Seguro que has escuchado más de una vez el término código OTP pero, ¿sabes realmente para qué se utiliza?

Si ya has usado la solución de firma electrónica de Firmafy habrás tenido que incluir un código OTP en cada uno de tus envíos para verificar tu identidad y proceder a la firma de un documento.

Si estás pensando en ser nuestro cliente y aún no tienes referencias sobre su utilidad, ¡no te preocupes! Posiblemente ya hayas usado un código OTP para autenticar algunas de tus gestiones digitales y no te hayas dado cuenta.

Para que lo comprendas mejor en este post vamos a hablar sobre el código OTP, ¿qué es y cómo funciona?

¿Qué es el Código OTP?

Un código OTP es una contraseña de un único uso (One-Time Password), que tiene como fin evitar el fraude en gestiones y trámites digitales identificando de manera inequívoca a una determinada persona.

Este código OTP tiene una única validez, por lo que no es reutilizable. Es un método muy seguro y su tiempo de validez es limitado. Si en un determinado período de tiempo no has usado el código OTP no vas a poder finalizar la operación. Vas a requerir otro código OTP nuevo para terminar el proceso.

El código OTP lo recibirás a través de un SMS en tu móvil cuando vayas a realizar cualquier firma de documentos online o cualquier transacción digital, por ejemplo, a través de tu banca.

Este código OTP es totalmente personal y no debes compartirlo con nadie.

¿Para qué se utiliza el código OTP?

El código OTP se usa en el ámbito digital para identificar de manera única e inequívoca a un determinado firmante.

Por ejemplo, imagina que tienes que firmar un contrato inmobiliario. La inmobiliaria se encuentra ubicada en Madrid y tú en este momento estás en Granada.

La firma electrónica de Firmafy te permite hacer la firma a distancia, con plena validez legal. ¿Cómo se consigue esa validez jurídica? La validez se consigue, entre otras evidencias, a través del código OTP.

Únicamente vas a poder firmar si recibes en tu dispositivo móvil un código que certifique que eres la persona de la que se requiere la firma. Es decir, antes de firmar se genera un código OTP que va a autenticar quién es el firmante de un determinado documento.

Para poder firmar vas a tener que recibir ese código a través de un SMS. De esta manera, el código OTP otorga confianza a las empresas y usuarios en las gestiones y firmas online.

Por tanto, se puede decir que el código OTP es un SMS que recibes en tu móvil, que sirve para validar una determinada operación o firma. Hasta que no introduzcas el número que recibes vía SMS, no vas a poder finalizar la firma del documento. De esta manera, el código OTP aumenta el nivel de seguridad de tus trámites online.

¿Qué validez jurídica tiene el código OTP?

Como comentamos, el código OTP sirve para validar e identificar la identidad de un firmante de forma inequívoca.

En tu empresa, tendrás asociado un cliente a un número de móvil a través del cual lo puedes contactar. Mediante ese número de teléfono puedes identificar a la persona que va a firmar, tanto en un proceso administrativo como en un proceso judicial.

¿Cómo funciona el código OTP de Firmafy?

Antes de firmar online, los usuarios de Firmafy van a tener que introducir de manera previa a la firma un código OTP que recibirán en el móvil. Este dispositivo es de alta confianza para la persona que firma.

Debido a su alto nivel de confiabilidad el código OTP se ha convertido en uno de los métodos más usados para verificar la identidad de los firmantes y usuarios en todo tipo de firmas online, operaciones o compras por Internet.

Te ponemos un ejemplo, cuando tengas un requerimiento de firma, vas a hacer clic en un enlace que recibirás vía SMS o vía email y se va a abrir un panel donde vas a poder comprobar los datos del emisor de ese documento, la información del envío y tus datos como firmante.

Si todo está correcto, le darás a continuar y podrás visualizar el documento que vas a firmar.

Luego, tendrás que aceptar la política de protección de datos y hacer clic de nuevo en continuar.

Una vez hayas hecho todos estos pasos, vas a recibir vía SMS un código tal que así:

«La clave de Firma Digital es: XXXXXX – No compartas esta clave con nadie».

Ese código vas a tener que introducirlo para poder firmar. Para ello, te aparecerá una ventana como esta:

¿Por qué es útil enviar un código OTP vía SMS?

A día de hoy, casi todas las personas tienen un dispositivo móvil aunque sea básico. Todos los móviles pueden recibir SMS.

Por tanto, enviar un código OTP vía SMS es muy útil porque va a poder recibirse desde cualquier dispositivo y no se requiere ningún tipo de descarga para poder firmar.

Además, según algunos estudios más del 90% de las personas visualizan los SMS que reciben.

Principales usos del código OTP

El proceso de validación  y de identificación de un firmante a través de un código OTP es muy útil para:

• Firmar contratos inmobiliarios.
• Firmar contratos laborales.
• Firmar nóminas.
• Firmar documentos de protección de datos.
• Firmar seguros de vivienda.
• Firmar seguros de salud.
• Firmar documentos de prevención de riesgos laborales.
• ¡Y mucho más!

¿Es posible firmar un documento online sin código OTP?

Para que la firma de tu cliente tenga validez legal y pueda ser utilizada como prueba en un proceso judicial es muy importante identificar de manera inequívoca quién es el firmante.

De lo contrario, puedes encontrarte ante problemas. Por ejemplo, el 29 de enero de 2021, la Audiencia Provincial de Lleida dictó la sentencia número 74/2021 que negaba la validez de un contrato firmado a través de DocuSign debido a la falta de evidencias que garantizaran la identidad del firmante.

Te contamos el caso: una entidad financiera demandó a una persona por el impago de una cantidad propia de un contrato de préstamos. Esta entidad presentó un contrato firmado a través de DocuSign en el que únicamente se había usado como evidencia para garantizar la identidad del firmante un email.

La persona firmante negó rotundamente haber firmado ese contrato.

Ante estos hechos, la Audiencia Nacional desestimó la demanda al no existir pruebas suficientes que acreditaran quién había sido la persona firmante y la absolvió de pagar la cantidad reclamada porque no se podía acreditar que la firma fuese real.

La firma se había hecho a través DocuSing pero sin ningún tipo de autenticación o acreditación que identificase a esa persona. Simplemente se trataba de una firma manual escaneada y pegada en un documento.

¿Cómo hubiera podido la empresa identificar al firmante de ese contrato? Si deseas asegurar la identidad digital de los contratos firmados necesitas usar una firma electrónica que garantice de forma única e inequívoca la identidad del firmante.

En nuestro caso, Firmafy es la única solución de firma electrónica que garantiza la identidad del firmante e impide la modificación posterior de un documento a través de 6 evidencias:

• Código OTP. Antes de firmar, tus clientes van a tener que introducir de manera previa un código de seguridad OTP que recibirán en su móvil.
• Código CSV. A través de este código CSV cada documento firmado está identificado y se puede garantizar que no ha sido alterado tras la firma.
• Firma biométrica. Permite identificar la identidad del firmante a través de datos inherentes a cada persona, como son velocidad, aceleración, número o distancia de trazos.
• Sellado de tiempo. Posibilita identificar en qué momento se realizó una firma determinada y garantiza que no haya sido alterada de manera posterior. 
• Auditoría del proceso. Todos los documentos firmados están acompañados de una auditoría completa del proceso de firma que recoge los datos de los firmantes y garantiza la legalidad del proceso de firma.
• Certificación del documento firmado. De la misma manera, todos los documentos firmados se expiden con la certificación de Firmafy, que garantiza que el documento no ha sido alterado de manera posterior a la firma.

Llegados hasta aquí esperamos que este post te sirva de ayuda y te haya quedado claro para qué sirve el código OTP. No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!