Errores que puedes evitar con la firma electrónica.

Ana Esquivias

28 de abril de 2024

Al gestionar documentos se pueden cometer errores que puedes evitar con la firma electrónica.

Durante la gestión de documentos se deben tener en cuenta una serie de requisitos para realizarla de forma segura, legal y correcta. Con la firma electrónica se pueden evitar los errores comunes.

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Errores que se pueden evitar con la firma electrónica.

Al gestionar cualquier documento es necesario seguir un protocolo para evitar errores. Muchos de ellos se pueden evitar gracias a la firma electrónica:

Falta de categorización, organización y almacenamiento digital:

Se debe establecer un sistema claro de categorización y organización de documentos que no dificulte la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario.

Además, no aprovechar las ventajas del almacenamiento digital puede resultar en problemas de espacio, acceso limitado a la información y riesgos de pérdida o daño de documentos físicos.

No establecer políticas de retención de documentos:

La falta de políticas claras sobre cuánto tiempo se deben conservar los documentos puede llevar a la acumulación innecesaria de archivos y a la poca capacidad de espacio de almacenamiento, así como posibles problemas legales por retención indebida o eliminación prematura de documentos.

Pérdida de control sobre la gestión del documento:

Un sistema de seguimiento del documento es crucial para evitar una disminución de productividad y una pérdida de resultados al aumentar el tiempo de gestión.

No implementar un sistema de seguridad adecuado:

Las medidas de seguridad sólidas, como la encriptación de datos, el control de acceso y la auditoría de registros, aseguran que los documentos no estén expuestos a riesgos de pérdida, robo o manipulación.

No tener un plan de respaldo de datos:

No realizar copias de seguridad regulares de los documentos puede llevar a la pérdida irreversible de información crítica en caso de fallas de hardware, errores humanos o desastres naturales.

Incumplir con las normativas de privacidad y protección de datos:

Incumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), puede exponer a la organización a multas, sanciones y daños a la reputación.

Depender excesivamente del papel:

Depender exclusivamente del papel puede resultar en ineficiencias en la gestión y en la falta de acceso rápido y fácil a la información cuando sea necesario.