Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

El auge de las nuevas tecnologías y la evolución de la digitalización han impulsado el uso de la firma electrónica para todo tipo de documentos.

A través de la firma electrónica se pueden firmar contratos, nóminas, documentos de protección de datos, etc.

Pero hay una pregunta que muchos usuarios se hacen, ¿está obligada la Administración a admitir documentos firmados sin Certificado Digital?

En este post, vamos a resolver esta cuestión y analizaremos los aspectos más importantes de las firmas aceptadas como válidas.

 

La Administración está obligada a admitir documentos firmados online sin Certificado Digital

Cuando presentas un documento ante la Administración firmado de manera digital, éste debe cumplir una serie de requisitos para que el documento sea válido.

Para garantizar su validez, puedes elegir entre varios sistemas distintos de firma, entre los que destacan el Certificado Digital y la firma electrónica.

En ambos casos, para que el documento firmado con firma electrónica o con Certificado Digital sea válido tiene que acreditar la autenticidad del firmante y garantizar la inalterabilidad del documento.

La diferencia entre ambos es que mientras que el Certificado Digital requiere de más tiempo para su obtención, la firma electrónica es inmediata.

Por lo que agiliza los procesos de firma y ahorra muchísimo tiempo de espera.

La firma electrónica se rige por el contenido del Reglamento Europeo eIDAS. Para que una firma electrónica sea aceptada por la Administración debe cumplir los requisitos que recoge el Reglamento (UE) Nº 910/2014.

Dentro del Reglamento Europeo eIDAS podemos distinguir entre 3 tipos de firmas: simple, cualificada y avanzada.

Mientras que la firma electrónica simple no permite identificar la identidad del firmante, la firma electrónica cualificada y la firma electrónica avanzada sí que posibilitan y garantizan su identificación.

Ambas firmas (cualificada y avanzada) son totalmente válidas y, por tanto, la Administración debe aceptar los documentos que hayan sido firmados online con alguna de estas firmas.

Los documentos firmados online con firma electrónica tienen un gran nivel de seguridad y aportan valor e integridad al documento, reforzando la confianza en las transacciones electrónicas.

La firma electrónica para tu empresa

Cómo tiene que ser un documento firmado online para ser aceptado por la Administración

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Pública, recoge en su artículo 10 los sistemas de firma admitidos por las Administraciones:

“Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento”.

En esta Ley 39/2015 se consideran válidos los sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada.

Siempre que un documento sea firmado con uno de estos 2 tipos de firma, la identidad del firmante se entenderá acreditada y, por tanto, aceptada por la Administración.

 

La Administración no puede negarse y deberá aceptar documentos firmados online sin Certificado Digital

Todas las personas podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de su identidad y la inalterabilidad del documento.

Cuando un usuario presente ante la Administración un documento firmado con firma electrónica avanzada, la Administración tendrá que verificar que se trata de una firma que cumpla con los requisitos del Reglamento Europeo eIDAS y aceptar su validez.

Lo más importante de un documento firmado con firma electrónica es que no se pueda falsificar.

 

Los documentos firmados con la firma electrónica de Firmafy tienen plena validez jurídica

La firma electrónica de Firmafy incluye hasta 5 evidencias que garantizan la identidad del firmante y validez del documento firmado:

  • Código OTP. Se trata de un código de seguridad único que debe introducirse siempre antes de firmar para garantizar la identidad del firmante.
  • Firma biométrica. La firma electrónica de Firmafy recoge los datos biométricos que identifican de forma única al firmante.
  • Código CSV. Cada documento firmado tiene un código CSV que identifica dicho documento y que garantiza que no ha sido alterado tras la firma.
  • Sellado de tiempo. Firmafy registra el momento preciso en el que se ha firmado un documento. Está certificado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  • Auditoría de la firma. Cada documento firmado con la firma electrónica de Firmafy incluye una auditoría completa del proceso de firma que garantiza la validez legal del proceso y recoge los datos de las partes que han participado en él.

Si deseas firmar documentos online con plena validez legal para que sean aceptados por la Administración, Firmafy es una gran opción.

Puedes realizar una prueba gratuita para conocer su funcionamiento y realizar tu primera firma.

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