Hoy te contamos cómo solicitar datos antes de la firma a tus clientes con Firmafy, una funcionalidad que resulta muy útil si necesitas que tu cliente indique algún dato en un documento antes de firmarlo.
¿Cuántas veces has tenido que llamar a un cliente porque te faltaba algún dato para completar un formulario o contrato?
Ahora con Firmafy, ya no perderás tiempo en llamadas, con la opción «Solicitud de Datos y Firma» podrás solicitar a tu cliente que incluya esos datos de forma sencilla, en un formulario que le aparecerá antes de firmar online el documento.
A continuación, te explicamos qué tipo de campos puedes solicitar y cómo realizar envíos de solicitud de firma a través de Firmafy.
Además, más abajo encontrarás un vídeo-tutorial para aprender a solicitar datos antes de la firma paso a paso.
¿Cómo configuro mi envío para que le solicite datos a un cliente antes de firmar?
Al hacer clic en “Nuevo Envío”, podrás encontrar la opción, “Solicitud de Datos y Firma”.
Una vez hayas subido el documento que quieres enviar y completado los «datos del firmante», te aparecerá en el siguiente paso una ventana para poder crear el formulario.
Tendrás que arrastrar los elementos que necesites del panel que verás en el lado izquierdo de la pantalla hasta tu documento y situarlos en el lugar donde quieras que aparezca ese dato en el documento final firmado.
En la derecha de la pantalla, podrás hacer clic en el elemento que hayas colocado y editar el tamaño de letra o borrar el campo si te has equivocado.
Los datos que puedes solicitar, además de la firma electrónica, son los siguientes:
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Elementos Del Firmante:
Si necesitas que en el documento se incluya alguno de los datos que ya has añadido anteriormente (al completar los datos del firmante) simplemente tienes que arrastrar la casilla hasta el lugar donde quieres que aparezcan cuando se firme.
En este caso, no se le solicitarían los datos al cliente antes de firmar. Esta función es muy interesante, para ahorrar tiempo.
Te evita tener que escribir los datos dos veces. Simplemente vas a tener que subir directamente el documento a Firmafy y los datos de nombre, DNI, email o teléfono te aparecerán en el lugar que hayas señalado en el documento.
Si es un documento que utilizas habitualmente, puedes guardarlo como plantilla y así se añadirán los elementos del firmante automáticamente en tus próximos envíos. ¡IMPORTANTE! Recuerda marcar «Seleccionar plantilla» en los siguientes envíos.
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Elementos Formulario:
Al colocar cualquiera de los elementos de la sección «Elementos de formulario» en los huecos de la imagen de tu documento, tu cliente podrá facilitarte los datos que hayas solicitado antes de firmar.
Podrás indicar si ese dato es obligatorio u opcional, excepto el «CIF«, el «IBAN» y la «Fecha«, que siempre serán obligatorios.
Podrás utilizar incluso casillas de check. Esta opción es muy útil, por ejemplo, para marcar el consentimiento de protección de datos o escoger entre varias alternativas en un documento.
También podrás pedir a tu cliente que inserte el sello de su empresa, si así lo necesitas.
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Solicitar adjunto:
Si necesitas que tu cliente, además de firmar, te adjunte un documento, por ejemplo una fotocopia de DNI, haz clic en «solicitar un archivo adjunto».
Tendrás que pinchar en el recuadro y se te añadirá una pestaña debajo por cada documento que solicites. Cuando el cliente reciba el mensaje para iniciar el proceso de firma, deberá adjuntar el archivo con una opción que le aparecerá al final del documento principal.
Pero, ¿cómo llega este documento a mi cliente? Ahora te explicaremos qué ocurre cuando el cliente recibe el documento.
¿Cómo completa los datos mi cliente antes de la firma online?
Al recibir el documento y abrirlo, al firmante se le indica en la pantalla de “Información” que debe rellenar un formulario previo a la firma.
Cuando vea el formulario, tendrá marcadas las casillas que debe rellenar. Si los campos que hay que completar son opcionales aparecerán destacados en azul, si son obligatorios esarán en amarillo.
Por ejemplo, si necesitas que tu cliente indique la empresa y el CIF en un documento, cuando inicie el proceso de firma le aparecerá algo así para completar:
Una vez completado el formulario el cliente deberá aceptar la Política de Protección de Datos y Privacidad y hacer clic en “Continuar”.
Por último, verificará su identidad con un código OTP enviado a su móvil por SMS, firmará el documento, y ¡listo! Os llegará a tu email y al del cliente el documento final con la rúbrica y los datos solicitados.
¿Por qué es útil solicitar datos a un cliente antes de firmar?
Imagina que tu cliente debe firmar un documento de manera urgente pero te faltan algunos de sus datos. Lo llamas y no contesta. Entonces tienes que retrasar esa firma hasta poder contactar con él.
Por eso, es de vital importancia asegurarte de tener todos los datos que requieres y comunicárselo a tu cliente de forma clara y precisa para evitar confusiones.
La opción «Solicitud de datos y firma» es muy útil para firmar acuerdos o contratos. Al solicitar y revisar los datos necesarios, puedes asegurarte de que todo está correcto y se puede proceder a la firma de forma rápida y 100% legal.
Aprende a solicitar datos antes de firmar a tus clientes paso a paso
En este vídeo conocerás cuál es el procedimiento para solicitar datos antes de firmar:
¿Ya conocías esta función de Firmafy? Si tienes alguna duda o quieres contarnos tu experiencia, déjanos un mensaje más abajo. Nos encantará leerte. ¡Gracias!
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