Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

Claves para ser una oficina sin papeles o paperless. Te contamos cuáles son las ventajas de la cultura paperless y cómo conseguirla.

Seguro que ya sabías que reduciendo el uso de papel en tu oficina estás ayudando a proteger el medio ambiente y, además, estás consiguiendo que la documentación con información confidencial se mantenga más segura, pero, ¿realmente conoces qué alternativas existen para eliminar el consumo de papel?

En las oficinas se suelen gastar toneladas de papel. Cada día se hacen fotocopias, se imprimen contratos, formularios, documentos duplicados, etc. A este gasto hay que sumarle el dinero que se requiere para fotocopiadoras, tóner y, por supuesto, folios.

Todo conlleva un gasto innecesario y un desperdicio de papel que cada vez más empresas intentan evitar.

Si te interesa convertir tu empresa en un lugar menos contaminante y unirte a la cultura paperless, te animo a que sigas leyendo este post.

 

¿Cómo convierto mi oficina en un espacio sin papel?

El primer paso para convertir tu oficina en un espacio en el que no se requiera el uso de papel es digitalizar toda la documentación.

Para ello, se necesitan equipos de trabajo adaptados tales como ordenadores, tablets o iPads para todos los empleados.

Por supuesto, también necesitas una red Wifi segura y no descuidar nunca la ciberseguridad para evitar hackeos de información importante.

Una herramienta esencial es la Intranet para que los documentos queden almacenados de forma segura y al alcance de cualquier trabajador siempre que lo necesite.

Llegados hasta aquí, seguro que te surge una nueva duda: ¿Cómo gestionamos la comunicación interna?

Existen numerosas aplicaciones que permiten tramitar adecuadamente la comunicación entre los empleados, facilitando una comunicación directa, clara y totalmente precisa. Es el caso de Slack o Trello, entre otras.

Estas herramientas posibilitan a los empleados establecer conversaciones online y organización del trabajo, a la vez que se fijan entre ellos metas y objetivos.

Una vez que tenemos coordinados a todos los empleados y disponemos de los equipos de trabajo necesarios para intentar minimizar el uso de papel, ¿Qué ocurre con la emisión de facturas y con toda la documentación contable? ¿Podemos emitir documentación sin utilizar papel?

 

Herramientas para gestionar la contabilidad de tu empresa de manera automática

Existen numerosos sistemas de contabilidad automática que permiten emitir y controlar la documentación contable de manera digital. Esto supone numerosas ventajas para los trabajadores.

Realizar de manera automática la contabilidad supone una mayor rapidez y agilidad a la hora de emitir documentos a los clientes, a la vez que permite un mínimo margen de error en la información de toda la documentación.

Las herramientas de contabilidad automática permiten optimizar el tiempo de trabajo y eliminan el uso innecesario de papel a la hora de enviar, recibir y clasificar todos los documentos de la oficina.

¿Aún no has utilizado ninguna herramienta de contabilidad automática?

Te contamos cuáles son algunas de las opciones que puedes probar en tu empresa:

  • Contasol. Este programa de contabilidad automática permite realizar trámites fiscales como la declaración IVA o modelos de IRPF. Además, a través de Contasol podrás gestionar facturas, transferencias, cheques e incluso comparar resultados entre diferentes departamentos de tu empresa.

 

  • Anfix. Se trata de otro software que te permitirá automatizar y digitalizar todas las tareas de tu empresa. Tus trabajadores podrán generar modelos de impuestos, controlar los gastos de la empresa y emitir facturas de manera rápida y sencilla. Las ventajas que presenta esta herramienta es que ahorra muchísimo tiempo de trabajo y permite ver todos los movimientos en tiempo real, por lo que llevar un control de las finanzas de tu empresa se convertirá en una tarea mucho más fácil.

 

  • Otra opción es Debitoor. Al igual que las dos herramientas anteriores, Debitoor está diseñada para llevar el control y el registro de facturas, tickets, coordinar el balance de situación de la empresa, revisar y monitorizar los gastos, etc.

 

Estas son solo algunas de las opciones que puedes encontrar en el mercado, pero la variedad es infinita.

Lo mejor es que el uso de este tipo de herramientas es muy sencillo, ya que suele ser intuitivo, por lo que los trabajadores de tu empresa podrán adaptarse muy rápido al cambio. Es más, agradecerán poder agilizar todas sus tareas.

 

Herramientas para eliminar el uso de papel en el departamento de Recursos Humanos

Otro departamento en el que el uso de papel es excesivo es en el de recursos humanos. Los trabajadores del departamento de recursos humanos están continuamente manejando documentación: contratos, formularios, etc.

Para evitar el papeleo innecesario en la oficina en este departamento, también existen numerosas herramientas que, además, facilitan todo el trabajo y evitan el extravío de informes. Cuando los empleados están en continuo tratamiento de documentación existe el riesgo de perder informes o documentos importantes.

De esta manera, si toda la documentación se encuentra en la nube estará más segura y organizada.

Pero, ¿Cómo gestionamos las nóminas o las ausencias de los trabajadores?

  • Nominasol. Este programa de nóminas y seguros sociales permitirá a los trabajadores del departamento de recursos humanos gestionar las nóminas de los empleados de manera sencilla, registrando las ausencias, huelgas, vacaciones o asuntos propios. Además, les facilitará cambiar las condiciones salariales de forma rápida y eficaz.
  • Sesame HR. Con Sesame HR, desde el departamento de recursos humanos se podrá comprobar qué trabajadores están trabajando en un momento determinado y desde qué lugar, ya sea desde casa o en la oficina. Además, permite que los empleados soliciten de manera sencilla sus vacaciones, llevar un control de horas, etc.

Como ves, llegados hasta aquí aún no hemos necesitado en ningún momento el uso de papel en la oficina. Pero aún hay más.

 

Generar códigos QR para impulsar la cultura paperless

El uso de códigos QR es un proceso fundamental para eliminar el uso de papel en las empresas. Estos códigos permiten realizar publicidad sin necesidad del uso de papel.

A través de los códigos QR los clientes, simplemente utilizando su teléfono móvil y escaneando el código, podrán encontrar la localización de la empresa en Google Maps, descargar un archivo en PDF con información relevante o incluso visualizar un banner o algún tipo de publicidad de la empresa.

 

Portales de empleo como alternativa para el reclutamiento de personal

Otra opción para impulsar la cultura paperless es realizar las tareas de reclutamiento de personal de manera digital.

Para ello, lo ideal es que desde recursos humanos publiquen las ofertas de trabajo disponibles en portales de empleo o a través de las redes sociales.

Así evitamos que futuros trabajadores entreguen sus CV en mano en las empresas.

Existen numerosos portales de empleo en los que se pueden realizar las tareas de reclutamientos como Indeed, Infojobs o Infoempleo, entre otras.

 

Herramientas para realizar entrevistas sin usar papel

Para realizar las entrevistas a los candidatos existen también diversas herramientas que permiten administrarlas de manera on-line. Es el caso de Zoom o Google Meet, entre otras muchas.

Las ventajas que ofrecen este tipo de aplicaciones es que no es necesario el uso de papel, el currículum se puede enviar de manera online y se ahorra este coste. Además, se evitan los desplazamientos.

Las entrevistas se pueden grabar por si fuera necesaria una segunda visualización para la elección del candidato idóneo para el puesto.

Una vez que elegimos al candidato ideal para que se incorpore a su puesto de trabajo es necesario firmar un contrato, ¿qué pasa en estos casos? ¿Y si necesitamos que firme un documento importante? ¿Es posible eliminar el papel en estos casos?

La firma electrónica para tu empresa

Firmafy para la firma de documentos, te ayuda a ser paperless

Con nuestra aplicación podrás firmar todo tipo de documentos en el momento, sin necesidad del uso de papel e independientemente de en qué localización se encuentre el cliente, por lo que también se ahorra el tiempo de desplazamiento.

Además, con Firmafy no es necesario escanear ningún tipo de información, ya que todo el proceso se hace únicamente utilizando el teléfono móvil.

Y no es necesario descargar absolutamente nada, simplemente se requiere hacer clic en el enlace que se reciba, ya sea vía email o en un SMS, y firmar.

Se trata de una solución para todas las empresas que quieren decir adiós al uso de papel y apostar por la digitalización.

 

 

¿Es seguro firmar con Firmafy?

El sistema de firma online es totalmente cifrado y seguro. Todos los archivos se guardan en la nube y se pueden encontrar siempre que sea necesario accediendo a la zona privada de Firmafy desde el perfil personal.

Además, está disponible la opción de enviar documentos a varias personas si se requieren diversas firmas en una sola gestión, por lo que se agiliza y facilita muchísimo el tiempo de trabajo.

Otra novedad es que no es necesario pedir los datos a los clientes. Puedes crear un enlace para que el firmante complete sus datos por sí mismo y lo firme.

¿Sorprendido? ¿Te gustaría conocer más ventajas del uso de Firmafy?

No dudes en acceder a una prueba gratuita para conocer en primera persona cuál es su funcionamiento.

Este es solo el primer paso para reinventar tu empresa y conseguir unirte a la cultura paperless

No olvides que eliminando el uso de papel no solo logras ahorrar costes y economizar el espacio en tu oficina, sino que también reduces el impacto medioambiental.

Si estás interesado en unirte al cambio y que tu empresa se transforme en una versión renovada, moderna y sostenible, no dudes en probar Firmafy.

¿Te parece importante comenzar a vivir sin papeles en la oficina? ¿Crees que es un cambio que te gustaría implantar en tu empresa? Déjanos tu comentario más abajo, nos encanta leerte.