En estos meses está surgiendo una cuestión muy recurrente: ¿cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Antes de nada, es necesario aclarar que desde el año 2015 la Ley 25/2013 ya indica la obligatoriedad de usar la facturación electrónica en las transacciones con la Administración.

Aunque en este sentido, hay restricciones y no todas las empresas están obligadas, como verás más abajo.

La novedad es que la Ley Crea y Crece incluyó la obligatoriedad de usar la factura electrónica para todo tipo de transacciones con empresas o particulares.

Te contamos todos los detalles.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que se usa para mantener respaldada una transacción comercial.

Una factura electrónica debe contener información clave de la transacción, como:

• Datos y dirección del emisor.
• Datos y dirección del receptor.
• Fecha de emisión.
• Número de factura.
• Servicios proporcionados.
• Cuantía a pagar.
• Impuestos correspondientes

A diferencia de las facturas tradicionales, que se suelen usar en papel, la factura electrónica es muy útil porque permite almacenarse en la nube sin necesidad de imprimir ni de utilizar espacio físico.

Además, la factura electrónica permite agilizar los procesos de facturación y sirve como medida de control para acabar con la morosidad y la evasión tributaria.

¿Cuándo va a ser obligatorio usar la factura electrónica?

Como comentamos, el uso de la facturación electrónica es obligatorio para algunos autónomos y empresas que realicen actividades con la Administración desde el año 2015.

¿De qué depende la obligatoriedad de la factura electrónica? Va a depender de la forma jurídica del proveedor y del importe de la factura que se genere.

En la Ley 25/2013 se indica que están obligados a emitir facturas electrónicas:

• Sociedades de responsabilidad limitada y sociedades anónimas.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan la nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupaciones de interés económico y agrupaciones de interés económico europeo.

También será necesario emitir facturas electrónicas para fondos de pensiones o de inversiones, entre otros.

Hasta el momento, los autónomos persona física no tienen la obligación de emitir facturas electrónicas. Esta situación va a cambiar tras la publicación de la Ley Crea y Crece, como veremos a continuación.

En cuanto al importe de la factura hay Administraciones que no piden factura electrónica siempre y cuando el importe de la misma sea menor de 5.000 euros con IVA incluido.

¿Qué ley regula la facturación electrónica?

La facturación electrónica está regulada en la Ley 7/2013, que indica su obligatoriedad de uso con las Administraciones Públicas.

Además, existe una ley novedosa: la Ley Crea y Crece, que obliga a todas las empresas, pymes y autónomos a usar la facturación electrónica en sus transacciones comerciales.

El fin de esta obligatoriedad incluida en la Ley Crea y Crece pretende combatir el fraude fiscal en el mundo empresarial y mejorar la eficiencia en la facturación de las compañías.

Además, la facturación electrónica posibilita reducir los errores humanos, automatizar los procesos y ofrecer mayor transparencia y seguridad en operaciones comerciales.

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en 2023?

Tras la publicación de la Ley Crea y Crece quedó pendiente el desarrollo reglamentario de la factura electrónica para conocer qué requisitos deben cumplir estas facturas.

El 15 de junio se publicó el Proyecto de RD por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y particulares.

En dicho proyecto de RD se incluyen novedades como:

• Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada. En este caso, puedes usar Firmafy para mantener tus firmas respaldadas con plena validez legal.
• Se creará una plataforma de intercambio de facturas electrónicas que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Las empresas y personas profesionales que usen la solución pública de facturación electrónica, deberán emplear la sintaxis Facturae.

Además, las facturas electrónicas deberán garantizar:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.
• Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

Todas las facturas electrónicas tienen que identificarse con un código único que necesariamente contendrá:

• El número de identificación fiscal del emisor.
• El número y serie de la factura.
• La fecha de expedición de la factura.

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

De manera adicional, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Una vez que entre en vigor el RD, durante los primeros 12 meses las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.

A excepción de que la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

¿Qué plazos tienen las pymes y los autónomos para adaptarse a la nueva obligación empresarial?

Una vez entre en vigor el RD y, por tanto, las especificaciones pertinentes, las empresas van a tener dos plazos distintos para implementar la facturación electrónica según su volumen de facturación:

• Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez aprobado el reglamento técnico. Por tanto, se prevé su aplicación en 2024.
• Para las compañías con una facturación inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años tras la aprobación del reglamento técnico. Su aplicación está prevista para 2025.

¿Cuáles son los principales beneficios del uso de la factura electrónica?

El uso de la factura electrónica aporta grandes ventajas:

• Permite digitalizar las relaciones empresariales y mantener guardadas todas las facturas de forma segura.
• Reduce el tiempo y los costes, lo que aumenta la productividad de la plantilla.
• Evita la morosidad en las operaciones comerciales.
• Minimiza los errores humanos a través de la automatización de los procesos.

¿Cuáles son las sanciones por no tener programas de facturación electrónica?

Las empresas y autónomos que no tengan programas de facturación electrónica, una vez que se aplique la Ley Crea y Crece estarán constituyendo una infracción, que podría alcanzar los 10.000 euros.

Si deseas evitar sanciones y cumplir con tus obligaciones te animamos a ir preparándote incluyendo programas de facturación electrónica.

¿Necesitas firmar tus facturas electrónicas con una solución de firma online? Puedes beneficiarte del Kit Digital para implantar en tu empresa la firma electrónica de Firmafy.

¿Conocías la obligatoriedad de contar con programas de facturación electrónica? Déjanos más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!