Aplicar nuevas modalidades y tecnologías que contribuyan a la sostenibilidad y al medio ambiente se han convertido en valores claves para las empresas, y si además, ayudan a la eficiencia y productividad empresarial se convierten en un must.
Por eso hablamos hoy de la modalidad Paperless, te contamos qué significa y cómo aplicarla en tu empresa.
¿Qué es la modalidad Paperless?
Paperless, o sin papel en español, es la práctica de eliminar el uso de papel en los procesos empresariales, optando en su lugar por alternativas electrónicas para almacenar, compartir y procesar información.
Esta modalidad abarca desde la digitalización de documentos hasta la adopción de soluciones totalmente electrónicas para la gestión de documentos y firmas.
¿Cómo aplicar la modalidad Paperless en la empresa?
Hay una variedad de alternativas y claves para incluir a tu compañía en la modalidad Paperless, y que seguro ya estás familiarizado con ellas. Destacamos:
La digitalización de documentos: Convertir documentos físicos en archivos digitales es el primer paso hacia lo paperless. Escanear documentos y almacenarlos en formato electrónico permite acceder a ellos de manera rápida y sencilla, eliminando la necesidad de archivar grandes cantidades de papel.
La gestión y almacenamiento de documentos en la nube: Utilizar servicios de almacenamiento en la nube para gestionar y compartir documentos de forma segura y colaborativa.
Los formularios electrónicos: Utilizar formularios electrónicos en lugar de formularios en papel para recopilar y procesar información. Las soluciones de formularios electrónicos permiten crear, distribuir y recopilar datos de manera eficiente, eliminando la necesidad de imprimir y rellenar formularios en papel.
La comunicación electrónica: Utilizar correo electrónico, mensajería instantánea y otras herramientas de comunicación electrónica para intercambiar información y colaborar en proyectos. La comunicación electrónica facilita la colaboración remota y reduce la dependencia del papel en la correspondencia y la comunicación interna.
La facturación electrónica: En lugar de enviar facturas impresas por correo postal, utilizar sistemas de facturación electrónica para enviar facturas por correo electrónico o a través de plataformas de facturación en línea. La facturación electrónica agiliza el proceso de facturación y reduce el uso de papel y recursos asociados con la impresión y el envío de facturas físicas.
La gestión de reuniones y eventos: Utilizar herramientas en línea para gestionar reuniones y eventos, como agendas electrónicas, sistemas de reserva de salas y plataformas de videoconferencia. La gestión electrónica de reuniones y eventos elimina la necesidad de imprimir agendas y documentos relacionados y facilita la colaboración remota.
¿Cómo ayuda Firmafy a la modalidad Paperless?
Otra alternativa que contribuye a la modalidad Paperless, es la firma electrónica, cuyo papel es crucial en la gestión online de documentos, permitiendo a las organizaciones eliminar la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, lo que agiliza los procesos y reduce los costos asociados con el manejo de papel.
La firma electrónica de Firmafy, es una herramienta que cumple con esta modalidad eliminando al 100% el uso del papel, ahorrando así en tiempo y material. Además, permite la gestión y firma de documentos de manera fácil, segura y legal.
Beneficios de la firma electrónica en la modalidad paperless
- Eficiencia: Elimina la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, lo que acelera los procesos y reduce los tiempos de espera.
- Ahorro de costos: Reduce los gastos asociados con el papel, la impresión y el almacenamiento físico de documentos.
- Accesibilidad: Facilita el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que los documentos digitales pueden ser almacenados y compartidos fácilmente en la nube.
- Seguridad: Proporciona un nivel de seguridad comparable o incluso superior al de las firmas manuscritas, gracias a la criptografía y a los controles de acceso.
- Sostenibilidad: Contribuye a la reducción del consumo de papel y al impacto ambiental asociado con su producción y eliminación.
¿Se te ocurren otras medidas para fomentar la modalidad Paperless? ¡Te leemos!
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