¿Eres laboralista y ya estás usando la firma electrónica? Entonces seguro que has conseguido agilizar y simplificar diversos trámites en tu día a día.
¿Aún no has comenzado a digitalizar tus procesos? ¡Queremos ayudarte!
En este post, analizamos los trámites para lo que los laboralistas usan la firma electrónica de manera más habitual.
Conseguirás simplificar procesos, ser más productivo y ahorrar dinero y tiempo cada día:
¿Es útil la firma electrónica para la actividad de los laboralistas?
Así es, los laboralistas necesitan realizar numerosos trámites cada día.
Se encargan de brindar asesoramiento legal a personas trabajadoras y empresas, preparan y revisan contratos laborales, acuerdos de trabajo y actúan como representantes en caso de disputas laborales.
Además, los laboralistas se encargan de asesorar sobre gestión de despidos y contrataciones, sobre seguridad en el trabajo y sobre políticas internas y procedimientos.
Todos estos trámites suponen un verdadero quebradero de cabeza.
Imagina tener que obtener la firma de todos los documentos de forma física para todos esos trámites por parte de empresas o personas trabajadoras y luego tener que almacenarlos en un archivo físico.
La firma electrónica de Firmafy facilita las gestiones y los trámites de los laboralistas.
Todos los documentos se pueden firmar cómodamente de manera online y se guardan digitalmente con plena seguridad.
La firma electrónica ayuda a mejorar la productividad diaria de los laboralistas y, además, permite ahorrar mucho tiempo y dinero.
Si eres laboralista y deseas usar la firma electrónica pero no tienes muy claro para qué tipo de trámites vas a poder usarla, ¡te lo contamos!
¿Para qué tipo de trámites usan los laboralistas la firma electrónica?
La firma electrónica de Firmafy permite agilizar y simplificar numerosos trámites relacionados con la actividad laboral.
Entre las gestiones más habituales en las que los laboralistas hacen uso de la firma electrónica se incluyen:
Notificaciones sobre la firma de contratos laborales
La firma electrónica permite firmar contratos laborales de forma remota y segura facilitando la gestión de personas trabajadoras y futuros empleados.
La ventaja principal de firmar contratos con la firma electrónica es que los laboralistas consiguen reducir el tiempo necesario para cerrar esos acuerdos laborales.
El personal no tiene que desplazarse a las oficinas para firmar.
Además, se acabó eso de imprimir, escanear y archivar documentos. Todo se puede gestionar fácilmente con Firmafy.
Firmar cartas de despido y notificar el cese de la actividad laboral
Para gestionar despidos de forma rápida y eficaz los laboralistas suelen usar la firma electrónica para confirmar la recepción de la carta de despido a la persona trabajadora.
Además, se facilita la firma de todos los documentos relacionados con la finalización de la relación laboral.
Notificar una acción disciplinaria a través de una carta de sanción
Cuando se producen incumplimientos de las normas internas de una compañía o del contrato laboral, los laboralistas pueden usar la firma electrónica para garantizar:
- La notificación de la carta de sanción.
- Y su firma.
Firma de acuerdos de confidencialidad
Los laboralistas usan la firma electrónica para garantizar y agilizar la firma de los acuerdos de confidencialidad de forma legal y segura.
Firma de documentos en gestión de prestaciones
Los laboralistas suelen usar la firma electrónica para agilizar procesos administrativos, como es la gestión de prestaciones (subsidios por desempleo o beneficios laborales).
Es decir, los laboralistas pueden ayudar a las personas empleadas a presentar solicitudes de prestaciones por desempleo, incapacidades temporales o licencias por maternidad o paternidad.
La firma electrónica se usa para validar la autenticación de la solicitud.
Además, algunas prestaciones requieren la presentación de determinados informes y la firma electrónica se puede usar para confirmar la veracidad de esos documentos.
Para resolver conflictos
En situaciones de conflicto laboral en las que hay que formalizar acuerdos de mediación, los laboralistas también están haciendo uso de la firma electrónica para dejar constancia de la resolución de las disputas.
Autorización para representación legal
Los laboralistas en muchas ocasiones actúan en nombre de sus clientes y para ello requieren una autorización que puede formalizarse fácilmente con el uso de la firma electrónica.
Firmar comunicaciones con sindicatos y asociaciones
La firma electrónica puede, además, usarse para firmar acuerdos y convenios con sindicatos y resto de organizaciones laborales.
¿Para qué otro tipo de documentos laborales usan los laboralistas la firma electrónica?
Además, los laboralistas usan la firma electrónica para agilizar todo tipo de documentos relacionados con la actividad laboral.
En este caso, hay que distinguir entre:
Permisos de vacaciones
Los laboralistas pueden enviar propuestas de vacaciones a las personas trabajadoras y si éstas están de acuerdo los pueden firmar fácilmente.
Así, se elimina la necesidad de imprimir y firmar manualmente documentos para confirmar permisos y acuerdos de vacaciones.
Permisos retribuidos
Las personas empleadas pueden presentar solicitudes de permisos retribuidos por vía electrónica, indicando el motivo y las fechas en las que requieren ausentarse.
Los laboralistas reciben esa solicitud y si es aprobada la pueden firmar digitalmente para autorizar el permiso retribuido.
Acuerdos de suspensión de contratos
La firma electrónica puede ser utilizada para agilizar y formalizar el proceso de acuerdos de suspensión de contratos.
En este caso, el laboralista propondría un acuerdo de suspensión del contrato indicando la duración y las condiciones y se le enviaría a la persona empleada.
La persona trabajadora revisa la propuesta y de estar conforme la firma digitalmente.
ERTES
El uso de la firma electrónica en el proceso de los ERTES puede agilizar y facilitar la documentación y la comunicación entre empresas y personas empleadas.
Los laboralistas pueden usar la firma electrónica para notificar a las plantillas sobre el inicio de un ERTE y proporcionar detalles sobre los términos y condiciones del mismo.
Las personas afectadas por el ERTE pueden firmar digitalmente a través de la firma electrónica para aceptar las condiciones establecidas.
En el caso de que se realicen modificaciones en las condiciones del ERTE los laboralistas pueden utilizar la firma electrónica para notificar esos cambios.
Notificar situaciones de no asistencia al trabajo
Los laboralistas pueden utilizar la firma electrónica para agilizar y formalizar notificaciones de situaciones laborales, como la no asistencia al trabajo.
¿Pueden los laboralistas agilizar la firma de la documentación de prevención con la firma electrónica?
La formación en prevención de riesgos laborales es obligatoria cada vez que una nueva persona trabajadora se une a la plantilla de una empresa.
Los laboralistas pueden agilizar la firma de la documentación de prevención de riesgos laborales utilizando la firma electrónica.
La prevención de riesgos laborales implica medidas para garantizar la seguridad y la salud de las plantillas en el entorno laboral.
Los laboralistas pueden redactar políticas de seguridad y manuales de prevención de riesgos laborales para las personas trabajadoras.
Se les enviarán a las plantillas y deberán de confirmar su recepción y lectura a través de la firma electrónica.
Además, tal y como recoge el artículo 19 de la Ley de Prevención y Riesgos Laborales, independientemente del tipo de contrato y de su duración, las empresas deben facilitar a sus plantillas:
- Formación teórica.
- Y formación práctica en materia preventiva.
Las plantillas pueden firmar los documentos y los certificados de formación con validez legal a través de la firma electrónica.
¿Puede ayudar la firma electrónica en más tareas del ámbito laboral?
La firma electrónica permite también facilitar la firma de nóminas, optimizando el rendimiento de las personas en plantilla.
También posibilita la firma de los acuerdos de teletrabajo.
Los acuerdos de teletrabajo establecen los términos y condiciones bajo los que una persona trabajadora va a realizar sus funciones.
El uso de la firma electrónica en la firma de acuerdos de teletrabajo puede ser crucial para facilitar su firma.
¿Conocías los trámites más habituales para los que los laboralistas usan la firma electrónica? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!
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