El email certificado para despachos profesionales

Ana Esquivias
1 de julio de 2024

Disponer de un sistema de comunicaciรณn efectiva y segura es crucial para cualquier despacho profesional.

Para ello, es imprescindible contar con una herramienta que realice comunicaciones confiables, legales y que se les pueda hacer un seguimiento. Hablamos del email certificado, un sistema de comunicaciรณn legal y con la misma validez que el burofax tradicional.

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Ventajas de utilizar el email certificado.

Ademรกs de validez probatoria y aportar seguridad jurรญdica frente a posibles procedimientos judiciales, estas son las ventajas del email certificado para los despachos profesionales:

Validez legal

El email certificado tiene la misma validez legal que una carta certificada o un burofax. Esto significa que cualquier comunicaciรณn enviada a travรฉs de este medio puede ser utilizada como prueba en un tribunal, ofreciendo tranquilidad y seguridad jurรญdica a los despachos profesionales.

Confirmaciรณn de recepciรณn

A diferencia de los correos electrรณnicos tradicionales, el email certificado ofrece confirmaciรณn de entrega y de lectura. Esto es crucial para asegurarse de que el destinatario ha recibido y leรญdo el mensaje, lo cual es especialmente importante en situaciones donde los plazos son crรญticos.

Seguridad y confidencialidad

El email certificado utiliza tecnologรญas avanzadas de cifrado para proteger la informaciรณn sensible. Esto garantiza que solo el destinatario previsto puede acceder al contenido del mensaje, manteniendo la confidencialidad y seguridad de los datos.

Ahorro de tiempo y costos

Enviar documentos importantes a travรฉs de correo tradicional puede ser costoso y llevar mucho tiempo. El email certificado permite enviar comunicaciones de forma inmediata y a un costo mucho menor, optimizando los recursos del despacho.

 

ยฟQuรฉ comunicaciones se pueden hacer con el email certificado?

El email certificado es versรกtil y puede ser utilizado para una amplia variedad de comunicaciones en un despacho profesional.ย 

  • Contratos de prestaciรณn de servicios

  • Documentaciรณn financiera

  • Contratos laborales

  • Actas y Certificados

  • Email certificados

  • Documentaciรณn de demanda

  • Domiciliaciones bancarias

  • Prevenciรณn y Mutuas

  • Despidos y finiquitos

  • Documentaciรณn de ERTES

  • Protecciรณn de datos

  • Notificaciones formales y recibรญs

 

Diferentes entre el email certificado y el burofax.

Aunque ambos mรฉtodos son vรกlidos legalmente y ofrecen confirmaciรณn de entrega y lectura, existen diferencias significativas que pueden influir en la elecciรณn de uno sobre el otro:

Costo

El burofax suele tener un costo mรกs elevado debido a los gastos de envรญo fรญsico y la gestiรณn a travรฉs de una oficina de correos o un proveedor de servicios. El email certificado es generalmente mรกs econรณmico, ya que no genera costos de transporte fรญsico.

Tiempo de entrega

El email certificado se entrega de forma inmediata, mientras que el burofax puede tardar desde unas pocas horas hasta varios dรญas, dependiendo de la ubicaciรณn del destinatario y la eficiencia del servicio postal.

Facilidad de uso

El envรญo de un email certificado es mรกs sencillo y rรกpido, ya que se puede realizar directamente desde el ordenador del remitente sin necesidad de desplazarse a una oficina de correos. El burofax, aunque tambiรฉn se puede enviar electrรณnicamente en algunos casos, a menudo requiere mรกs pasos y es menos conveniente.

Medio de recepciรณn

El email certificado llega directamente al correo electrรณnico del destinatario El burofax, por otro lado, se recibe fรญsicamente, lo que puede ser una ventaja en ciertos contextos pero una desventaja en tรฉrminos de rapidez y accesibilidad.

Sostenibilidad

El email certificado contribuye con el medio ambiente, ya que no implica el uso de papel ni de transporte fรญsico, lo que reduce la huella de carbono asociada al envรญo de documentos.

Integraciรณn con sistemas digitales

El email certificado se integra fรกcilmente con sistemas digitales y plataformas de gestiรณn documental, lo que facilita el archivo, la bรบsqueda y la recuperaciรณn de comunicaciones. El burofax, al ser un documento fรญsico, puede requerir escaneo y almacenamiento adicional para su digitalizaciรณn.

ยฟPor quรฉ elegir el email certificado de Firmafy?ย 

El sistema de Email Certificado de Firmafy permite realizar cualquier comunicado con la misma validez legal que un burofax, ahorrando tiempo y dinero en la gestiรณn.ย 

Ademรกs, cumple con la normativa europea vigente eIDAS y el Reglamento Europeo de Protecciรณn de Datos, lo que nos convierte en prestadores de servicios de confianza.

Y, guardamos los emails certificados y las evidencias durante 10 aรฑos, de esta manera podrรกs disponer de ellas en caso de tener que usarlo en un juicio.ย 

 

ยฟUsas algรบn sistema de comunicaciรณn en tu despacho? ยกTe leemos!

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