¿Necesitas ahorrar costes en tu compañía? ¿Te gustaría eliminar las gestiones en papel? Si alguna vez te has planteado cuánto tiempo y dinero pierde una empresa por firmar y escanear, ¡este es tu lugar!
A continuación, te damos las claves principales para convertir tu empresa en un espacio sostenible e impulsar la digitalización.
Así conseguirás ahorrar en trámites en papel y reducirás los tiempos en gestiones administrativas consiguiendo una mayor productividad y eficiencia empresarial.
Ahorra tiempo y dinero realizando todos tus trámites online
Si tras evaluar a tu compañía detectas la gran inversión que suponen los trámites en papel, te ofrecemos una alternativa para ahorrar costes: la firma electrónica.
La firma electrónica de Firmafy te permitirá eliminar casi el 100% de papel en tus oficinas. Podrás realizar las firmas de todos tus documentos desde cualquier dispositivo móvil, ordenador o tablet con plena validez jurídica.
Además, tu plantilla será más productiva y podrá realizar otro tipo de tareas que requieran más tiempo.
¿Tienes dudas? Detallamos cuánto dinero y tiempo le puede suponer a tu empresa escanear y firmar.
Este es el dinero y tiempo que pierde una empresa por escanear y firmar
Paquete de folios
Para poder firmar todos tus documentos de manera tradicional necesitas comprar folios. El precio de un paquete de 50 folios puede oscilar entre 4,5€ y 5€.
Suponiendo que en tu empresa tengas que realizar al día 100 firmas tendrías que hacer una inversión de unos 300€ al mes. Esto es teniendo en cuenta que cada documento que tengan que firmar en tu empresa ocupe una sola página.
Si cada documento, contrato, factura, nómina, etc ocupa más de 2 páginas entonces la inversión será mayor.
Además, para firmar de forma tradicional sería necesario disponer de bolígrafos. Cada bolígrafo puede tener un coste de unos 0,60€.
Si tu empresa tiene un gran volumen de firmas y tu plantilla tiene más de 250 trabajadores la inversión que tienes que hacer para comprar bolígrafos también asciende.
Impresora
Cada vez que tengas que escanear un documento, contrato o nómina necesitas usar una impresora.
Si tu equipo de recursos humanos es muy amplio y necesitan realizar fotocopias de forma constante, será necesario que compres más de una impresora.
A veces, cada departamento requiere la suya por lo que los gastos en material siguen aumentando. Una impresora puede costar alrededor de 200€.
Tóner
Para poder usar la impresora requieres de tinta o cartuchos de tóner. El precio de los mismos variará en función de la impresora que tengas.
Por poner un ejemplo, un cartucho de la marca Brother TN2420 tendría un precio de unos 75€.
Dependiendo del número de documentos que tengas que escanear e imprimir la duración del cartucho de tóner será mayor o menor. A estos gastos en materiales hay que sumarles el tiempo que se requiere en estas gestiones.
Pérdida de productividad
Si tus trabajadores tienen que preparar uno a uno cada documento para su posterior escaneo y firma tendrán que dejar de lado otras labores que también sean importantes. Además, tardarán mucho más tiempo en trámites administrativos y su productividad se verá mermada.
A esto hay que sumarle la ardua labor de buscar un documento entre multitud de carpetas.
Cuando tienes todos los documentos firmados a mano tienes que crear un lugar donde guardar toda esa documentación.
Así se va acumulando en carpetas que pueden sufrir algún tipo de riesgo como perder la información a causa de humedad, goteras o un incendio en las instalaciones.
Asimismo, si almacenas la documentación en papel necesitas un espacio donde guardar todas las carpetas y archivadores. Esto también conlleva una inversión. Necesitarás alquilar una oficina más grande y por tanto más costosa.
Recuerda que debido a la protección de datos debes ir destruyendo de forma periódica la documentación que almacenas.
También tendrías que comprar una destructora de papel cuyo coste supondría unos 50€ más para tu empresa.
Es cierto que estaría la opción de digitalizar todos los documentos para evitar archivar toda la documentación en papel, pero esto también requiere un gran trabajo por parte de los empleados.
Envío de la documentación
Cuando un cliente se encuentre fuera de la ciudad y tenga que firmar algún documento será necesario sumar el coste de ese envío.
Un envío convencional en correos (varía en función del tamaño y del peso) oscilaría entre 1,25€ y 5€ si se trata de un envío certificado.
Como ves todos los trámites no solo conllevan un alto coste sino también procesos de trabajo que se alargan días. De hecho, casi el 50% de los autónomos considera los trámites burocráticos su principal problema.
Hay estudios que revelan que un autónomo pierde más de 11 días al año en papeleo.
Además, las empresas y pymes pueden perder alrededor de 1.000 € por segundo debido a la burocracia, por lo que es importante buscar alternativas para facilitar y acelerar los trámites administrativos.
Así podrás eliminar costes y ahorrar dinero en tu empresa
Si optas por una oficina sin papeles y realizar tus labores de firma online podrás disfrutar de múltiples ventajas. El principal beneficio será el ahorro que supondrá para tu empresa.
Con Firmafy no tendrás que escanear ni imprimir absolutamente nada. Como ya te indicamos al inicio de este post para firmar tanto tu plantilla como tus clientes y proveedores soló necesitarán un dispositivo móvil, ordenador o tablet.
Por tanto, puedes decir adiós a los folios, bolígrafos, impresoras y cartuchos de tóner de tu oficina. Esto supondrá un gran ahorro para tu compañía.
Además, todos los documentos que firmes con la firma electrónica de Firmafy se guardarán de forma segura en la nube.
De esta manera, también podrás despedirte de los archivadores y carpetas y no tendrás que alquilar una oficina más amplia. Y estaría disminuyendo el riego de perder los documentos.
Tampoco tendrás que gastar dinero en enviar a través de correo ningún tipo de documentación.
Tus clientes recibirán en sus dispositivos móviles un código OTP para poder realizar la firma de sus documentos y podrán firmar desde cualquier lugar.
Tu plantilla será mucho más productiva. No tendrán que realizar constantes llamadas para conocer el estado de las firmas.
Desde Firmafy puedes seguir cuál es el estado de las firmas en menos de 1 minuto.
Además, cuando tengan que enviar cualquier tipo de contrato o nómina tendrán la opción de crear plantillas para no tener que generar el mismo documento una y otra vez.
Si se eliminan los gastos en materiales y de envíos, ¿no crees que la firma electrónica es una gran opción?
La única inversión que tendrás que realizar es la contratación de uno de los planes de Firmafy.
Contamos con tarifas adaptadas a todo tipo de empresas, así que podrás elegir la que mejor se adecúe a tus necesidades según tu tamaño y el volumen de firmas diarias que requieras.
Si aún así no estás convencido te ofrecemos la posibilidad de acceder a una prueba gratuita para conocer el funcionamiento de Firmafy. ¡Estamos seguros de que te encantará!
No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡te leemos!
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