Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

¿Necesitas enviar un documento y que te llegue firmado siguiendo una jerarquía? Hoy te explicamos cómo establecer un orden de firma online en Firmafy.

Esta funcionalidad es muy útil, por ejemplo, si tienes una ETT y al formalizar el contrato laboral, prefieres que primero lo firme la empresa y después el trabajador.

Con Firmafy podrás especificar que necesitas que haya un orden de firma fácilmente, marcando la casilla «Firmar en Orden«.

En este artículo te contamos cómo establecer un orden de firma online en Firmafy, para que puedas implementar este sistema en tus envíos.

Además, más abajo, encontrarás un vídeo-tutorial con los pasos que debes seguir. 

Pasos para implementar un orden de jerarquía de firma

Una vez escogido el tipo de envío que quieres hacer, sube el documento que necesites que te firmen y sigue los siguientes pasos:

  1. Selecciona el número de firmantes.
  2. Marca la casilla “Firmar en Orden”. Esta casilla aparecerá al lado del número de firmantes si indicas que van a firmar dos o más personas.
  3. Ten en cuenta que si escoges la firma por orden, el «Firmante 1» recibirá el documento antes que el Firmante 2, y así sucesivamente.
  4. Personaliza el envío con el asunto y mensaje del email que deseas, arrastra el cuadro de firma para señalar dónde deseas que aparezca la rúbrica de cada persona, y haz clic en «ENVIAR«.
Casilla firmar en orden en Firmafy

Una vez hecho el envío, recibirás el documento de vuelta firmado cuando la última persona que hayas indicado en tu envío firme el documento.

¿Qué tienen que hacer los firmantes para seguir un orden de firma?

Para las personas que firman el documento, el proceso será el mismo que se sigue en la opción de firmar sin seguir un orden, no habrá ningún cambio al recibir los documentos.

Una vez enviado el documento, la primera persona de la lista de firmantes recibirá un mensaje de Firmafy y en cuanto lo firme, le llegará al siguiente firmante la notificación para firmar, y así hasta completar el listado de firmantes que hayas introducido en tu envío.

Al terminar, recibiréis todos una copia del documento con las rúbricas y tendréis acceso a la auditoría del proceso de firma.

¿Cómo hacer un seguimiento de los envíos?

Para asegurarte de que todo el proceso va bien y tener un control de en que punto se encuentra el documento puedes hacer un seguimiento de tu envío, desde la sección “Envíos Realizados”.

Por último, al hacer clic sobre el documento enviado verás una pestaña desplegable azul con el nombre de los firmantes, donde se te indicará si el documento está “Firmado” o “Pendiente de Firmar”.

Si ves que alguno de los firmantes está tardando mucho en firmar tienes una opción muy interesante: puedes enviarle un recordatorio de firma.

Para ello, tendrás que hacer clic dentro de tu panel personal en «Envíos Realizados», seleccionar el envío que desees, elegir el firmante que aún quede pendiente de firma y «Reenviar la solicitud».

Podrás reenviarla vía WhatsApp, vía email o por SMS.

 

Aprende a establecer un orden de firma paso a paso

Para que te quede más claro todo el proceso para establecer un orden de firma, te dejamos este vídeo-tutorial en el que puedes ver cómo hacerlo paso a paso. ¡Esperamos que te sirva de ayuda!

Cómo firmar en orden con Firmafy

¿Conocías esta opción de envío? Nos encantará leer tu experiencia en comentarios. Si te interesan este tipo de artículos, suscríbete a nuestra newsletter para recibir más consejos.

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