareas?

Si algunas de estas preguntas te suenan, ¡no te preocupes! Estás en el lugar ideal para comenzar a redefinir tu estrategia empresarial y mejorar tu productividad.

En este post te ofrecemos una serie de claves para la digitalización de los despachos profesionales.

 

¿Qué es la digitalización de un despacho profesional?

La digitalización de un despacho profesional es el proceso de transformación de un negocio basado en el uso de herramientas tecnológicas que faciliten y mejoren el rendimiento diario de la plantilla.

Podría decirse que la digitalización de un despacho profesional supone la ampliación de la gestión del negocio y el avance hacia una estrategia digital que permita al despacho profesional ampliar la cartera de clientes y tener mayor presencia en redes sociales e Internet.

¿Por qué es importante digitalizar tu despacho profesional?

La digitalización permite a las empresas minimizar costes, mejorar la competitividad, contar con plantillas más productivas e impulsar la toma de decisiones.

Por eso, es muy importante que digitalices tu negocio. Lograrás mayores beneficios para tu compañía y tu equipo conseguirá ser más eficiente, realizando todo tipo de tareas en poco tiempo.

La transformación digital te permitirá atender a un gran volumen de trabajo de manera más eficaz. ¿Estás cansado de repetir la misma tarea una y otra vez? ¡Puedes automatizarlas!

Por ejemplo, si en tu despacho profesional tu equipo dedica mucho tiempo a la firma de documentos, tienes una opción muy útil: la firma electrónica.

A través de la firma electrónica de Firmafy lograrás que tus clientes firmen todo tipo de documentos o contratos en cuestión de segundos, con plena validez legal y desde cualquier lugar.

Únicamente será necesario que dispongan de un dispositivo móvil, ordenador o tablet para hacer la firma.

Además, digitalizando tu despacho profesional vas a conseguir llegar a un mayor número de clientes. Muchos clientes tienen un perfil más tecnológico y buscan negocios que les permitan realizar las gestiones de manera cómoda, sencilla y desde casa.

Gracias a la transformación digital tu despacho profesional podrá mejorar la atención al cliente e impulsar sus procesos de trabajo.

Sí es cierto que la implantación de programas tecnológicos y la digitalización de tu despacho profesional es un proceso que requiere estudio y dedicación, pero un alto porcentaje de despachos profesionales considera que merece la pena y que ayuda a ser más competitivo en el mercado.

 

Claves para digitalizar tu despacho profesional

¿Quieres saber cómo digitalizar tu despacho profesional? Te recomendamos:

 

Analiza tu compañía y detecta puntos de mejora

Lo primero que debes hacer es analizar qué necesita mejorar tu negocio, qué debilidades tiene, cuáles son sus puntos fuertes y qué oportunidades tienes en el mercado para destacar frente a la competencia.

 

Elige qué soluciones podrían impulsar la digitalización de tu despacho profesional

Una vez que ya tengas estos pasos, deberás pensar qué procesos son más importantes para tu despacho profesional y de qué manera se podrían mejorar con el uso de softwares o aplicaciones informáticas.

Para elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio tendrás que investigar el mercado.

Si ya tienes decididas las soluciones que deseas implantar en tu despacho profesional para digitalizar las tareas diarias, procederás a implantar esas soluciones.

 

La firma electrónica para mejorar la productividad de tu despacho profesional

Desde Firmafy te recomendamos usar la firma electrónica. Como ya comentamos anteriormente, la gestión documental y la firma de documentos y contratos es una de las tareas más repetitivas en los despachos profesionales.

Por eso, agilizar y automatizar las tareas de firma puede suponer un aspecto diferenciador frente a la competencia.

 

La facturación electrónica para tu digitalizar tu negocio

También puedes usar programas de facturación electrónica como Holded. Este programa te permitirá crear en cuestión de segundos presupuestos e importar facturas mediante plantillas de Excel.

 

Usos de los CRM para fidelizar a los clientes de tu despacho profesional

Otra opción es usar un CRM para gestionar todas las tareas de tu equipo de ventas y marketing desde el mismo lugar. Te recomendamos Clientify.

Podrás optimizar y mejorar tu relación con los clientes y agilizar el intercambio de información de manera personalizada.

 

Organizar las tareas y la comunicación interna en tu negocio

Para conseguir que el quipo interno de tu despacho profesional mejore su organización y controle qué tareas debe realizar te recomendamos usar herramientas como Asana o Trello.

Si recibes preguntas frecuentes puedes agilizar la respuesta de estas cuestiones, por ejemplo, usando WhatsApp Business. Podrás incluso responder fuera de tu horario comercial de manera automática.

 

Eleva la presencia de tu despacho profesional en Internet y redes sociales

¡IMPORTANTE! Tu despacho profesional debe contar con un sitio web optimizado que incluya un formulario de contacto que facilite las gestiones con tus clientes.

Además, es fundamental que te mantengas activo en redes sociales y establezcas cuál va a a ser tu estrategia digital.

 

Ventajas de digitalizar tu despacho profesional

Ya conoces algunas de las ventajas de digitalizar tu despacho profesional, pero vamos a profundizar en los beneficios:

 

La digitalización mejora la gestión de tareas de tu despacho profesional

A través de la digitalización podrás organizar y automatizar los procesos de trabajo de manera más eficiente.

Esto permitirá a tu equipo organizarse mejor en el día a día y dedicar tiempo a tareas que no puedan digitalizarse.

 

Aprende a fidelizar a los clientes de tu despacho profesional

Los clientes valoran cada vez más la facilidad y la inmediatez de las gestiones. A través de la digitalización puedes ofrecerles un servicio cómodo y personalizado.

 

El equipo de tu despacho profesional puede trabajar desde cualquier lugar

Al tener toda la información vía online tu equipo podrá trabajar desde donde quiera. Además, se abren nuevas oportunidades de negocio.

Es importante que los trabajadores de tu despacho tengan acceso remoto a los sistemas y a las herramientas que requieran para realizar su trabajo. También deben disponer de herramientas de comunicación en línea y en tiempo real.

 

Con la digitalización tu despacho profesional minimiza costes

La digitalización permite a los despachos profesionales ahorrar los costes que supone el papel, ya que se reducen los costes asociados como impresión, almacenamiento o gestión de documentos físicos.

Asimismo, al necesitar menos espacio de almacenamiento tu despacho profesional podrá ahorrar en alquiler o compra de locales para almacenar documentos.

¿Conocías las ventajas de digitalizar tu despacho profesional? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!