¿Necesitas que te firmen siempre el mismo tipo de documento con Firmafy? Te explicamos cómo crear plantillas en Firmafy, una función que te ahorrará mucho tiempo.
Te ponemos un ejemplo: Para vender tus servicios, tus clientes firman un formulario. Tienes que subir ese documento a Firmafy y configurar dónde quieres que aparezcan las firmas o escribir el texto del email que acompaña a tu envío en Firmafy.
Si creas plantillas, esto no es necesario. Cuando vuelvas a subir ese documento la aplicación situará automáticamente la ubicación de las firmas y añadirá el texto del email.
A continuación, te explicamos cómo crear tus propias plantillas en Firmafy y cómo utilizarlas después en tu día a día.
Además, más abajo encontrarás un vídeo-tutorial para aprender a crear las plantillas paso a paso de manera visual.
¿Para qué sirven las plantillas de Firmafy?
Cuando creas una plantilla en Firmafy, nuestra aplicación guarda la siguiente información:
- Texto del email y asunto que acompaña al envío.
- Número de firmantes que se necesitan para ese documento.
- La posición donde deben ir las firmas en ese documento concreto.
De forma que, la próxima vez que vayas a enviar el mismo tipo de documento, si indicas que vas a utilizar la plantilla, ya no tendrás que detenerte en estos detalles, la aplicación los añadirá según la plantilla guardada.
Esto te ahorrará tiempo, al saltarte esos pasos y únicamente tendrás que indicar los datos de los firmantes antes de enviar en futuras ocasiones ese documento.
Cómo crear plantillas con Firmafy
Tienes dos formas de crearlas, te lo explicamos paso a paso:
Opción 1: Guarda tu documento enviado como plantilla
Cuando vayas a realizar un envío con el formato de firma que quieres guardar como plantilla, justo antes del envío te aparecerá este mensaje.
Simplemente tienes que ponerle un nombre a esa plantilla, escoger si la va a poder utilizar todo tu equipo o sólo tú y darle a «Guardar plantilla«.
Opción 2: Crea una plantilla desde tu panel de control
También puedes crear la plantilla sin tener que hacer un envío, sólo tendrías que hacer clic en el botón «Plantillas» que encontrarás en el menú lateral izquierdo de tu zona privada.
Al hacer clic se desplegará la pantalla donde se verán las plantillas que guardes. En la parte superior derecha haz clic en «Nueva Plantilla» y comienza el proceso.
- Indica en «Nueva plantilla» cómo se va a llamar esa plantilla.
- Sube el tipo de documento con el que usarás la plantilla y haz clic en continuar.
- Indica el número de firmantes y su cargo (por ejemplo, clientes) y continúa.
- Personaliza el texto del email de envío para firmar el documento, haz clic en continuar.
- Por último, indica dónde quieres que aparezcan las rúbricas. Haz clic en «Guardar plantilla» y ¡listo!
¿Cómo utilizo las plantillas de Firmafy?
Cuando vayas a hacer un nuevo envío de ese documento ya no tendrás que incluir ninguno de los detalles que has guardado en la plantilla.
Sólo tendrás que hacer clic en «Nuevo envío» y escoge la plantilla deseada en «Seleccionar plantilla«.
A continuación, subirás el documento e indicarás los datos de los firmantes. ¡Y ya se puede enviar el documento!
¿Cuáles son las ventajas de usar plantillas en tus documentos para firmar?
Las principales ventajas de crear plantillas en tus documentos a firmar con Firmafy son que se ahorra tiempo de trabajo y aumenta la productividad.
Las personas trabajadoras pueden dedicarse a otras tareas que no puedan automatizarse.
Imagina que en tu departamento de recursos humanos tienes que enviar cada día el mismo documento de protección de datos a diferentes personas.
Si tienes que preparar ese documento desde cero cada vez que vayas a realizar el envío esto te va a quitar tiempo de trabajo.
Creando plantillas el proceso va a ser muy ágil y conseguirás ser más eficiente en tu día a día.
Aprende a crear plantillas paso a paso con este vídeo-tutorial
A continuación, te vamos a enseñar a crear tus propias plantillas en Firmafy paso a paso:
¿Te ha parecido útil? ¿Ya usabas esta herramienta? Nos encantará leer tus comentarios.
Si quieres ver más consejos o vídeo-tutoriales sobre cómo utilizar Firmafy, visita nuestro canal de Youtube 🙂
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