En la era digital, copiar y pegar una imagen de firma se ha vuelto una práctica común, pero es importante comprender los riesgos que presenta.

Cuando copiamos y pegamos una imagen de firma en un documento nos encontramos ante un peligro: la falsificación de identidad.

Para que una firma cuente con plena validez jurídica tiene que identificar de manera inequívoca al firmante. ¿Cumple esta garantía copiar y pegar una imagen de firma en un contrato laboral?

Te contamos por qué copiar y pegar una imagen de firma carece de validez legal y hablamos sobre los riesgos que supone optar por este tipo de rúbrica.

¿Es aconsejable copiar y pegar una imagen de firma en un contrato?

A lo largo de los años ha circulado la falsa creencia de que sería válido y legal usar una imagen de firma y pegarla en un documento como si se tratase de una firma manuscrita.

Hay personas que realizan una firma en Word y después copian y pegan constantemente esa imagen de firma. 

La realidad es que esta práctica es totalmente desaconsejable, ya que la validez jurídica de este tipo de firmas es nula.

Las firmas copiadas y pegadas son muy susceptibles a la falsificación.

Para una persona con leves conocimientos informáticos es relativamente fácil editar documentos y copiar firmas, lo que aumenta el riesgo de que terceras personas puedan usurpar la identidad de alguien con fines ilegales.

Por tanto, es importante comprender que los documentos que se han firmado copiando y pegando una imagen no tienen validez legal.

Te ponemos un ejemplo: imagina que tienes que firmar un contrato laboral a distancia. La empresa te envía el documento por email y decides copiar y pegar una imagen de firma para formalizar el contrato.

Realizas la rúbrica en una hoja de papel, la escaneas y la incrustas en el documento.

¿Qué garantías tiene la empresa de que realmente has sido tú quien ha firmado ese documento?

Cuando alguien copia y pega una firma en un documento corre el riesgo de que otra persona usurpe su identidad y falsifique su firma. No hay manera de saber quién está detrás de dicha rúbrica.

Además, imagina que firmas el documento y posteriormente alguien decide añadir una cláusula que no estaba de manera previa a la firma y con la que tú no estás de acuerdo.

Copiar y pegar una imagen de firma no se considera una firma digital, ni es equiparable a una firma electrónica.

Al no recoger evidencias que garanticen su validez, tal y como exige el reglamento eIDAS, en un juicio ese documento puede ser refutado fácilmente.

Por tanto, no es aconsejable copiar y pegar una imagen de firma en un contrato, ya que este tipo de firma no recoge evidencias suficientes para identificar quién es el firmante.

Tampoco garantiza la inalterabilidad del documento firmado.

¿Puede ser alterado un documento tras copiar y pegar una imagen de firma?

Cuando envías un documento copiando y pegando una imagen de firma no solo te expones a que alguien falsifique tu firma y usurpe tu identidad, sino que además nada ni nadie puede garantizar que dicho documento no sea alterado con posterioridad.

Puedes firmar un contrato y que alguien, de manera posterior, modifique cualquier apartado sin que tengas constancia de ello.

Además, alguien podría usar tu firma para realizar acciones ilegales y luego tú tendrías que hacerte responsable de esas acciones.

Copiando y pegando una imagen de firma en un documento:

• No hay certeza de quién firma.
• Existe la posibilidad de que el documento sufra modificaciones una vez firmado.
• No hay constancia del día y de la hora exacta en la que se ha formalizado el proceso.

Si tienes que firmar, por ejemplo, un contrato laboral a distancia debes usar una firma electrónica que garantice la identidad del firmante e impida la modificación del documento una vez firmado.

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas y la elección de la misma dependerá de los niveles de seguridad que requiera ese documento que vas a firmar.

Desde Firmafy te recomendamos usar la firma electrónica avanzada puesto que:

• Está vinculada al firmante de manera única.
• Permite identificar al firmante de manera inequívoca.
• Se crea usando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
• Está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

En este caso, la firma electrónica avanzada sí que se puede utilizar como prueba en un juicio.

¿Formalizar un contrato copiando y pegando una imagen de firma lo invalida al instante?

Es cierto que los contratos tienen libertad de forma y pueden cumplimentarse según las condiciones que acuerden ambas partes.

Ahora bien, si existe alguna discrepancia durante la relación laboral lo ideal es tener ese contrato formalizado por escrito para conocer las características y cláusulas del mismo.

Para usar ese contrato como prueba un juicio es fundamental comprobar la identidad de las partes firmantes y garantizar la autenticidad de esa firma y del documento.

Refutar la validez de un contrato que ha sido formalizado copiando y pegando una imagen de firma es muy sencillo.

Hace ya unos meses, la Audiencia Provincial de Lleida rechazó la validez de un crédito que había sido formalizado a través de DocuSign porque no se podría probar que la firma que constaba por parte de la prestamista en el contrato fuese real.

El hándicap es que el sistema de DocuSign se basa en enviar el documento a un email para que ese documento se devuelva firmado de manera manual.

Al tratarse de una firma manual que ha sido escaneada e incoporada al documento, no se puede identificar si realmente la persona que firma es la indicada

Por tanto, tal y como decidió la Audiencia Provincial de Lleida la firma carecía de validez al no utilizarse un sistema con garantía suficiente.

Lo más recomendable para formalizar contratos y para firmar todo tipo de documentos es optar por un servicio de firma electrónica que garantice con exactitud la identidad del firmante y no permita modificar los documentos tras la realización de la rúbrica.

Este es el caso de Firmafy, que recoge 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante, como podrás ver más abajo.

¿Cómo puedo saber si una firma copiada y pegada en un documento es falsa?

Existen algunos indicadores a estudiar que podrían verificar la autenticidad de la firma.

Por ejemplo, se puede comparar la firma en cuestión con otras firmas realizadas en documentos firmados por la misma persona. Esto es con el fin de buscar similitudes, por ejemplo, en la inclinación de los trazos.

También puede estudiarse la escritura (para conocer si es temblorosa o no) y examinar si existen señales de retoque o si hay proporciones de las letras que no coincidan con la firma real.

¿La calidad de la imagen de firma es nítida? Este aspecto también es importante. Si la imagen de firma se ve borrosa va a ser más difícil garantizar su veracidad ya que habrá podido perder detalles de la firma original.

¿Es delito falsificar la firma de otra persona?

Así es, falsificar la firma de otra persona se considera un delito de falsedad documental.

La firma es un acto personal, por lo que manipular un documento está totalmente prohibido.

Tal y como recoge el Código Penal en su artículo 390 se considera un delito de falsedad documental:

• La alteración de un documento o de alguno de sus elementos esenciales.
• La simulación de una firma que conlleve a un error en su autenticidad.
• O la falta a la verdad suplantando la identidad de un tercero.

En su artículo 392 el Código Penal indica que la persona que realice un delito de falsedad documental podría ser castigada con penas de prisión de seis meses a tres años y multsa de seis a doce meses.

¡IMPORTANTE! La única forma de que otra persona pueda firmar por ti de manera válida y legal es a través de un poder judicial o notarial.

¿Cuál es la mejor opción para firmar documentos y contratos con plena validez legal?

El Reglamento (UE) Nº 910/2014, más conocido como el Reglamento eIDAS, especifica qué requisitos requiere una firma para tener plena validez legal.

El eIDAS distingue entre tres tipos de firma: simple, avanzada y cualificada.

Para que una firma sea totalmente válida tienen que tener el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita.

Es decir, debe estar vinculada al firmante de manera única, permitir su identificación y ser capaz de detectar cualquier modificación posterior al proceso de firma.

Firmafy cumple la normativa europea eIDAS y cuenta con 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante:

• Código OTP. Para firmar es necesario introducir de manera previa un código de seguridad OTP que se recibirá en el móvil. Este código OTP permitirá garantizar la identidad de la persona que firma.
• Firma biométrica. Posibilita la identificación de la persona que firma a través de datos biométricos, como son la velocidad o aceleración, datos inherentes a cada persona.
• Código CSV. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un CSV que permite identificar ese documento y garantiza  que no ha sido alterado tras la firma.
• Sellado de tiempo. Permite identificar en qué momento se realizó la firma de un documento y garantiza que no haya sido alterada de manera posterior.
• Auditoría del proceso. En la auditoría del proceso de firma se recogen los datos de los firmantes y se garantiza la validez y la legalidad del proceso de firma.
• Certificación del documento firmado. Todos los documentos firmados se expiden con la certificación de Firmafy. Esta Certificación garantiza que el documento no ha sido alterado de manera posterior a la firma.

Además, no permite la modificación de ningún documento tras formalizar el proceso de firma.

Se pueden firmar todo tipo de documentos con plena validez jurídica, desde contratos de prestación de servicios hasta consentimientos informados y autorizaciones del área sanitaria.

Si tenías pensado hacer un copia y pega para firmar un documento por la facilidad del proceso, mejor utiliza Firmafy.

Es mucho más sencillo y, además, tiene plena validez jurídica.

Puedes firmar desde tu ordenador, tablet o dispositivo móvil utilizando únicamente la yema de tus dedos. No necesitas imprimir ni escanear,  por lo que además, ahorras costes e impulsas la cultura paperless.

¡VENTAJA EXTRA! Además, usando la firma electrónica facilitas las firmas a tus clientes, plantilla y proveedores.

Simplemente tendrás que enviarles un documento vía Firmafy y todos podrían firmarlo de manera sencilla desde un dispositivo electrónico.

¿Crees que la firma electrónica de Firmafy favorece la autenticidad de los procesos de rúbrica? ¿Te parece sencillo el procedimiento para firmar contratos? No olvides dejar tu comentario más abajo, ¡nos encanta leerte!