Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

¿Sabías que Firmafy está también disponible para tu móvil?

Firmafy ofrece 2 opciones: por una parte, la App Firmafy permite llevar la oficina en el móvil y firmar desde cualquier lugar en muy pocos segundos.

Por otra parte, la versión web de Firmafy, que permite firmar de forma rápida y eficaz y, además, tiene más funcionalidades que facilitan y agilizan el ritmo de trabajo diario. La versión web es la favorita y la más utilizada por las empresas.

¿Quieres saber qué puedes hacer desde la App de Firmafy y desde la versión web?

En este post te contamos qué funcionalidades y herramientas tiene cada versión. ¡Sigue leyendo!

 

¿Qué puedes hacer desde la App Firmafy?

 

1. Envía tus documentos en PDF a tus clientes en pocos segundos

Con la App Firmafy podrás enviar a tus clientes en tan solo unos segundos cualquier documento en PDF que tengas alojado en tu dispositivo móvil. El proceso es súper ágil e intuitivo.

Primero, debes elegir el documento en PDF que deseas que firme tu cliente e incluir los datos del cliente.

El siguiente paso será colocar el cuadro de firma donde quieras que aparezca la rúbrica de tu cliente.

Por último, podrás personalizar el asunto y el texto del email que va a recibir tu cliente. En el caso de que el documento se envíe a más de 1 cliente podrás establecer un orden de firma.

Esto es muy útil cuando, por ejemplo, requieres que en un contrato firme primero la empresa y después el empleado.

Si activas el orden de firma, se enviará el documento primero a la empresa y una vez que desde la empresa hayan firmado, lo recibirá el empleado para poder establecer también su rúbrica. Hasta que la empresa no firme el empleado no recibirá el documento.

La firma electrónica para tu empresa

2. Firma tus documentos en PDF sin Certificado Digital

La App Firmafy también te posibilita firmar tus propios documentos sin Certificado Digital y de forma totalmente legal.

Para firmar un documento, deberás elegir el documento que deseas firmar y dibujar tu firma con la yema de los dedos.

Y, ¡listo! Ya estaría el documento en PDF firmado sin Certificado Digital y con validez jurídica.

Podrás visualizar el documento firmado desde App Firmafy y te llegará una copia del documento a tu email.

Puedes estar tranquilo ya que todos los documentos y contratos firmados se conservan en la nube y podrás consultarlos siempre que quieras entrando en App Firmafy.

 

3. Así firman tus clientes desde App Firmafy

No es necesario que tus clientes tengan descargada la App Firmafy para poder firmar los documentos que les envías. Bastará con que tengan disponible un dispositivo móvil, ordenador o tablet.

Tus clientes recibirán un email o un SMS con el requerimiento de la firma. Una vez que hagan clic en el enlace que se les envía, tendrán que incluir un código de seguridad OTP.

Este código de seguridad OTP se envía a su móvil. Cuando escriban el código OTP podrán firmar.

Podrás gestionar desde tu panel personal todos los documentos que han sido enviados y firmados por ti.

4. Consulta el estado de tus documentos

Desde App Firmafy podrás consultar cuál el estado de cada uno de tus envíos. Entrando dentro de la sección Enviados, podrás hacer clic dentro del documento que quieras revisar y aparecerá cuál es su estado.

Si aparece como Pendiente, significa que tu cliente aún no lo ha firmado. Una vez lo firme, el estado cambiará a Firmado.

¿Qué pasa si eres una gran empresa y necesitas mayores funcionalidades y herramientas?

Tendrás la opción de utilizar Firmafy desde la versión web, que ofrece funciones más avanzadas y competitivas.

Cómo seguir el estado de tus firmas con App Firmafy

¿Qué puedes hacer desde la versión web de Firmafy?

Como comentamos, la versión web tiene más funcionalidades que la App Firmafy y es más utilizada por las empresas para agilizar sus procesos de trabajo.

Solicitar adjunto en Firmafy

1.Solicita un documento adjunto antes de firmar

Al igual que con la App Firmafy puedes enviar documentos en PDF a tus clientes para que los firmen. El procedimiento es prácticamente el mismo.

Tendrás que entrar en Nuevo envío y hacer clic en Solicitud de Firma (si requieres que tu cliente o clientes firmen tu documento) o Solicitud de Datos y Firma.

Esta segunda opción de solicitar un documento adjunto antes de firmar es muy útil cuando necesitas que tu cliente adjunte, por ejemplo, su DNI.

Para poder firmar el documento tu cliente tendrá que adjuntar previamente los documentos que le solicitas.

 

2. Crea plantillas con Firmafy

Para realizar el envío de tu documento, tendrás que cargarlo en PDF o reutilizar una de las plantillas que tienes guardas de manera previa.

Esta es la primera funcionalidad que puedes usar desde la versión web de Firmafy.

Podrás crear plantillas con los documentos más utilizados y así no perderás el tiempo redactándolos una y otra vez.

 

3. Genera un enlace de tu documento con Firmalink

Otra herramienta que solo está disponible en la versión de web de Firmafy es Firmalink.

Como novedad, Firmalink está disponible para 2 firmantes. ¿Sabes por qué es tan útil esta herramienta? Con Firmalink para 2 firmantes podrás enviar un enlace a todos tus trabajadores para que puedan acceder al documento, incluir sus datos y firmar.

Además, cada vez que un trabajador firme (si necesitas firmar también el documento o requiere la firma del responsable de recursos humanos) llegará una notificación para que firme esa persona y se complete el proceso de firma. 

La ventaja de Firmalink es que no necesitas conocer los datos de tus clientes de forma previa, serán ellos mismos quienes rellenen sus datos.

Firmalink posibilita que insertes el enlace con un documento en tu página web, vía email e incluso te permite enviarlo vía WhatsApp.

¿En qué casos es muy productivo usar Firmalink? Por ejemplo, para los documentos de protección de datos.

En lugar de generar un documento para cada cliente, tendrás ese enlace con el documento y lo podrás insertar vía email o vía WhatsApp para que el cliente lo rellene y lo firme. Firmalink permite ahorrar mucho tiempo de trabajo.

 

4. Crea grupos de trabajo con Firmafy

Firmafy permite crear grupos de trabajo desde la versión web. Es una herramienta muy útil con la que puedes asignar roles a cada departamento.

Así, limitas el acceso a la documentación firmada. Cada departamento o usuario tiene acceso a la documentación necesaria para desempeñar sus funciones.

Crear grupos de trabajo con Firmafy permite mejores resultados a nivel empresarial, a nivel organizativo y de gestiones.

 

5. Haz un envío masivo desde la versión web de Firmafy

Firmafy te permite realizar un envío masivo y enviar en una sola vez un documento a todos tus clientes para que lo firmen. Esta opción es muy útil cuando una empresa tiene que enviar un documento, por ejemplo, a toda la plantilla.

La ventaja es que los trabadores recibirán el documento de manera individual y podrán firmar desde su dispositivo móvil, ordenador o tablet.

 

6. Consulta el estado de tus firmas

Como comentamos antes, desde App Firmafy puedes consultar cuál es el estado de tu firma, y saber si está Pendiente o Firmado.

Desde la versión web esta funcionalidad es más amplia. Podrás saber la fecha en la que se ha enviado, cuándo se ha entregado, si tu cliente ha abierto el documento, cuándo lo ha leído y si ha firmado.

Es decir, en la versión web el seguimiento de las firmas es mucho más detallado y te permitirá conocer en todo momento en qué situación se encuentra tu envío.

Sigue el estado de tus firmas

Además, podrás crear recordatorios para que tus clientes recuerden la necesidad de firmar. Esta opción facilita a tus trabajadores sus tareas ya que no tendrán que hacer constantes llamadas para recordar la firma a los clientes.

También tendrás la opción de enviar emails certificado a tus clientes, la ventaja es que estos emails tienen la misma validez que un burofax.

7. Usa la firma electrónica de Firmafy en otros idiomas

Desde la versión web de Firmafy tienes la opción de realizar las gestiones en otros idiomas: español, inglés, francés, italiano y catalán.

Puedes elegir el idioma del firmante antes de iniciar un envío y así facilitarás muchísimo las gestiones por ambas partes.

Escoger el idioma en Firmafy

Por ejemplo, si tu cliente habla inglés, puedes seleccionar su idioma y cuando reciba los documentos verá todo el proceso en inglés.

Además, la auditoría del proceso de firma se registra en el idioma que hayas seleccionado.

 

8. Integra la firma electrónica en tus programas con la API de Firmafy

También nos gustaría recordarte que tienes la opción de integrar la API de Firmafy en tus programas, lo que te permitirá ahorrar tiempo y dinero.

Además, integrando la API de Firmafy en tus programas facilitarás la firma a tus clientes. Podrán firmar cualquier documento en un solo clic sin tener que abandonar tu página web.

El uso de la firma electrónica tiene muchas ventajas: permite a tus empleados agilizar el ritmo de trabajo y, por su parte, los clientes ven el proceso de firma como algo sencillo e innovador.

Además, Firmafy dispone de un Plugin compatible con WordPress y con WooCommerce. Si tienes una página web en una de estas plataformas y necesitas que tus clientes completen un formulario y firmen un contrato, ¡puedes hacerlo con el plugin Firmafy,

¿Cómo funciona el plugin Firmafy? Cuando tus clientes rellenen el formulario de la web, de manera automática van a recibir un documento para firmar. De esta manera, tus ventas a través de la web estarán respaldadas y tendrán mayor seguridad.

 

La firma electrónica está al alcance de todas las empresas

Nuestros planes incluyen numerosas funcionalidades y están creados para todo tipo de empresas. En nuestra página web de Firmafy, podrás acceder a la sección Tarifas y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Podrás elegir entre el plan Pro, Business, Enterprise y Ad Hoc.

Si tu empresa requiere un gran volumen de firmas al año, tendrás que solicitar uno de los planes que incluyan un mayor número de envíos.

También debes de tener en cuenta que, si operas con diferentes CIF, tendrás que usar el Plan Enterprise o el Plan Ad Hoc (100% personalizado y ajustado a tus necesidades).

Esperamos que toda esta información te sirva de ayuda. Si tienes alguna duda, puedes contactar con nuestro equipo de atención al cliente. Estarán encantados de asesorarte.

No olvides dejar tu comentario más abajo y cuéntanos qué te parecen las funcionalidades de App Firmafy y de la versión web.

¡Nos encanta leerte!

La firma electrónica para tu empresa