¿Viajas constantemente y necesitas llevar toda la documentación de tu empresa contigo? ¡Súbela a la nube!

Hasta hace unos años era impensable disponer de toda la documentación necesaria desde cualquier dispositivo y en cuestión de segundos.

Los datos se almacenaban en servidores internos que consumían muchísima energía y contaban con un espacio limitado.

A día de hoy, las nuevas tecnologías ofrecen infinitas posibilidades y una de ellas es garantizar el acceso a tus documentos desde cualquier lugar.

En este post te damos 1 razones para almacenar tu documentación en la nube, ¡sigue leyendo y aprovecha las ventajas de la digitalización!

¿Qué es el almacenamiento de datos en la nube?

El almacenamiento de datos en la nube o cloud storage es un servicio que permite almacenar, guardar y transferir datos y documentos a través de Internet a un servidor online de almacenamiento externo que mantiene un tercero.

Estos servidores tienen diferentes funcionalidades. Por ejemplo, encontramos el almacenamiento personal, el almacenamiento que realiza copias de seguridad de tu email o el almacenamiento empresarial, que permite realizar copias de seguridad de manera remota para almacenar los archivos de tu empresa de forma segura.

Existen 3 modelos de almacenamiento: nube pública, nube privada o nube híbrida.

Gracias a las ventajas que ofrece cada vez hay más empresas que almacenan sus datos en la nube. Dos de los servicios de almacenamiento de datos más utilizados son Onedrive y My Cloud.

¿Cuáles son las ventajas de almacenar la documentación en la nube?

Las empresas innovadoras y digitales almacenan sus documentos en la nube debido a las ventajas que ofrece y al alto nivel de seguridad que proporciona.

Como comentamos, almacenar la documentación en la nube tiene diferentes ventajas. Entre ellas, destaca el fácil acceso a los archivos desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar. Pero aparte de esta ventaja existen muchas más.

A continuación, te presentamos qué beneficios tiene almacenar la documentación en la nube y te ofrecemos una serie de razones para optar por este tipo de almacenamiento.

Estas son las razones de almacenar la documentación en la nube

1. Comparte tus archivos con quien quieras

Almacenando la documentación y tus archivos en la nube tendrás la posibilidad de compartirlos con quien quieras.

Esta opción es muy útil si trabajas en una empresa y, por ejemplo, diriges el departamento de recursos humanos.

Si deseas informar a tus compañeros sobre alguna novedad importante que afecte a vuestro departamento bastará con subir un archivo a la nube y compartirlo con ellos para que puedan verlo.

No tendrás que imprimir ningún documento para que conozcan esa novedad.

2. Disfruta de una oficina más espaciosa

Hasta hace unos años toda la documentación tenía que guardarse en servidores físicos lo que conllevaba una pérdida de espacio en las oficinas. En ocasiones, incluso, había que dedicar una sala para custodiar los archivos.

Gracias al almacenamiento de los datos en la nube podrás disfrutar de una oficina mucho más espaciosa y esa sala que antes se utilizaba para custodiar los archivos puede utilizarse para otro tipo de tareas.

3. Otorga seguridad a todos tus documentos

En la nube tus documentos siempre estarán a salvo y podrás acceder a ellos cuando lo desees, así evitas el riesgo de perderlos.

En una oficina puede haber un incendio o incluso pueden aparecer goteras. Esto provocaría la pérdida de miles de documentos.

Además, los servicios de almacenamiento de datos en la nube tienen sistemas de seguridad encriptados que impiden la filtración de esos documentos.

4. Ahorra costes

Como comentamos, almacenando los datos en la nube podrás disfrutar de más espacio en tu oficina. De hecho, no necesitarás alquilar una oficina más grande por lo que estarías ahorrando costes.

Tampoco tendrás que realizar una inversión mayor en cuanto a compras de papel, impresoras, tóner, etc.

Los servicios de almacenamiento tienen un coste económico y se adaptan al tamaño de tu empresa y al espacio que requieras de almacenamiento.

5. Conviértete en una oficina eficiente

Almacenando tus datos en la nube podrás encontrar tus documentos de forma sencilla y rápida. Los servicios de almacenamiento te permiten realizar búsquedas según la fecha o el tipo de archivo.

De esta manera, tus trabajadores no perderán tiempo buscando documentos y podrán dedicar su tiempo a otras tareas.

6. Accede a tus documentos desde cualquier dispositivo

Los servicios de almacenamiento permiten acceder a tus documentos desde cualquier parte. Esto te permite viajar y acceder a conferencias, reuniones, etc.

Además, si tienes problemas con alguno de tus dispositivos tendrás la opción de acceder desde otro.

Por ejemplo, si durante un viaje tu ordenador se estropea y necesitas acceder a un documento importante, podrás acceder a él a través de tu dispositivo móvil.

7. Trabaja sin conexión

Una opción muy ventajosa es poder trabajar sin conexión sincronizando de forma previa los archivos en la nube con tu escritorio.

Imagina que vas a realizar un viaje largo en avión. Podrás trabajar durante ese viaje sin problemas.

8. Elige el almacenamiento que se adapte a las necesidades de tu empresa

Dependiendo del tamaño de tu compañía podrás elegir el almacenamiento que quieres contratar. Hay opciones para todo tipo de empresas.

9. Automatiza las copias de seguridad

No pasa nada si olvidas realizar una copia de seguridad de tus documentos, automatizando esta funcionalidad podrás programar las copias de seguridad para evitar perder material importante.

10. Usa servicios de almacenamiento sencillos

El uso de los servicios de almacenamiento es muy sencillo. Únicamente tendrás que entrar desde tu navegador en el sitio web que desees y acceder a tu cuenta. No se requiere un gran conocimiento de internet.

11. Cuida el medio ambiente

Almacenando los datos en la nube estás minimizando el uso de papel. Gracias a ello, estarías fomentando la preservación de la naturaleza y la cultura paperless.

¿Qué tipo de documentos se recomienda guardar en la nube?

En la nube puedes guardar todo tipo de documentos. Así, cualquiera de ellos se mantendrá guardado de forma segura y podrás visualizarlo siempre que lo desees.

Esta opción es muy útil cuando necesitas editar archivos. Por ejemplo, si estás escribiendo algo en Word y tienes que ir recabando información poco a poco, tienes la opción de guardarlo en Google Drive.

Podrás abrirlo desde cualquier dispositivo siempre que lo desees para ir editándolo.

Además, si compartes el enlace de ese documento tus compañeros de equipo podrán editar también ese archivo.

También es muy útil guardar en la nube documentos de gran tamaño ya que te permitirán liberar espacio en tus dispositivos.

Guardar los contactos en la nube es otra gran opción. Podrás sincronizar tu agenda y disponer de tus contactos siempre que sea necesario.

Lleva tu oficina en el móvil de forma segura

Como ves, almacenar los datos en la nube tiene numerosas ventajas. Pero, ¿qué pasa si esos datos deben ir firmados?

No te preocupes, con Firmafy podrás firmar todos tus documentos PDF desde cualquier lugar y mantener esos documentos de forma segura en la nube.

Podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil, ordenador o tablet.

Los datos de nuestra plataforma están encriptados mediante claves de seguridad y las conexiones entre los usuarios y Firmafy se realizan a través conexiones HTTPS que aseguran el cifrado de datos.

Si deseas comenzar a almacenar tus documentos firmados en la nube, accede a una prueba gratuita y comienza a firmar online hoy mismo.

¿Qué piensas del almacenamiento de datos en la nube? ¿Conocías todas sus ventajas? No olvides dejar más abajo tu comentario, ¡nos encanta leerte!