Tras la aparición del COVID-19 y las restricciones impuestas por la pandemia muchas compañías comenzaron a prestar sus servicios en modalidad de teletrabajo.

De esta manera, y para regular todos los aspectos relacionados con el teletrabajo entre las empresas y su plantilla, surgió la Ley 10/2021, de 9 de julio.

Esta Ley recoge la obligación de firmar un acuerdo de teletrabajo entre empresa y persona empleada siempre que se vayan a prestar los servicios en esta modalidad. El acuerdo de teletrabajo debe incluir las condiciones específicas para este tipo de contrato.

En la actualidad, cada vez existen más empresas que se suman a la modalidad de teletrabajo e incluso es común el trabajo híbrido en el que se posibilita la modalidad de teletrabajo en días sueltos.

Si tu compañía va a ofrecer esta modalidad a sus empleados es importante que recuerdes firmar el acuerdo de teletrabajo obligatorio. ¿Sabes qué detalles debe incluir?

A continuación, te contamos cómo elaborar un acuerdo de teletrabajo. Descarga aquí un modelo para evitar sanciones.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una modalidad de trabajo a distancia en el que la plantilla realiza sus funciones habituales fuera de las oficinas.

Es decir, el teletrabajo es una manera de trabajar que posibilita a los empleados realizar sus tareas y cumplir con sus responsabilidades laborales desde un lugar diferente a la oficina tradicional. Para ello, deberán hacer uso de las nuevas tecnologías.

Para ser considerado como teletrabajo se deberán prestar los servicios en esta modalidad de manera regular. Se entenderá como trabajo regular el trabajo que se preste, en el cómputo de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada.

También se aplicará en función del porcentaje proporcional que equivalga según la duración del contrato laboral. El teletrabajo puede ser a tiempo completo o parcial.

En el teletrabajo, el trabajador puede realizar sus tareas desde su hogar, desde un espacio de coworking, una cafetería o cualquier otro lugar que le permita conectarse a internet y realizar sus tareas de manera efectiva.

Con el paso de los años, el teletrabajo se ha vuelto cada vez más común debido a la expansión de las tecnologías de la información y a la necesidad de la conciliación y flexibilidad laboral.

Entre las ventajas del teletrabajo se encuentran la reducción de costes de transporte y tiempo, una mayor productividad y calidad de vida para los trabajadores, y la posibilidad de acceder y encontrar talento en cualquier lugar del mundo sin necesidad de desplazamientos.

¿Qué diferencia hay entre el trabajo a distancia y el teletrabajo? 

El trabajo a distancia y el teletrabajo a menudo se utilizan como términos similares, pero hay algunas diferencias sutiles entre ambos.

• El trabajo a distancia es un término más amplio que se refiere a cualquier tipo de trabajo que no se realiza en una ubicación física específica, como una oficina. Esto puede incluir el trabajo en el hogar, en un espacio de coworking o en un centro de negocios. El trabajo a distancia puede o no involucrar el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para conectarse con el lugar de trabajo.
• Por su parte, el teletrabajo se refiere específicamente al trabajo que se realiza de manera remota utilizando TIC, como internet, correo electrónico y videoconferencias. Es decir, el teletrabajo es un tipo de trabajo a distancia que depende de las TIC para conectarse con el lugar de trabajo.

Por tanto, el trabajo a distancia es un término más amplio que incluye cualquier tipo de trabajo que no se realiza en la oficina tradicional, mientras que el teletrabajo es un tipo específico de trabajo a distancia que depende de las TIC para conectarse con el lugar de trabajo.

¿Qué es el acuerdo de teletrabajo? ¿Es obligatorio?

El acuerdo del teletrabajo es un documento que acompaña al contrato laboral en el que se establecen los términos y condiciones en los que se llevará a cabo el teletrabajo en una empresa.

Este acuerdo debe incluir aspectos como el horario de trabajo, las tareas a realizar y las herramientas y tecnologías que se van a usar para realizar las actividades laborales. El acuerdo de teletrabajo es obligatorio en España desde septiembre de 2021.

Todas las empresas españolas que ofrezcan a su plantilla la posibilidad de prestar sus servicios en modalidad de teletrabajo de manera regular tienen que firmar un acuerdo en el que se establezcan las condiciones del trabajo y los medios necesarios para realizar el trabajo de forma efectiva, la duración de las jornadas y la forma de controlar y supervisar el trabajo.

¿El acuerdo de trabajo a distancia puede formalizarse verbalmente?

No, el acuerdo de teletrabajo debe formalizarse siempre por escrito. Así lo recoge el artículo 6 de la Ley 10/2021.

La empresa deberá entregar a la representación legal de las personas trabajadoras una copia de los acuerdos de trabajo a distancia que se realicen en un plazo no superior a 10 días desde su formalización.

En el caso de no existir la representación legal, entonces la copia deberá formalizarse y remitirse a la oficina de empleo correspondiente.

¿Se puede modificar la retribución tras firmar un acuerdo de teletrabajo? 

Las personas que trabajen a distancia van a continuar teniendo los mismos derechos, la misma retribución y las mismas condiciones laborales que los trabajadores que acudan al centro de trabajo para realizar sus funciones.

En los complementos salariales se van a tener en cuenta los factores del trabajo a distancia para que estos empleados no se vean penalizados.

Cómo elaborar un acuerdo de teletrabajo

Si tus trabajadores van a teletrabajar es recomendable que vayas preparando un acuerdo de teletrabajo.

A continuación te indicamos cómo elaborar el acuerdo de teletrabajo y el contenido imprescindible a incluir, según el artículo 7 de la Ley de trabajo a distancia:

• Un inventario que incluya el equipamiento y consumibles que se entregan al trabajador para teletrabajar y la fecha en que se repondrá o tiempo de uso.
• Listado con los gastos que implica el trabajo a distancia y su valoración y de qué forma se van a compensar. Habría que revisar si en tu convenio se indica.
• Qué horario de trabajo va a tener y si existen algunas reglas de disponibilidad.
• Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.
• Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
• Desde qué ubicación va a teletrabajar.
• Cuáles son los plazos de preaviso para revertir la modalidad de teletrabajo.
• Cómo será el procedimiento si hay dificultades técnicas que le impiden trabajar.
• Cuáles son los medios de control empresarial de la actividad, si existen.
• Cuál es la duración del acuerdo.
• Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
• Todas las instrucciones de tu empresa, para la protección de datos y seguridad de la información especificas para el trabajo a distancia. Te recomendamos incluir un detallado uso de los equipos que se entregan y de los canales de comunicación, redes o bases de datos de la empresa para protegerla ante un uso indebido que puede ser origen de virus o incidencias.

Estas últimas medidas tendrás que consultarlas previamente a los representantes legales de los trabajadores.

¿Qué pasa si hay alguna modificación en el acuerdo de teletrabajo? Cualquier modificación deberá formalizarse de nuevo por escrito con la conformidad de trabajador y empresario.

¿Qué derechos deben protegerse especialmente en los teletrabajadores?

La Ley 10/2021 indica los siguientes derechos básicos que deben protegerse en el acuerdo de teletrabajo:

• Derecho a la formación (Art.9). Las empresas deben adoptar las medidas necesarias para garantizar la participación efectiva en las acciones formativas de las personas que trabajan a distancia.
• Derecho a la promoción profesional (art. 10). Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho, en los mismos términos que las que prestan servicios de forma presencial, a la promoción profesional, debiendo la empresa informar a aquellas, de manera expresa y por escrito, de las posibilidades de ascenso que se produzcan, ya se trate de puestos de desarrollo presencial o a distancia.
• Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas (Art. 11). Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad.
• Derecho al abono y compensación de gastos (Art. 12). El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.
• Derecho al horario flexible (Art. 13). De conformidad con los términos establecidos en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso, la persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido.
• Derecho al adecuado registro horario (Art. 14). El sistema de registro horario deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada.
• Derecho a la prevención de riesgos laborales (Art. 15 y 16). Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo. Además, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva del trabajo a distancia deberán tener en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo, poniendo especial atención en los factores psicosociales, ergonómicos y organizativos y de accesibilidad del entorno laboral efectivo.
• Derecho a la intimidad y a la protección de datos (Art. 17). La utilización de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos. Asimismo, las empresas deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos legal y constitucionalmente.
• Derecho a la desconexión digital (Art. 18). Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo.El deber empresarial de garantizar la desconexión conlleva una limitación del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso, así como el respeto a la duración máxima de la jornada y a cualesquiera límites y precauciones en materia de jornada que dispongan la normativa legal o convencional aplicables.
• Derechos colectivos (Art. 19). Las personas trabajadoras a distancia tendrán derecho a ejercitar sus derechos de naturaleza colectiva con el mismo contenido y alcance que el resto de las personas trabajadoras del centro al que están adscritas.

Sanciones por incumplir con la Ley de Teletrabajo

No formalizar por escrito el acuerdo de teletrabajo será considerado una infracción grave. Por lo que la sanción podría alcanzar los 225.018 euros.

Modelo de acuerdo de teletrabajo

Para facilitarte esta tarea, hemos creado un modelo de acuerdo de teletrabajo.

Solicítalo gratuitamente a continuación, te llegará automáticamente a tu email, sólo tienes que indicar estos datos:

Este modelo de acuerdo es orientativo para que puedas elaborar el de tu empresa.

Cada empresa es un mundo y deberás adaptarlo a tus necesidades. Y por supuesto, también a lo que indique tu convenio de referencia.

Importante: el acuerdo tiene que estar firmado por empresa y trabajador y mostrarse al representante legal de los trabajadores antes de 10 días.

Debes presentar una copia del acuerdo y el justificante de habérselo mostrado ante el SEPE.

¿Cómo puedo firmar el acuerdo de teletrabajo con el trabajador en casa?

Si necesitas firmar el acuerdo o el justificante, puedes hacerlo con Firmafy. Tiene plena validez legal y es un sistema sencillo de usar, firmarán todo desde el móvil.

También puedes utilizar nuestra aplicación para que los Representantes Legales de los Trabajadores te firmen un documento que justifique que han sido debidamente informados.

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