Disponer de un sistema de comunicación efectiva y segura es crucial para cualquier despacho profesional.
Para ello, es imprescindible contar con una herramienta que realice comunicaciones confiables, legales y que se les pueda hacer un seguimiento. Hablamos del email certificado, un sistema de comunicación legal y con la misma validez que el burofax tradicional.
Ventajas de utilizar el email certificado.
Además de validez probatoria y aportar seguridad jurídica frente a posibles procedimientos judiciales, estas son las ventajas del email certificado para los despachos profesionales:
Validez legal
El email certificado tiene la misma validez legal que una carta certificada o un burofax. Esto significa que cualquier comunicación enviada a través de este medio puede ser utilizada como prueba en un tribunal, ofreciendo tranquilidad y seguridad jurídica a los despachos profesionales.
Confirmación de recepción
A diferencia de los correos electrónicos tradicionales, el email certificado ofrece confirmación de entrega y de lectura. Esto es crucial para asegurarse de que el destinatario ha recibido y leído el mensaje, lo cual es especialmente importante en situaciones donde los plazos son críticos.
Seguridad y confidencialidad
El email certificado utiliza tecnologías avanzadas de cifrado para proteger la información sensible. Esto garantiza que solo el destinatario previsto puede acceder al contenido del mensaje, manteniendo la confidencialidad y seguridad de los datos.
Ahorro de tiempo y costos
Enviar documentos importantes a través de correo tradicional puede ser costoso y llevar mucho tiempo. El email certificado permite enviar comunicaciones de forma inmediata y a un costo mucho menor, optimizando los recursos del despacho.
¿Qué comunicaciones se pueden hacer con el email certificado?
El email certificado es versátil y puede ser utilizado para una amplia variedad de comunicaciones en un despacho profesional.
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Contratos de prestación de servicios
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Documentación financiera
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Contratos laborales
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Actas y Certificados
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Email certificados
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Documentación de demanda
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Domiciliaciones bancarias
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Prevención y Mutuas
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Despidos y finiquitos
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Documentación de ERTES
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Protección de datos
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Notificaciones formales y recibís
Diferentes entre el email certificado y el burofax.
Aunque ambos métodos son válidos legalmente y ofrecen confirmación de entrega y lectura, existen diferencias significativas que pueden influir en la elección de uno sobre el otro:
Costo
El burofax suele tener un costo más elevado debido a los gastos de envío físico y la gestión a través de una oficina de correos o un proveedor de servicios. El email certificado es generalmente más económico, ya que no genera costos de transporte físico.
Tiempo de entrega
El email certificado se entrega de forma inmediata, mientras que el burofax puede tardar desde unas pocas horas hasta varios días, dependiendo de la ubicación del destinatario y la eficiencia del servicio postal.
Facilidad de uso
El envío de un email certificado es más sencillo y rápido, ya que se puede realizar directamente desde el ordenador del remitente sin necesidad de desplazarse a una oficina de correos. El burofax, aunque también se puede enviar electrónicamente en algunos casos, a menudo requiere más pasos y es menos conveniente.
Medio de recepción
El email certificado llega directamente al correo electrónico del destinatario El burofax, por otro lado, se recibe físicamente, lo que puede ser una ventaja en ciertos contextos pero una desventaja en términos de rapidez y accesibilidad.
Sostenibilidad
El email certificado contribuye con el medio ambiente, ya que no implica el uso de papel ni de transporte físico, lo que reduce la huella de carbono asociada al envío de documentos.
Integración con sistemas digitales
El email certificado se integra fácilmente con sistemas digitales y plataformas de gestión documental, lo que facilita el archivo, la búsqueda y la recuperación de comunicaciones. El burofax, al ser un documento físico, puede requerir escaneo y almacenamiento adicional para su digitalización.
¿Por qué elegir el email certificado de Firmafy?
El sistema de Email Certificado de Firmafy permite realizar cualquier comunicado con la misma validez legal que un burofax, ahorrando tiempo y dinero en la gestión.
Además, cumple con la normativa europea vigente eIDAS y el Reglamento Europeo de Protección de Datos, lo que nos convierte en prestadores de servicios de confianza.
Y, guardamos los emails certificados y las evidencias durante 10 años, de esta manera podrás disponer de ellas en caso de tener que usarlo en un juicio.
¿Usas algún sistema de comunicación en tu despacho? ¡Te leemos!
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