Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

Para facilitar la firma online de documentos hay varios tipos de firmas electrónicas, pero ¿sabes cuál debes usar en cada caso?

En este post vamos a identificar qué tipos de firma electrónica existen y cómo elegir la más adecuada para gestionar tus trámites documentales.

 

Estos son los tipos de firma electrónica que existen

Seguro que en muchas ocasiones has oído hablar de la firma electrónica y de sus ventajas, pero ¿son todas las firmas electrónicas iguales?

El Reglamento eIDAS recoge 3 tipos de firmas electrónicas: simple, avanzada y cualificada.

El eIDAS es un reglamento a nivel europeo que indica cuáles son los límites jurídicos para la identificación de datos y firma de manera electrónica en la UE.

Para que puedas decidir qué firma electrónica es más recomendable para ti vamos a analizar con detalle las características de cada una:

La firma electrónica para tu empresa

¿Qué es la firma electrónica simple?

La firma electrónica simple es la firma más básica que existe y, por eso, su nivel de seguridad es menor. Es una solución de firma fácil, pero tiene un hándicap: no permite identificar al firmante de manera inequívoca.

Sí es cierto que la firma electrónica simple tiene efectos legales y puede ser admitida en un Tribunal, pero es necesario complementarla con otras pruebas. Es decir, para ser admitida como prueba en un juicio la firma electrónica simple requiere el respaldo de otros elementos. Por sí sola no tiene validez legal.

Un ejemplo de firma electrónica simple sería marcar una casilla de verificación o incluir un código PIN.

También sería un tipo de firma electrónica simple aceptar los términos y las condiciones haciendo clic antes de mostrar la conformidad ante un documento determinado.

Lo ideal es usar la firma electrónica simple para documentos que no tengan riesgos legales, por ejemplo, para aceptar las condiciones de una página web o para verificar la entrega de un paquete.

 

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

Tal y como recoge el Reglamento eIDAs en su artículo 26 la firma electrónica avanzada se caracteriza porque:

  • Está vinculada al firmante de manera única.
  • Permite la identificación del firmante de manera inequívoca.
  • Ha sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
  • Está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Es decir, la firma electrónica avanzada es un tipo de firma electrónica que permite identificar de forma inequívoca al firmante al estar vinculada a éste de forma única.

Este tipo de firma permite detectar cualquier cambio o modificación que se produzca de manera posterior a la firma y garantiza la integridad del documento firmado.

Por tanto, la firma electrónica avanzada se puede utilizar como prueba en un juicio y su nivel de seguridad es muy superior al de la firma electrónica simple.

 

¿Qué es la firma electrónica cualificada?

La firma electrónica cualificada es un tipo de firma que ha sido creada a través de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y está emitida por un prestador de servicios de certificación de confianza.

Ofrece un alto nivel de seguridad, pero para firmar debes tener un certificado cualificado de firma electrónica.

La firma electrónica cualificada suele utilizarse para realizar trámites con las Administraciones Públicas. Un ejemplo de firma electrónica cualificada sería la que usamos para presentar la Renta en Hacienda de manera telemática.

 

¿Qué tipo de firma electrónica es más recomendable?

A continuación, te ofrecemos una tabla-resumen con las características de cada uno de los tipos de firma electrónica que existen:

 

TIPO DE FIRMA ELECTRÓNICA NIVEL DE SEGURIDAD CARACTERÍSTICAS DOCUMENTOS QUE SE PUEDEN FIRMAR
Simple Bajo No identifica de manera inequívoca al firmante Documentos sin riesgos legales / financieros
Avanzada Alto Identifica de manera inequívoca al firmante y evita la modificación del documento firmado a través de técnicas como el sellado de tiempo o la firma biométrica Todo tipo de documentos laborales y contratos
Cualificada Alto Identifica de manera inequívoca al firmante y evita la modificación del documento firmado a través de un Certificado Digital emitido por un Prestador de Servicios de Confianza acreditado Trámites con las Administraciones Públicas

 

Para elegir qué tipo de firma electrónica es más recomendable para tu compañía debes tener en cuenta qué necesitas firmar y qué nivel de seguridad requieres.

Si simplemente necesitas que el firmante acepte las condiciones legales de tu web puedes usar la firma electrónica simple.

Pero si necesitas validar la identidad del firmante y evitar la posterior modificación del documento vas a tener que usar la firma electrónica avanzada o la firma electrónica cualificada.

 

¿Cuál es la diferencia entre la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada?

La diferencia de la firma electrónica avanzada y cualificada es la manera de identificar al firmante.

La firma electrónica cualificada identifica al firmante a través de un certificado que ha sido emitido por un Prestador de Servicios de Confianza acreditado.

La firma electrónica avanzada identifica al firmante mediante otras técnicas, como la firma biométrica o el sellado de tiempo.

Ambas son totalmente válidas y legales. La única diferencia es que para la firma electrónica cualificada necesitas un Certificado Digital y para obtenerlo vas a tener que finalizar todos los trámites necesarios para su adquisición.

 

¿Qué documentos se firman electrónicamente de manera habitual?

La firma electrónica es muy útil para todo tipo de empresas. A través de la firma electrónica se pueden firmar contratos de trabajo, permisos de vacaciones, contratos de compra/venta de inmuebles, contratos con proveedores ¡y mucho más!

Los documentos que se firman electrónicamente de manera habitual incluyen contratos, facturas o informes. La firma electrónica se puede utilizar en prácticamente cualquier tipo de documento, siempre que sea necesario demostrar que el documento es auténtico y ha sido firmado por la persona adecuada.

La firma electrónica se utiliza frecuentemente en transacciones comerciales y en el ámbito legal, pero también se utiliza en otros ámbitos, como en la gestión de documentos en el ámbito educativo o inmobiliario.

 

 

¿Cuáles son las ventajas de usar la firma electrónica?

La principal ventaja de la firma electrónica es que permite firmar desde cualquier lugar evitando los desplazamientos y disminuyendo las emisiones de CO2 a la atmósfera.

Además, supone:

  • Un ahorro de costes. Evita gastos innecesarios de imprimir y escanear papel y de comprar tóner, tintas e impresoras.
  • Mayor rapidez. Los trámites y gestiones laborales se hacen de manera mucho más rápida.
  • Se evitan errores. Si hay algún error en un documento firmado el error se subsana rápido.
  • Evita pérdidas de documentos. Todos los documentos se pueden almacenar de forma sencilla en la nube y se localizan en un solo clic. Además, se reduce la posibilidad de pérdida de documentos provocados por goteras o incendios, por ejemplo.
  • Aporta validez legal. La firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita.
  • Mayor comodidad. La firma electrónica es más cómoda, ya que permite firmar documentos de manera online y sin tener que estar físicamente presente.
  • Eficiencia. La firma electrónica puede mejorar la eficiencia al automatizar el proceso de firma y eliminar la necesidad de gestionar documentos en papel.
  • Mayor sostenibilidad. La firma electrónica fomenta la cultura paperless y es una buena iniciativa para cuidar el medioambiente.

 

¿Cómo elijo la firma electrónica ideal para mi empresa?

Como comentamos, la firma electrónica simple quedaría descartada si necesitas identificar al firmante de manera inequívoca y evitar la modificación posterior del documento.

En este caso, tendrías 2 opciones disponibles: la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada.

Ambas tienen las mismas características, simplemente la firma electrónica cualificada requiere que un Prestador de Servicios de Confianza acreditado emita el certificado cualificado.

Mientras que la firma electrónica avanzada permite identificar al firmante a través de otras técnicas como el sellado de tiempo.

Si quieres evitar largas colas y quebraderos de cabeza te recomendamos usar la firma electrónica avanzada y para ello Firmafy es una gran opción.

Firmafy es una firma electrónica avanzada que permite identificar la identidad del firmante a través de 6 evidencias:

  • Código OTP. Antes de firmar, los usuarios deben introducir un código de seguridad que reciben en su móvil. El móvil es un dispositivo totalmente privado y personal.
  • Código CVS. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un código CSV. Gracias a este código CSV se garantiza que el documento no haya sido alterado ni modificado tras la firma.
  • Firma biométrica. La firma electrónica de Firmafy recoge los datos biométricos de los firmantes y permite su identificación a través de la recogida de datos como la velocidad, la aceleración o la distancia de los trazos. Estos datos biométricos son inherentes a cada persona.
  • Sellado de tiempo. El sellado de tiempo evita que el documento se modifique tras la firma, debido a que recoge el conjunto de datos que componen la firma y el momento preciso en el que se firma. El sellado de tiempo de Firmafy está certificado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  • Auditoría del proceso. Cada documento firmado se acompaña de una auditoría del proceso de firma que incluye a todos los firmantes y donde se recogen los datos de las partes que han participado en el proceso de firma. De esta manera, se garantiza la validez legal del documento firmado.
  • Certificación del documento firmado. Todos los documentos firmado se van a expedir con la certificación de Firmafy, la cual garantiza que el documento no ha sido alterado posteriormente.

Esperamos que este post te sirva de ayuda para conocer qué tipos de firma electrónica existen y cuál es la mejor alternativa para tu compañía. ¿Tienes alguna duda? No olvides dejar más abajo tu comentario, ¡nos encanta leerte!

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