¿Alguna vez has enviado una carta certificada? ¿Sabías que existe un tipo de notificación online con los mismos efectos jurídicos?
Hoy te enseñamos cómo enviar un Email Certificado para poder tener tus correos respaldados legalmente con Firmafy y acreditar formalmente esa notificación.
Te ponemos un ejemplo: tienes una empresa que ofrece servicios con cuota de suscripción y quieres notificar a un cliente el impago de una cuota. Enviando un email certificado te aseguras de tener una prueba fehaciente de que ese email se ha enviado y se ha leído, y tomar acciones legales si así lo consideras necesario.
En el artículo de hoy te explicamos cómo enviar un Email Certificado con Firmafy para que puedas incluir este sistema en tu empresa.
Además, encontrarás más abajo un vídeo-tutorial para que conozcas cómo realizar los envíos paso a paso.
¿Qué es un Email Certificado?
Un Email Certificado es un correo electrónico en el que queda registrado desde dónde se envía, en qué momento, su contenido y el destinatario.
Lo que diferencia al Email Certificado de un email convencional es su seguridad jurídica. Un Email Certificado registra la comunicación y ofrece unas garantías legales superiores.
La funcionalidad es la misma que la de un burofax, tener la posibilidad de certificar frente a terceros que hemos hecho ese envío online.
Es decir, un Email Certificado permite demostrar de manera irrefutable que se ha producido una comunicación.
Imagina que envías un email a un cliente y éste niega haberlo recibido. Con el Email Certificado podrás demostrar que esa comunicación se ha producido y usarlo como prueba en un proceso judicial.
¿Para qué utilizan las empresas el Email Certificado?
Algunos de los usos que se le puede dar al Email Certificado son:
- Reclamación de impagados (facturas, recibos…).
- Comunicación entre empresa y trabajador.
- Comunicación entre una persona física y administración pública (hacienda, seguridad social, becas, ayudas…).
- Comunicación en la empresa sobre la modificación de condiciones laborales o despidos.
- Comunicación entre el propietario de un piso y su inquilino.
En Firmafy existe una trazabilidad del envío y nuestro sistema de envío permite garantizar que el contenido del email no ha sido alterado. Certificamos igualmente el tiempo exacto de envío del email.
Además, al hacer el envío, se genera un Código Seguro de Verificación (CSV) con el que podrás acceder a la auditoría del email siempre que lo necesites.
Las ventajas de usar un Email Certificado son la validez legal que ofrece, su inmediatez y el factor sostenible que fomenta en la empresa.
¿Y cómo se envía un Email Certificado con Firmafy? Este tipo de envíos se hace de forma sencilla e intuitiva, muy parecida a mandar un email convencional.
A continuación, te contamos los pasos que debes seguir para enviar un email certificado.
¿Cómo enviar un email certificado con Firmafy?
Lo primero que debes hacer es seleccionar la opción “E-mail Certificado” cuando hagas un nuevo envío en Firmafy.
A continuación, rellena los datos del destinatario, asunto y cuerpo del correo. Opcionalmente también podrás añadir un número de móvil y marcar la casilla “Notificar vía SMS” si quieres que el receptor reciba una notificación de ese email al teléfono.
Si lo deseas, puedes adjuntar algún archivo adicional que necesites remitir adjunto al receptor en el email.
Una vez completados todos los datos haz clic en «Enviar«. El destinatario recibirá un email de tu empresa que tendrá al final una indicación sobre protección de datos y confidencialidad donde se explica que le han enviado un email certificado y lo que conlleva.
¿Cómo puedo ver si mi email ha sido leído y hacer un seguimiento?
Desde tu panel personalo podrás ver las interacciones que tiene el destinatario con el email.
Accede a la sección “Envíos Realizados” de Firmafy, haz clic en la segunda pestaña que encontrarás en la parte superior de la pantalla “E-mail Certificado”.
Pulsa sobre la línea en que aparece el envío y te aparecerán los detalles del envío. En la parte inferior izquierda haz clic en la flecha y encontrarás la siguiente información:
Aprende a enviar Email Certificados paso a paso
Para que tengas más claro cómo realizar el envío de un email certificado te dejamos aquí este vídeo-tutorial, ¡esperamos que te sirva de gran ayuda!
¿Certifican la llegada, apertura del email enviado y las redirecciones del email a otros destinatarios?.
¿Certifican la llegada, apertura de los sms enviados y las redirecciones del sms a otros destinatarios?.