El auge de las nuevas tecnologías y la evolución de la digitalización han impulsado el uso de la firma electrónica para todo tipo de documentos.
A través de la firma electrónica se pueden firmar contratos, nóminas, documentos de protección de datos, etc.
Pero hay una pregunta que muchos usuarios se hacen, ¿está obligada la Administración a admitir documentos firmados sin Certificado Digital?
En este post, vamos a resolver esta cuestión y analizaremos los aspectos más importantes de las firmas aceptadas como válidas.
La Administración está obligada a admitir documentos firmados online sin Certificado Digital
Cuando presentas un documento ante la Administración firmado de manera digital, éste debe cumplir una serie de requisitos para que el documento sea válido.
Para garantizar su validez, puedes elegir entre varios sistemas distintos de firma, entre los que destacan el Certificado Digital y la firma electrónica.
En ambos casos, para que el documento firmado con firma electrónica o con Certificado Digital sea válido tiene que acreditar la autenticidad del firmante y garantizar la inalterabilidad del documento.
La diferencia entre ambos es que mientras que el Certificado Digital requiere de más tiempo para su obtención, la firma electrónica es inmediata, por lo que agiliza los procesos de firma y ahorra muchísimo tiempo de espera.
La firma electrónica se rige por el contenido del Reglamento Europeo eIDAS. Para que una firma electrónica sea aceptada por la Administración debe cumplir los requisitos que recoge el Reglamento (UE) Nº 910/2014.
Dentro del Reglamento Europeo eIDAS podemos distinguir entre 3 tipos de firmas: firma simple, firma cualificada y firma avanzada.
Mientras que la firma electrónica simple no permite identificar la identidad del firmante, la firma electrónica cualificada y la firma electrónica avanzada sí que posibilitan y garantizan su identificación.
Ambas firmas (cualificada y avanzada) son totalmente válidas y, por tanto, la Administración debe aceptar los documentos que hayan sido firmados online con alguna de estas firmas.
Los documentos firmados online con firma electrónica tienen un gran nivel de seguridad y aportan valor e integridad al documento, reforzando la confianza en las transacciones electrónicas.
¿Cómo tiene que ser un documento firmado online para ser aceptado por la Administración?
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Pública, recoge en su artículo 10 los sistemas de firma admitidos por las Administraciones:
“Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento”.
Así, en la Ley 39/2015 se consideran válidos los sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada.
Siempre que un documento sea firmado con uno de estos 2 tipos de firma, la identidad del firmante se entenderá acreditada y, por tanto, aceptada por la Administración.
La Administración no puede negarse y deberá aceptar documentos firmados online sin Certificado Digital
Todas las personas podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de su identidad y la inalterabilidad del documento.
Cuando un usuario presente ante la Administración un documento firmado con firma electrónica avanzada, la Administración tendrá que verificar que se trata de una firma que cumpla con los requisitos del Reglamento Europeo eIDAS y aceptar su validez.
Lo más importante de un documento firmado con firma electrónica es que no se pueda falsificar.
¿Para qué tipos de documentos sirve la firma electrónica?
La firma electrónica se usa para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos.
Es muy útil para firmar contratos de alquiler, contratos de compra-venta o de arras, ya que la firma electrónica permite garantizar la autenticidad de todas las partes firmantes y posibilita firmar de manera online sin tener que imprimir ni escanear absolutamente nada.
También es útil para firmar documentos del departamento de recursos humanos como nóminas, acuerdos de confidencialidad, facturas, órdenes de pago o documentos de protección de datos, fomentando la firma electrónica la verificación y el procesamiento de los documentos.
Se puede usar la firma electrónica para firmar matrículas en colegios, institutos y universidades.
Asimismo, la firma electrónica es útil en el sector de la logística, el renting o el sector sanitario.
Como ves, la firma electrónica es utilizada para garantizar la integridad de una amplia variedad de documentos, permitiendo la existencia de un registro fiable y seguro de las firmas digitales. Esto ayuda a los clientes, trabajadores y empresas a realizar sus actividades online con mayor confianza y seguridad.
Los documentos firmados con la firma electrónica de Firmafy tienen plena validez jurídica
La firma electrónica de Firmafy incluye hasta 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante y validez del documento firmado:
- Código OTP. Se trata de un código de seguridad único que debe introducirse siempre antes de firmar para garantizar la identidad del firmante.
- Firma biométrica. La firma electrónica de Firmafy recoge los datos biométricos que identifican de forma única al firmante.
- Código CSV. Cada documento firmado tiene un código CSV que identifica dicho documento y que garantiza que no ha sido alterado tras la firma.
- Sellado de tiempo. Firmafy registra el momento preciso en el que se ha firmado un documento.
- Auditoría de la firma. Todos los documentos firmados con la firma electrónica de Firmafy incluyen una auditoría completa del proceso de firma que garantiza la validez legal del proceso y recoge los datos de las partes que han participado en él.
- Certificación del documento firmado. Cada documento firmado se expide con la certificación de Firmafy, la cual garantiza que el documento no ha sido alterado de manera posterior a la firma.
Si deseas firmar documentos online con plena validez legal para que sean aceptados por la Administración, Firmafy es una gran opción. ¿Has usado alguna vez la firma electrónica? No olvides dejar más abajo tu comentario. ¡Nos encanta leerte!
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