¿Tienes que firmar todas las nóminas de tu plantilla? ¿Eres la persona responsable de firmar varios contratos cada día en tu empresa?
Estas labores pueden ser tediosas. Si tienes una empresa con muchos trabajadores firmar todas sus nóminas te podría llevar más de un día, pero nosotros te traemos la solución.
Con Firmafy podrás firmar todas las nóminas de tu plantilla de forma rápida y sencilla. ¿Quieres saber cómo?
En este post te explicamos cómo firmar online muchos documentos a la vez para ahorrar tiempo y poder dedicarte a otras tareas con la funcionalidad “firma en lote”.
Esta funcionalidad de Firmafy es muy valorada, ya que permite a administradores y jefes de departamento realizar un firmado masivo en una sola gestión.
Es decir, todos los documentos que requieran su firma quedarán firmados con plena validez legal en un solo día, en cuestión de segundos.
Más abajo, te dejamos un vídeo-tutorial para que veas el procedimiento de firmado masivo paso a paso.
¿Qué es la firma en lote o firmado masivo?
La firma en lote, también conocida como firma masiva, es un proceso mediante el que se permite la firma de múltiples documentos en una sola gestión.
Es decir, en lugar de tener que firmar cada documento de forma individual, la firma en lote permite firmar varios documentos en un solo clic y en cuestión de segundos.
Podría decirse que la firma en lote es una manera rápida, eficiente y segura de firmar varios documentos al mismo tiempo.
¿En qué casos se utiliza la firma en lote?
La firma en lote o firmado masivo se usa en situaciones en las que se deben firmar muchos documentos, como contratos, acuerdos de confidencialidad u otros documentos legales.
De esta manera, se evita tener que firmar cada documento de manera individual y se elimina la necesidad de imprimir los documentos para firmarlos manualmente, ahorrando tiempo y costes.
Así puedes firmar varios documentos en un mismo envío
Imagina que tienes una empresa de más de 250 trabajadores y cada mes tienes que firmar las nóminas de todos ellos. Este trámite te quita muchísimo tiempo de otras tareas igual de importantes.
Con Firmafy te ofrecemos una solución: podrás firmar los documentos que necesites en un mismo envío.
Es decir, podrás hacer uso del envío masivo para tener todos los documentos firmados en una sola gestión.
Lo único que tienes que hacer es tener una cuenta creada en Firmafy y acceder a tu panel personal. Desde ahí podrás firmar de manera rápida y eficaz los documentos que quieras.
Cómo firmar varios documentos en un mismo envío paso a paso
El primer paso es acceder a tu panel personal. Dentro de él, encontrarás a la izquierda diferentes funcionalidades.
Tendrás que seleccionar “Firmados por mi”. En esta sección aparecen todos los documentos que has firmado y todos los que están pendientes de tu firma.
Podrás elegir entre 2 opciones:
- “Firmar todos” si deseas firmar todos los documentos que aparecen.
- “Firmar Seleccionados” si sólo deseas firmar algunos de ellos.
Para firmar deberás aceptar la política de protección de datos y verificar tu identidad.
Para ello, te llegará a tu dispositivo móvil una clave que deberás introducir a modo de verificación (código OTP).
Una vez que introduces ese código OTP ya podrías firmar. Te aparecerá un cuadro donde podrás dibujar tu rúbrica. Fácil, ¿verdad?
¿Para qué tipo de documentos es útil el firmado masivo?
El firmado masivo o la firma electrónica en lote es de gran utilidad para trabajadores y trabajadoras que necesiten firmar múltiples documentos en un mismo día y necesiten ahorrar tiempo y ser más productivos.
Por ejemplo, el firmado masivo de documentos es útil para:
- Contratos de trabajo. En ocasiones, las compañías contratan a varios empleados al mismo tiempo. El contrato requerirá la firma del empleado y del empleador. En este caso, es muy útil el firmado masivo para agilizar el proceso de firma. El empleador podrá tener firmados todos los contratos en cuestión de segundos.
- Acuerdos de confidencialidad. Algunas empresas necesitan firmar acuerdos de confidencialidad con varios clientes o con varios proveedores. En este caso, el firmado masivo o la firma en lotes es de gran utilidad, ya que permitirá firmar todos los acuerdos de forma rápida y sencilla.
Además, el firmado masivo es muy útil para firmar cualquier tipo de autorización, documentos legales o contratos de compraventa.
En definitiva, firmar varios documentos online a la vez permitirá a la persona trabajadora ser más eficiente en sus tareas diarias.
Ventajas de firmar varios documentos en un mismo envío
Las principales ventajas de firmar varios documentos en una sola gestión son:
Agiliza los trámites
El firmado masivo te permitirá agilizar todos tus trámites y gestiones diarias y podrás dedicar tiempo a otras tareas que lo requieran.
Esta funcionalidad es muy beneficiosa en particular para empresas con grandes volúmenes de firmas.
Aumenta la productividad
Al firmar varios documentos a la vez mejora la eficiencia. Los administradores, jefes de departamento o cualquier trabajador que deba firmar múltiples documentos podrá realizar esa tarea de firma en cuestión de segundos.
No tendrá que firmar uno a uno los documentos, sino que podrá seleccionar qué documentos quiere firmar y finalizar el proceso de firma en una sola gestión.
De esta manera, podrá concentrarte en otras tareas importantes.
Mantiene seguros tus documentos firmados
Además, una gran ventaja es que tendrás todos tus documentos guardados en la nube y podrás consultarlos de forma segura siempre que lo necesites.
Cuando hay grandes volúmenes de documentos es muy posible que se produzcan pérdidas y sea difícil encontrar alguno en un momento determinado. De esta manera, los tendrás todos al alcance en pocos segundos.
Firmafy utiliza un sistema cifrado y seguro que protege la integridad de los documentos y garantiza la autenticidad de las firmas, lo que reduce el riesgo de fraude y aumenta la seguridad de los documentos firmados.
Ahorra tiempo
El firmado masivo de documentos de forma online a la vez es mucho más rápido que el proceso de firma tradicional (en el que tendrías que ir firmando los documentos uno a uno).
Con el firmado masivo puedes firmar todos los documentos en un solo paso y sin tener que imprimirlos, lo que puede ahorrarte mucho tiempo.
Minimiza costes
Al no tener que imprimir los documentos también ahorras en costes de papel, tinta, impresoras y otros materiales de oficina.
Reduce el impacto ambiental
Además, se minimiza la huella ambiental y se contribuye a la protección del medio ambiente.
Como ves, las funcionalidades de Firmafy son muy diversas. Nuestra solución de firma electrónica está creada para ahorrar tiempo y costes y fomentar la productividad de toda la plantilla.
Aparte de esta funcionalidad puedes crear plantillas, crear grupos de trabajo e incluso seguir el estado de las firmas.
Aprende a firmar online varios documentos a la vez paso a paso
¿Deseas visualizar paso a paso cómo hacer el firmado masivo de documentos? En este vídeo-tutorial te explicamos cómo firmar online varios documentos a la vez:
Si tienes alguna duda puedes contactar con nuestro equipo de soporte técnico. Estarán encantados de resolver todas tus cuestiones.
¿Conocías las ventajas del firmado masivo? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!
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