El uso del correo electrónico para comunicar información importante a la plantilla supone grandes beneficios para las empresas.

De hecho, el correo electrónico es una herramienta muy efectiva ya que permite enviar información a toda la plantilla al mismo tiempo, proporciona un registro escrito de esa comunicación y posibilita personalizar los mensajes.

Pero, ¿sirve para comunicar despidos?

A continuación, analizamos todo lo que debes saber sobre la comunicación vía online de despidos y qué requisitos debe cumplir un correo electrónico para considerarse válido.

¿El cese laboral por correo electrónico queda acreditado? ¡Descúbrelo más abajo!

Además, analizamos una novedad: el TS reitera que un correo electrónico tiene naturaleza jurídica de prueba documental.

¡Te lo contamos todo, a continuación!

¿Es legal despedir a un trabajador por correo electrónico?

El uso del email en las empresas para comunicar todo tipo de información relevante se ha generalizado y es muy común en las compañías españolas.

Esto es porque el correo electrónico permite incluir información, archivos adjuntos, abrir hilos, enlazar páginas web, etc. Así, el correo electrónico se usa para infinidad de notificaciones empresariales.

¿Se puede usar un correo electrónico para comunicar un despido a un trabajador?

Según recoge el artículo 55.1 del Estatuto de los Trabajadores el despido de una persona trabajadora debe ser notificado por escrito, haciendo figurar los hechos que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos.

Para que la extinción de un contrato tenga validez legal, la empresa tendrá que notificar por escrito el cese de la actividad a través de la carta de despido, en la que se incluya:

• La fecha de efecto del despido
• Los argumentos que motivan el cese de la actividad laboral

¡IMPORTANTE! Es primordial poder certificar la recepción de esa notificación por parte de la persona destinataria.

Entonces, ¿se puede enviar la carta de despido a un trabajador a través de un email? Sí, pero no vale cualquier tipo de correo electrónico.

La carta de despido se puede entregar de manera física o a través del envío de un burofax o Email Certificado, que permita tener constancia de que el trabajador ha recibido esa notificación.

Más abajo, analizamos las ventajas de notificar un despido a través de Email Certificado.

 

¿Me pueden despedir por email?

Así es. Una empresa puede notificar a un trabajador su despido por escrito siempre y cuando la notificación quede acreditada.

Como comentamos, no vale cualquier tipo de correo electrónico, debe ser un Email Certificado que permita acreditar cuándo se envió, cuál era su contenido y en qué momento lo recibió la persona destinataria.

En los últimos meses, se está hablando mucho de una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Canarias, de 18 de noviembre de 2022, que supuestamente reconocería la validez y acreditación del cese laboral por correo electrónico.

Analizamos el caso: un empleado que presta sus servicios como auxiliar controlador en una promoción de viviendas desocupadas es despedido vía correo electrónico.

Este empleado demanda a la empresa ya que niega haber recibido ese correo electrónico e indica que tuvo conocimiento de su baja en la empresa porque recibió un SMS de TGSS. De ser así, se estaría produciendo un despido improcedente

La comunicación del despido por parte de la empresa se realiza un 9 de julio de 2020, pero el trabajador afirma haberse enterado el 25 de julio de ese año.

La empresa alega que se comunicó al trabajador por correo electrónico la finalización de su contrato por obra o servicio e indica que las notificaciones por correo electrónico eran el medio habitual de comunicación entre empresa y trabajador.

Para remitirle las nóminas usaban esta vía.

El Juzgado de lo Social considera que la reclamación del trabajador está caducada porque se había probado el envío del cese de la relación laboral.

Entonces, el trabajador recurre la sentencia ante el TSJ de Canarias, que rechaza la reclamación del trabajador.

Desde el TSJ de Canarias consideran que:

• Está probado que la compañía había comunicado por correo electrónico el fin del contrato.
• Ese email era el medio habitual de comunicación entre ambas partes.
• Y el trabajador conocía el cese de la actividad laboral.

 

¿Vale cualquier tipo de correo electrónico para comunicar el cese de la actividad laboral?

La sentencia no avala que se pueda realizar la comunicación de despido por email y no se pronuncia sobre el despido ni cómo calificarlo.

La sentencia del TSJ de Canarias trata si la demanda del trabajador se ha presentado en plazo o no y entiende que no ha sido presentada en plazo.

Si la demanda hubiese sido presentada en plazo entonces el Juzgado hubiera analizado si el despido era válido o no.

 

¿Cómo debe ser un email para considerarse válido en las comunicaciones de cese laboral?

Lo más importante es que el email deje constancia de que la persona trabajadora ha recibido la comunicación de ese despido.

¡IMPORTANTE! En una sentencia de 15 de julio de 2022, de la Sala de lo Social del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León, indican que si la persona trabajadora se niega a recibir la carta de despido, entonces la empresa está excusada de intentar cualquier otro tipo de notificación.

No existe un medio específico para entregar una carta de despido, aunque es fundamental que acredite la recepción del mensaje.

 

¿Cómo debe comunicar la empresa un despido?

Las vías para comunicar un despido a una persona trabajadora son: entregar la carta de despido en mano, enviar un burofax o enviar un Email Certificado.

También se puede comunicar el despido ante notario (aunque el coste es mayor).

Para que la vía de comunicación online del despido de un trabajador será válida debe recoger:

• Los motivos de la rescisión del contrato.
• La fecha en la que finaliza la actividad laboral.
• La indemnización, si la hubiera.
• Para validar la autenticidad de esa información es importante poder certificar la entrega.

 

¿Pueden comunicarme el despido por Email Certificado?

Para notificar la rescisión de un contrato te recomendamos optar por el uso de Email Certificado.

La ventaja principal es que podrás notificar ese despido de manera online, sin necesidad de tener que realizar las gestiones de manera presencial.

Además, es un servicio más rápido que un burofax ya que se envía al momento y no tienes que esperar horas para que el destinatario reciba el mensaje.

Enviando un Email Certificado te aseguras de tener una prueba 100% válida de que ese email se ha enviado y se ha leído, y podrás tomar acciones legales si es necesario.

Si tu empresa se encuentra en un caso como el anteriormente descrito, podrás acreditar que ese email se recibió y fue leído por la persona destinataria.

A través del Email Certificado puedes:

• Verificar la identidad del emisor.
• Verificar la identidad de la persona destinataria.
• Garantizar la integridad del contenido y de los archivos adjuntos.
• Registrar la fecha de emisión y de recepción de ese email.
• Impedir la modificación del mensaje una vez enviado.
• Acreditar la recepción del email.

 

¿Se puede notificar el despido vía WhatsApp?

No, un WhatsApp no permite autenticar la información ni tampoco permite certificar la entrega de la carta de despido.

Imagina que una empresa envía un mensaje por WhatsApp y la persona trabajadora le hace un pantallazo, ¿no crees que es demasiado fácil manipular esa imagen?

Si deseas mantener respaldados tus emails y notificaciones, te animamos a probar Firmafy. Podrás enviar Email Certificados con plenas garantías jurídicas.

Ahora bien, hasta el momento hemos analizado qué sucede cuándo se notifica un despido vía email, pero ¿un correo electrónico tiene naturaleza jurídica de prueba documental? ¿Tiene efectos para probar hechos en suplicación ante un Tribunal?

 

¿El correo electrónico puede servir como prueba documental?

El TS ha recordado la naturaleza documental de los correos electrónicos. Esto es sin perjuicio de que deban aplicarse criterios ordinarios para valorar dicha prueba.

Existe una sentencia muy reciente (STS Nº 330/2023, de 9 de mayo de 2023) que analiza cuál es la naturaleza jurídica de un correo electrónico a efectos de revisión de hechos probados en trámite de suplicación.

Esta sentencia recurre a otra sentencia dictada por la Sala Social del TSJ de Galicia, de 18 de febrero de 2020 (rec. 5835/2019), que desestima la petición de revisión de hechos probados formulada por la empresa en su recurso de suplicación.

El argumento es que el correo electrónico usado para sustentar la pretensión no es prueba hábil a efectos revisorios.

E indica que no se trata de ninguno de los medios probatorios referenciados en el art. 193 b) LRJS, por lo que se le niega que se le pueda atribuir el tratamiento de documento electrónico o informático que lo equipare a prueba documental.

El recurso de casación denuncia que se estarían produciendo una infracción de los artículos 24.1 CE, 193 b) LRJS y 326 LEC, para sostener que el correo electrónico tiene carácter de prueba documental.

Y debería ser considerado como un documento privado adecuado para solicitar la revisión de los hechos probados.

Para ello, se recurre a una sentencia anterior (STS Nº 706/2020, de 23 de julio) en la que el Tribunal indicó que el avance tecnológico ha provocado que muchos documentos se materialicen y se presenten a juicio vía soporte electrónico.

Esta situación no debe excluir su naturaleza de prueba documental.

¡IMPORTANTE! Se indica que no va a valer cualquier correo electrónico al igual que no vale cualquier documento en papel. Será necesario comprobar su autenticidad.

Por tanto, se pone en evidencia que los correos electrónicos tienen naturaleza documental. Aunque, por supuesto, habrá que valorar la autenticidad de dicha prueba.

De nuevo, es importante recalcar las ventajas que ofrece el Email Certificado, que pudiendo usarse como prueba documental, también permite aportar garantías de su autenticidad.

Esperamos que este post sirva para resolver tus dudas sobre los correos electrónicos.

¿Sabías que los despidos se pueden notificar mediante correo electrónico certificado? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!