Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

Hoy te contamos cómo solicitar datos antes de la firma a tus clientes con Firmafy, una funcionalidad que resulta muy útil si necesitas que tu cliente indique algún dato en un documento antes de firmarlo.

¿Cuántas veces has tenido que llamar a un cliente porque te faltaba algún dato para completar un formulario o contrato?

Ahora con Firmafy, ya no perderás tiempo en llamadas, con la opción «Solicitud de Datos y Firma» podrás solicitarle que incluya esos datos de forma sencilla, en un formulario que le aparecerá antes de firmar online el documento.

A continuación te explicamos qué tipo de campos puedes solicitar y cómo realizar envíos de solicitud de firma a través de Firmafy:

 

¿Cómo configuro mi envío para que le solicite datos antes de firmar?

Al hacer clic en “Nuevo Envío”, podrás encontrar la opción, “Solicitud de Datos y Firma”.

Una vez hayas subido el documento que quieres enviar y completado los «datos del firmante», te aparecerá en el siguiente paso una ventana para poder crear el formulario.

Arrastra los elementos que necesites del panel que verás en el lado izquierdo de la pantalla hasta tu documento y sitúalos en el lugar donde quieras que aparezca ese dato en el documento final firmado.

En la derecha de la pantalla, podrás hacer clic en el elemento que hayas colocado y editar el tamaño de letra o borrar el campo si te has equivocado.

Los datos que puedes solicitar, además de la firma electrónica, son los siguientes:

  • Elementos Del Firmante:

Si necesitas que en el documento se incluya alguno de los datos que ya has añadido anteriormente (al completar los datos del firmante) simplemente tienes que arrastrar la casilla hasta el lugar donde quieres que aparezcan cuando se firme.

En este caso, no se le solicitarían los datos al cliente antes de firmar. Esta función es muy interesante, para ahorrar tiempo.

Te evita tener que escribir los datos dos veces: sube directamente el documento a Firmafy. Los datos de nombre, DNI, email o teléfono te aparecerán en el lugar que hayas señalado en el documento.

Si es un documento que utilizas habitualmente, puedes guardarlo como plantilla y así se añadirán los elementos del firmante automáticamente en tus próximo envíos. Recuerda marcar «Seleccionar plantilla» en los próximos envíos.

 

  • Elementos Formulario:

Al colocar cualquiera de los elementos de la sección «elementos formulario» en los huecos de la imagen de tu documento, tu cliente podrá facilitarte los datos que hayas solicitado antes de firmar. Podrás indicar si ese dato es obligatorio u opcional, excepto el «CIF«, el «IBAN» y la «Fecha«, que siempre serán obligatorios.

Podrás utilizar incluso casillas de check que puedan marcar, muy útil para marcar el consentimiento de protección de datos o escoger entre alternativas en un documento.

 

  •  Solicitar adjunto:

Si necesitas que tu cliente, además de firmar, te adjunte un documento, por ejemplo una fotocopia de DNI, haz clic en «solicitar un archivo adjunto». Pincha en este recuadro y se te añadirá una pestaña debajo por cada documento que solicites. Cuando el cliente reciba el mensaje para iniciar el proceso de firma, podrá adjuntar el archivo con una opción que le aparecerá al final del documento principal.

Panel izquierdo del formulario de Firmafy

Pero, ¿cómo llega este documento a mi cliente? Ahora te explicaremos qué ocurre cuando el cliente recibe el documento.

 

¿Cómo completa los datos mi cliente antes de la firma online?

Al recibir el documento y abrirlo, al firmante se le indica en la pantalla de “Información” que debe rellenar un formulario previo a la firma.

Cuando vea el formulario, tendrá marcadas las casillas que debe rellenar. Si los campos que hay que completar son opcionales aparecerán destacados en azul, si son obligatorios en amarillo.

Por ejemplo, si necesitas que indique empresa y CIF en un documento, cuando inicie el proceso de firma le aparecerá algo así para completar:

Cuadros de Firma del Formulario de Firmafy

 

Una vez completado el formulario el cliente deberá aceptar la Política de Protección de Datos y Privacidad y hacer clic en “Continuar”.

Por último, verificará su identidad con un código OTP enviado a su móvil por SMS, firmará el documento, y ¡listo! Os llegará a tu email y al del cliente el documento final con la rúbrica y los datos solicitados.

¿Ya conocías esta función de Firmafy? Si tienes alguna duda o quieres contarnos tu experiencia, déjanos un mensaje más abajo. Nos encantará leerte. ¡Gracias!

 

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