¿Enviaste hace una semana un documento a un cliente para firmar y no lo has recibido de vuelta? ¡Recuérdale que debe firmar!

Para facilitar las gestiones y trámites de firma, Firmafy ha incorporado una nueva mejora: ahora puedes crear avisos de firma para tus clientes.

Si necesitas recordar a un cliente que firme un documento, ¡olvídate de hacer llamadas interminables! En este post te contamos cómo crear avisos de firmas pendientes para tus clientes en unos sencillos pasos.

Así puedes crear avisos de firmas pendientes para tus clientes

Las empresas se enfrentan diariamente a un problema: la demora de las firmas.

Envías un documento a un cliente para que lo firme, pasan los días y no te lo devuelve firmado.

Tienes la opción de llamarlo y recordarle que firme. ¿Qué pasa si no está disponible? Tienes que hacer llamadas constantes hasta encontrar disponible a tu cliente para atender la llamada.

Desde Firmafy te proponemos una alternativa mucho más sencilla: crear avisos de firmas pendientes.

Podrás recordar fácilmente y en cuestión de segundos esa necesidad de firma. Tu cliente recibirá de nuevo la notificación para firmar vía SMS, email o ambas (según elijas).

Es una opción muy útil. Hay veces en las que un cliente recibe la notificación de firma, está ocupado en ese momento y se le olvida.

Con esta nueva funcionalidad podrás recordarle de manera sencilla la necesidad de firmar.

Aprende a crear avisos de firmas pendientes para tus clientes

Para crear avisos de firmas pendientes a tus clientes tendrás que acceder a tu zona privada de Firmafy y realizar un envío.

Por ejemplo, si deseas que tu cliente firme sin añadir ningún tipo de dato puedes elegir Solicitud de Firma.

Tendrás que cargar tu documento PDF y rellenar los datos del cliente.

Antes de pasar a colocar el cuadro de firma puedes añadir una fecha de vencimiento. Imagina que queremos que nuestro cliente firme antes del 31 de marzo de 2023.

Esta funcionalidad permite enviar un recordatorio de firma (por el mismo medio que hayas indicado) a los firmantes. 

Podrás seleccionar la frecuencia con la que deseas que llegue la notificación con el recordatorio de firma (entre 24 horas, 48 horas o 72 horas).

Tus firmantes no recibirán más de 2 notificaciones de recordatorio.

Es una opción muy útil porque tanto clientes como trabajadores estamos continuamente realizando labores.

Puede suceder que envíes un documento para firmar online a un cliente y éste en ese momento esté ocupado. Si tiene muchas tareas por delante se le puede olvidar ese requerimiento de firma y es necesario recordárselo.

Además, esta funcionalidad es muy ventajosa para los trabajadores del departamento de recursos humanos. Permite no tener que hacer llamadas interminables y continuos seguimientos a la firma de documentos.

¿Puedo volver a enviar la notificación de firma si no he seleccionado la opción Activar Recordatorio?

Si se te olvidó seleccionar la opción Activar Recordatorio y deseas volver a enviar la notificación de firma a un cliente, ¡puedes hacerlo!

Si ya has realizado un envío y no seleccionaste la opción Activar Recordatorio puedes entrar dentro de tus Envíos Realizados, seleccionar el documento que desees, hacer clic en Pendiente de Firma y Reenviar Solicitud.

Podrás enviar la notificación de firma vía SMS, vía email o vía WhatsApp.

Para que veas un ejemplo, si deseas enviar esa notificación de firma vía WhatsApp tu cliente recibiría un mensaje como este:

Si deseas reenviar la solicitud a tu cliente vía SMS tendrás que hacer clic en el símbolo del dispositivo móvil. Se abrirá una ventana en la que te preguntarán si realmente deseas enviar la solicitud.

Ten en cuenta que se descontará ese SMS del Plan que tengas contratado.

¿Prefieres reenviar la solicitud por email? Tendrás que seleccionar el icono de Email y confirmar el reenvío de la solicitud.

Además, tienes otra opción disponible. Puedes copiar el enlace que aparece justo antes de ‘Seguimiento email’ y pegarlo donde desees.

Por ejemplo, si tienes el WhatsApp de tu cliente abierto podrás pegarlo directamente en su conversación. Una vez que tu cliente haga clic en el enlace se abrirá el requerimiento de firma.

Tu cliente tendrá que comprobar que todos los datos incluidos sean correctos, leer el documento y aceptar la Política de Privacidad y Protección de Datos. Después, deberá verificar su identidad a través del Código OTP que recibirá en su móvil y firmar.

¿Por qué es útil enviar recordatorios de firma a los clientes?

Enviar recordatorios de firma a los clientes es muy útil para el departamento de recursos humanos. Permite mejorar la productividad y el rendimiento de los trabajadores, que pueden dedicar su tiempo a otras tareas.

También es muy útil para agentes inmobiliarios. Imagina que envías el contrato de arrendamiento de una vivienda a un cliente y éste olvida firmar en ese momento. Podrás volver a enviar la notificación de firma en pocos pasos.

Además de esta funcionalidad, Firmafy ofrece otras opciones como crear plantillas, crear grupos de trabajo o hacer envíos masivos.

El fin de Firmafy es fomentar la digitalización de las tareas e impulsar la sostenibilidad en las oficinas.

¿Te parece útil la creación de recordatorio de firma para los clientes? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!