17 KPIs que no pueden faltar en tu estrategia de RRHH

Olga Agea
28 de septiembre de 2023
17 KPIs que no pueden faltar en tu estrategia de RRHH

A día de hoy, en el mundo empresarial la gestión y las estrategias basadas en datos se han convertido en herramientas fundamentales para medir y mejorar el desempeño del departamento de recursos humanos.

Las KPIs tienen un papel crucial en este sentido. Para que puedas definir tus objetivos y evaluar los procesos de trabajo, analizamos 17 KPIs que no pueden faltar en tu estrategia de RRHH.

Te animamos a seguir leyendo para descubrirlas:

 

¿Qué es una KPI?

Una KPI (Key Performance Indicators) es una medida cuantitativa usada para monitorear y para evaluar el rendimiento de una determinada área de negocio.

Las KPIs usadas en el ámbito de los recursos humanos sirven para evaluar cuál es el impacto que tienen las actividades en relación con la gestión del talento humano.

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¿Qué ventajas tiene el uso de KPIs en el departamento de recursos humanos?

Las KPIs suponen un aspecto diferenciador en el departamento de recursos humanos:

  • Permiten medir de manera objetiva el funcionamiento de las estrategias. Las KPIs permiten evaluar el progreso de los objetivos y tomar decisiones para optimizar la gestión de los procesos.
  • Posibilitan la identificación de las áreas de mejora. Por ejemplo, las KPIs son muy útiles para señalar los niveles de satisfacción laboral y conocer si son altos o bajos. Esto permite diseñar estrategias para abordar los problemas de forma correcta y efectiva.
  • Facilitan la toma de decisiones informadas. Todas las decisiones están respaldadas según datos cuantitativos.
  • Permiten monitorear el retorno de la inversión (ROI).

Te ponemos un ejemplo de las ventajas que suponen el uso de KPIs en la estrategia de recursos humanos: imagina que deseas conocer cuál es el porcentaje de empleados que permanecen en una determinada compañía durante un período de tiempo.

A través de las KPIs se calcularía el número de personas empleadas al final de ese período determinado menos el número de nuevas personas empleadas. Todo ello se dividiría entre el número de personas empleadas al inicio del período.

Así, se podrían tener datos que indicarían cuál es la tasa de retención del talento.

Si la tasa de retención de talento es alta entonces se estaría produciendo una buena gestión y se consideraría el clima laboral como favorable.

De igual manera, las KPIs permitirán conocer cuál es el tiempo promedio de contratación.

Imagina que publicas una oferta de empleo y pasa bastante tiempo hasta que se incorpora una nueva persona a la plantilla.

Si el tiempo de contratación es elevado hay poca eficiencia en los procesos de selección.

Si, por el contrario, el tiempo de contratación es corto entonces los procesos de selección son eficientes, lo que conllevaría una reducción de los costes asociados a los procesos de reclutamiento.

¿Cómo se consigue mejorar la eficiencia de los procesos? A través de una buena estrategia de recursos humanos.

 

¿Cómo debe ser una estrategia de recursos humanos para ser efectiva?

Para que una estrategia de recursos humanos sea efectiva y tenga un impacto positivo en la compañía debe estar alineada con la visión estratégica de la empresa.

Para ello, es importante comprender cuáles son las necesidades y los desafíos a los que se enfrenta la compañía en materia de gestión de talento. En este sentido es importante realizar un análisis DAFO.

Dos KPIs muy usadas para medir si realmente existe una buena cultura empresarial son:

  • La satisfacción del talento.
  • O la proporción de mujeres y hombres.

Además, es fundamental colaborar con otros departamentos para identificar las demandas de personal y qué habilidades y competencias se requieren.

También se deben incluir programas de desarrollo del talento para que las personas en plantilla puedan ampliar su conocimiento y adquirir nuevas competencias.

Por supuesto, es fundamental construir un clima laboral positivo y saludable en el que exista una retroalimentación y feedback continuo.

¡IMPORTANTE! La compañía debe tener sus puestos definidos y elaborar un organigrama para conocer qué labores desempeña cada persona y poder saber de manera efectiva qué mejoras se pueden implantar.

Asimismo, una de las partes más importantes de la estrategia de recursos humanos es enumerar objetivos y dividirlos por categorías.

Así será más sencillo detectar puntos de mejora.

En este caso, es importante medir la productividad de los empleados a través de KPIs, como puede ser la tasa de absentismo laboral.

También es importante conocer la tasa de fidelización, es decir, si realmente las personas en plantilla se mantienen en su puesto durante un tiempo prolongado. Para ello, se pueden usar KPIS como la tasa de despido.

Como comentamos en uno de los ejemplos descritos anteriormente, es importante medir el funcionamiento durante el proceso de reclutamiento.

Para ello, se pueden usar KPIs como el tiempo medio de contratación.

¡EXTRA! Procura siempre poner objetivos que sean medibles y ve haciendo revisiones continuas para ver qué tal va la evolución.

 

¿Cómo elegir las mejores KPIs para tu departamento de recursos humanos?

La elección de las mejores KPIs para tu departamento de recursos humanos puede parecerte un trabajo abrumador pero, ¡tranquil@!

Es cierto que seleccionar las KPIs requiere de un proceso de estudio e investigación, pero puedes ayudarte con el método SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y en un tiempo definido).

  • Específicas: las KPIs deben identificar áreas concretas. Por ejemplo, cómo retener el talento.
  • Medibles: las KPIs deben ser cuantificables para poder evaluar el progreso.
  • Alcanzables: las KPIs tienen que ser realistas. Por eso, es importante conocer las debilidades de tu departamento para que puedas ajustar los objetivos a los límites que tienes.
  • Relevantes: deben establecer medidas importantes, por ejemplo, medir el índice de satisfacción laboral.
  • En un tiempo bien definido: los plazos para evaluar el progreso deben estar claros. Por ejemplo, mejorar la retención de talento en un 5% para final de año.

Ten en cuenta que lo ideal es ir revisando las KPIs de manera periódica para ajustarlas a las necesidades y cambios que se puedan producir en la empresa.

 

17 KPIs que no pueden faltar en tu estrategia de RRHH

A continuación, vamos a detallar qué 17 KPIs deben estar presentes sí o sí en tu estrategia de recursos humanos:

 

1. Tiempo de contratación

En un departamento de recursos humanos es muy importante medir el tiempo de contratación. Es decir, qué tiempo se necesita para encontrar a un candidato, entrevistarlo y contratarlo.

¡OJO! Aquí puede surgirte una cuestión: ¿es más importante contratar a alguien de forma rápida o es preferible tardar más y que la calidad de la nueva contratación sea mejor?

Tiene que existir un mix entre ambas opciones: que el tiempo necesario para contratar sea bajo y, a su vez, que la contratación sea de calidad.

En estos casos se puede medir el porcentaje de nuevas contrataciones que pasan el período de prueba o el porcentaje de contrataciones vigentes tras pasar 1 año.

Fórmula:

Tiempo de contratación = (Fecha de contratación – Fecha de inicio del proceso de contratación) / Número total de contrataciones

 

2. Coste de contratación

Otra KPI a tener en cuenta es el coste de la contratación.

Para calcularlo es necesario sumar todos los costes relacionados con el proceso de contratación, como son los costes que supone poner publicidad para indicar la vacante, los costes de selección o los costes de la formación inicial.

Después, habrá que dividir esa cuantía entre el número total de contrataciones que se hayan realizado en el período determinado.

Esta KPI te permitirá identificar en qué áreas puedes minimizar gastos.

Fórmula:

Coste de contratación = (Total de costes de recruiting interno + Total de costes de recruiting externo) / Número total de contrataciones en un período de tiempo determinado

 

3. Tasa de conversión de reclutamiento

¿Cuál es la conversión de reclutamiento de tu compañía? Esta métrica es muy importante porque va a permitir a tu compañía conocer si realmente el  proceso de selección es eficaz.

Podrás conocer la eficacia del proceso de reclutamiento y cuál es el porcentaje de candidatos que pasan a ser personas empleadas en la compañía.

Ten en cuenta que si la tasa de conversión es baja entonces deberías redefinir el flujo de selección, quizá las ofertas no están publicadas en los portales adecuados o la filtración de personal debe limitarse y especificarse mejor.

Fórmula:

Tasa de Conversión de Reclutamiento = (Número de candidatos contratados / Número total de candidatos reclutados) x 100

 

4. Calificación del talento contratado

La calificación del talento contratado es una KPI muy útil para evaluar cuál es el rendimiento de la plantilla.

Por ejemplo, imagina que contratas a una persona y deseas conocer si realmente al cabo de 6 meses ha mejorado sus competencias.

A través de esta KPI vas a conocer cuál es la calificación de las personas empleadas recién contratadas según su desempeño laboral.

Fórmula:

Calificación del talento contratado = (Desempeño laboral + Adaptación con la cultura empresarial + Días de Permanencia en la empresa) / Número de personas contratadas en un período determinado

 

5. Accidentalidad laboral

Para evaluar cuál es el nivel de seguridad que hay en tu compañía y conocer si realmente el Plan de Prevención de Riesgos Laborales funciona, es importante medir la tasa de accidentalidad laboral.

Si te sale una cuantía elevada de accidentalidad laboral entonces deberás ajustar el Plan de PRL para aportar medidas más seguras que minimicen el número de accidentes y el riesgo de sufrirlos.

Fórmula:

Accidentalidad laboral = (Número total de accidentes laborales / Número total de empleados) x 1000

 

6. Nivel de satisfacción de las personas empleadas

¿Quieres conocer si el ambiente dentro de tu compañía es bueno? Esta KPI es muy importante.

Para conocer el nivel de satisfacción de tu plantilla puedes, por ejemplo, enviar una encuesta anónima y pedir que cada persona trabajadora en una escala del 0 al 10 indique si recomendaría la empresa como un buen lugar para trabajar.

A esos números les vas a dar un resultado positivo o negativo, en función de la cercanía al 0 o al 10.

Fórmula:

Nivel de satisfacción = (Número total de respuestas positivas / Número total de respuestas) x 100

 

7. Tasa de absentismo laboral

¿El nivel de empleados que se dan de baja o llegan tarde a tu compañía es alto?

Esta KPI es muy importante ya que si tu empresa cuenta con personas motivadas, que acuden a su puesto de trabajo diariamente, la actividad laboral irá mejor y el entorno será positivo.

Si tienes una tasa de absentismo de un máximo de 2,5% o 3% no te preocupes, es un porcentaje normal.

Si, por el contrario, la tasa de absentismo es mayor entonces deberías estudiar a qué se debe esa falta de motivación por parte de la plantilla.

Fórmula:

Fórmula para calcular la tasa de absentismo laboral = (Número de horas de absentismo totales / Número de horas planificadas) x 100

 

8. Índice de rotación del talento

Esta KPI para calcular el índice de rotación del talento es una métrica esencial en recursos humanos, porque puede ofrecer datos muy importantes sobre la estabilidad laboral de una empresa.

Un porcentaje de rotación de hasta un 10% es positivo para la empresa. Si el porcentaje es entre 2% y 3% puede suponer que las personas se están estancando y acomodando en la empresa.

Sin embargo, cuando este índice empieza a incrementarse, hay que tomar decisiones para evitar los costes que supone la salida de una persona trabajadora de la empresa.

Fórmula:

Índice de rotación es = (Número de empleados que abandonan la compañía / Promedio de personas empleadas en ese período) x 100

 

9. Tasa de retención del talento

Es básicamente igual que la KPI anterior, puedes elegir la que desees. Ambas tienen el mismo objetivo.

La KPI para medir la tasa de retención del talento se usa en recursos humanos para evaluar cuál es la capacidad de una empresa para retener a sus trabajadores.

Esto es fundamental para reducir costes y promover la estabilidad laboral.

Si la tasa de retención del talento obtenida es alta esto sugiere que la empresa está manteniendo a su plantilla en su puesto de trabajo durante tiempo. Esto supone una gran ventaja ya que los equipos están bien definidos entre ellos.

Asimismo, una tasa de retención del talento alta indica que los empleados se sienten satisfechos y están comprometidos con su trabajo en la organización, lo que genera un clima laboral positivo.

Fórmula:

Tasa de Retención del Talento = [(Número de empleados al final del período – Número de empleados que dejaron la organización durante el período) / Número de empleados al inicio del período] x 100

 

10. Tiempo medio de permanencia en la empresa

Al igual que las dos KPIs anteriores, la tasa sobre el tiempo medio de permanencia permite medir la duración promedio que los empleados permanecen en la organización antes de dejarla.

Esta métrica porque proporciona información sobre la estabilidad laboral, la retención de talento y el compromiso de los empleados.

Si la permanencia en el puesto es alta esto puede indicar que en la compañía hay buen clima laboral y oportunidades de crecimiento, lo que conlleva la satisfacción de los trabajadores y su deseo de continua trabajando en esa compañía.

Fórmula:

Tiempo Medio de Permanencia = Suma de los tiempos de permanencia de los empleados / Número total de empleados

 

11. Ratio de competitividad salarial

¿Deseas ofrecer un salario competitivo en el mercado? Es importante que calcules el ratio de competitividad salarial.

Para ello, deberás conocer tanto el salario promedio de la empresa como el salario promedio del mercado.

El salario promedio de la empresa hace referencia al promedio de los salarios que percibe tu plantilla.

Mientras que el salario promedio del mercado se refiere al promedio de los salarios ofrecidos en el mercado laboral para posiciones similares en el mismo sector.

Es importante conocer el ratio de competitividad salarial porque podrás evaluar la posición de tu empresa en términos de remuneración.

Si el resultado es superior tu empresa está ofreciendo salarios altos, lo que puede atraer al talento.

Fórmula:

Ratio de competitividad salarial = (Salario promedio de la empresa / Salario promedio del mercado) x 100

 

12. Índice de promoción interna

El Índice de promoción interna se usa para medir el porcentaje de empleados que ascienden dentro de la compañía a puestos de mayor responsabilidad.

Si la tasa de promoción interna es alta esto va a indicar que la empresa ofrece oportunidades de crecimiento y desarrollo, lo cual va a llamar la atención de futuros trabajadores.

Fórmula:

Índice de promoción interna = (Número de empleados ascendidos durante un período determinado / Número total de empleados en la empresa) x 100

 

13. Productividad

Esta métrica es muy interesante para los equipos de recursos humanos, ya que permitirá evaluar el rendimiento de la plantilla.

Aquí hay que prestar especial atención a qué tipo de tareas se realizan, porque dependiendo de su complicación requerirá mayor o menor tiempo.

Si el porcentaje de productividad que se obtiene es elevado esto va a indicar que el departamento de recursos humanos funciona de manera efectiva con menor esfuerzo.

Si, por el contrario, el porcentaje de productividad es bajo entonces habría que realizar cambios puesto que puede ocurrir que no se realicen las actividades laborales a tiempo y esto conlleve un aumento de gastos para la compañía.

Fórmula:

Productividad = (Total de tareas realizadas / Horas trabajadas) x 100

 

14. Horas extras trabajadas

Medir la KPI de horas extras trabajadas en recursos humanos permite evaluar la cantidad de tiempo adicional que dedica la plantilla fuera de su jornada laboral.

Podrás identificar si tus empleados están sobrecargados de trabajo. De ser así, se tendrían que reasignar algunas tareas para mejorar la distribución del trabajo.

Además, si las horas extras trabajadas son muy elevadas puede suceder que esto esté afectando negativamente a la vida personal y no se pueda conciliar la familia con el trabajo.

Además, las horas extras implican costes adicionales para las compañías. Si hay un número de horas extras muy alto sería necesario ajustar la planificación para controlar esos gastos.

El porcentaje de horas extras trabajadas no debería ser mayor al 10%.

Fórmula:

Horas extras = (Número de horas extras trabajadas / Número de horas regulares que deben trabajarse) x 100

 

15. Tasa de despido

La tasa de despido en recursos humanos es una KPI muy usada para cuantificar el porcentaje de personas empleadas que han sido despedidas en un período determinado.

Esta KPI es importante porque permite medir la eficacia en los procesos de selección, así como la estabilidad laboral.

Si la tasa de despido obtenida es alta esto indica la poca estabilidad laboral en la organización. De hecho, la tasa de despidos no debería superar el 5%.

Fórmula:

Tasa de Despido = (Número de empleados despedidos o que dejaron la organización durante el período / Promedio de empleados durante el período) x 100

 

16. Gastos de formación

Medir los gastos de formación sirve para evaluar si realmente la empresa está realizando una buena inversión en programa de formación para mejorar las capacidades de los empleados.

Para medir los gastos de formación debes sumar todos los gastos asociados a programas de formación y al desarrollo de los mismos. En este caso, se incluirá el material de formación o las plataformas de aprendizaje.

Si el porcentaje de gastos de formación es alto esto indicaría que la empresa está comprometida con la mejora continua de su plantilla.

Fórmula:

Gastos de Formación = Suma total de los costes de formación y desarrollo de empleados durante un período determinado

 

17. Proporción efectiva de mujeres y hombres en la empresa

Esta KPI se ha vuelto de vital importancia. Como sabes, en los últimos años ya se han publicado muchas normativas que obligan a las empresas a acabar con la brecha de género.

Por eso, las compañías de recursos humanos deben medir cuál es la proporción efectiva de mujeres y hombres en la plantilla.

Las empresas que tengan una proporción efectiva de mujeres y hombres alta estarán fomentando la igualdad de oportunidades.

Fórmula:

Proporción de mujeres y hombres = (Número de mujeres / Número total de empleados) x 100 = (Número de hombres / Número total de empleados) x 100

Te recordamos que puedes descubrir cuáles son las obligaciones de igualdad para tu empresa en nuestro blog. 

Antes de finalizar, es necesario destacar que existen diferentes KPIs que persiguen el mismo objetivo, como es el caso de:

  • Índice de rotación del talento
  • Tasa de retención del talento
  • Tiempo medio de permanencia en la empresa

En estos casos, no es necesario que calcules todas las KPIs, simplemente entre ellas podrás seleccionar la que desees calcular y sea más relevante para tu compañía. 

Esperamos que te resulten útiles todas las KPIs mencionadas. ¿Añadirías alguna KPI que consideres relevante para la estrategia de recursos humanos?

¡Cuéntanoslo en comentarios! 😉

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