Herramientas para implementar el teletrabajo en pocas horas

รngela Labrador
24 de marzo de 2020
Herramientas para implementar el teletrabajo en pocas horas

Las medidas de confinamiento para evitar el coronavirus han provocado que cientos de empresas se tengan que plantear el trabajo desde casa. Compartimos con vosotrosย varias herramientas para implementar el teletrabajo en pocas horasย que podrรกn ser de ayuda.

Para continuar trabajando desde el domicilio, hay 4 รกreas clave que necesitarรกs revisar:

  • Telรฉfono o sistema de comunicaciรณn con los clientes.
  • Coordinaciรณn de equipos y control horario.
  • Firma online de documentos con validez legal.
  • Almacenamiento y gestiรณn de documentaciรณn en la nube.

A continuaciรณn vemos diferentes herramientas que te ayudarรกn a adaptar cada una de ellas en poco tiempo:

Disponer de una vรญa telefรณnica de comunicaciรณn con los clientes es fundamental.

Si en tu negocio sรณlo tenรฉis una lรญnea de telรฉfono, la soluciรณn mรกs sencilla serรญaย re-direccionar el nรบmero fijo a un telรฉfono mรณvil.

Normalmente todas las compaรฑรญas tienen un sistema de re-direcciรณn de llamadas.

Por ejemplo, si tu lรญnea es de Movistar, simplemente tendrรญas que descolgar el telรฉfono que quieres desviar y esperar a que dรฉ tono. Tras introducir *21*, marcarรญas el nรบmero desde el que deseas recibir las llamadas.

Pero, ยฟquรฉ ocurre si tienes unaย centralita con varias lรญneas? Para estos casos, existen herramientas comoย Netelip, que ofrece una โ€œcentralita virtualโ€ desde la que podrรกs configurar un desvรญo inteligente, con varias extensiones.

La ventaja de esta herramienta es queย no requiere de instalacionesย complejas. Y tiene unaย versiรณn gratuita de 30 dรญas, es una buena ocasiรณn para probarla mientras dura el confinamiento, ยฟno te parece?

Si necesitas mantener reuniones con clientes o trabajadores, puedes utilizar lasย vรญdeollamadasย de WhatsApp, Facebook, Skype o HangOuts. Son herramientas sencillas, que podrรกs usar gratis.

Todas requieren que el cliente tenga cuenta en esas aplicaciones para poder comunicarte, pero hoy en dรญa, quiรฉn no tiene WhatsApp.

Herramientas coordinar a tu plantilla mientras teletrabaja

Una de las barreras para el teletrabajo suele ser la falta de control sobre el rendimiento de los trabajadores.

Para que el personal trabaje desde casa, es bรกsicoย reorientar el trabajo a objetivos, indicรกndoles cuรกles son los que deben alcanzar.

Una aplicaciรณn gratuita que te puede ayudar a conseguirlo esย Trello. Personalmente me gusta bastante, porque te permite crear varios tableros de trabajo, dondeย especificar las tareasย a realizar, los plazos, por quรฉ trabajador, en quรฉ plazo o la fase en que se encuentra cada una de ellas.

Esta puede ser una soluciรณn sencilla y rรกpida. Si ya estรกs buscando algo mรกs complejo, existen otra herramientas mรกs completas, que integran ademรกs facturaciรณn, CRM y contabilidad, comoย Holded.

Esta herramienta tiene una versiรณn gratuita que te permitirรก gestionar clientes, proveedores, facturas, compras y gastos para 2 usuarios.

Si eres unย despacho profesional, hay programas que incluyen รฉstas y otras funciones mรกs adaptadas a tus necesidades. Por ejemplo, el desarrollado porย Joares Consultores, segรบn su propia experiencia, orientado a asesorรญas.

A lo mejor sรณlo necesitas controlar la jornada. Herramientas comoย Time Laboris, que permiteย fichar desde el mรณvil o el ordenador, es una soluciรณn rรกpida y econรณmica.

Herramientas para firmar online los documentos de forma legal

En estos dรญas en los que se genera tanta documentaciรณn que debe ser firmada para tramitar ERTES y notificaciones laborales, el riesgo de contagio por coronavirus complica las cosas.

La firma presencial puede evitarse mediante un sistema de firma electrรณnica avanzada, como Firmafy.

Firmafyย es una herramienta que te permitirรก firmar con validez legal toda esta documentaciรณn laboral.

Desde la aplicaciรณn podrรกs enviar la documentaciรณn a empresa y trabajador para su firma. Ellos la podrรกn firmar cรณmodamente desde su mรณvil, sin tener que descargar nada.

El documento les llegarรก como un enlace, que podrรกn abrir desde su email, WhatsApp o SMS. Cuando firmen, recibirรกs el documento firmado con las rรบbricas y una auditorรญa del proceso de firma, que garantiza su validez.

Con Firmafy podrรกs firmar tambiรฉn contratos de prestaciรณn de servicios, documentos SEPA, autorizaciones, seguros y mรกs, que quedarรกn almacenados cuando estรฉn firmados en tu zona privada, en la nube.

Firmafy cuenta con unaย versiรณn gratuita. Suscrรญbete y comienza a utilizarla hoy mismo.

Herramientas para almacenar y gestionar documentaciรณn en la nube

Lo mรกs rรกpido y econรณmico para crear y almacenar documentaciรณn, sin duda, es utilizar las herramientas que proporciona Google.

El sistema de correo electrรณnico deย Gmailย es muy completo y te permitirรก comenzar a trabajar desde casa y enviar email a tus clientes en minutos.

Si tienes un email corporativo, existe la posibilidad deย redireccionar tu cuenta de empresaย para que te lleguen a tu cuenta de Gmail.

Al abrir una cuenta de gmail tendrรกs acceso aย Google Drive, donde dispondrรกs de un espacio en la nube paraย crear carpetas y compartir documentaciรณnย con tu plantilla.

Si son varios puestos y personas, quizรก lo mรกs recomendable serรญa contratarย G-Suite.

Este servicio de pago de Google, te permitirรก integrar el email con cuentas corporativas para varios usuarios, compartir documentos, tareas del calendario y mucho mas. Existe unaย versiรณn de prueba gratuita durante 7 dรญas.

Nos encantarรญa que nos cuentes tu experiencia con el teletrabajo, puedes dejarnos un comentario mรกs abajo.

Todo el equipo de Firmafy estamos aquรญ para ayudar, os mandamos mucho รกnimo y estaremos a vuestro lado para afrontar juntos esta situaciรณn de la mejor manera posible.

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