¿Trabajas en recursos humanos y necesitas agilizar tus trámites laborales? ¿Has soñado con automatizar el proceso de firma de nóminas? ¡Hazlo posible!
Con Firmafy podrás mejorar la productividad de tu plantilla a la hora de firmar nóminas y documentos laborales.
En este post te contamos cómo HK Nóminas agiliza los trámites laborales y firma de nóminas con Firmafy. Conocerás este caso de éxito y cómo han logrado agilizar este proceso.
Si quieres digitalizar tu estrategia de firma y ofrecer un servicio innovador, ¡sigue leyendo!
¿Está obligada tu plantilla a firmar sus nóminas?
No es obligatorio que los empleados firmen sus nóminas, pero sí es muy conveniente que lo hagan. De hecho, la firma de nóminas es una práctica muy usual en las empresas.
Eso sí, la firma de nóminas por parte de los empleados de una compañía es un trámite que requiere tiempo y supone un dolor de cabeza para los trabajadores de recursos humanos.
Por eso, las empresas buscan alternativas para la firma las nóminas y la firma electrónica se posiciona como una gran oportunidad.
¿Por qué incorporar la firma electrónica al proceso de gestión y firma de nóminas?
Cada día los trabajadores del departamento de recursos humanos tienen que enviar contratos, nóminas o documentos de protección de datos a sus empleados. Estos trámites conllevan mucho tiempo y para agilizar las gestiones aparece una alternativa: la firma electrónica.
¿En qué trámites laborales puede ayudar la firma electrónica de Firmafy?
Imagina que tienes una empresa de 200 empleados y necesitas que cada uno de ellos te envíe de vuelta su nómina firmada.
Tienes que enviar la nómina uno a uno, después tendrás que hacer llamadas, enviar emails o hacer seguimientos hasta conseguir que todos ellos te envíen la nómina con su firma.
¿Y si ese proceso pudiera simplificarse?
Con Firmafy puedes enviar las nóminas a toda tu plantilla en pocos segundos. Una vez que las envíes todos tus trabajadores recibirán un aviso vía email o SMS (según decidas) con el requerimiento de firma de la nómina.
Desde tu zona privada de Firmafy podrás hacer un seguimiento a tus envíos y conocer el estado de las firmas. Sabrás si el trabajador ha recibido tu requerimiento de firma, si lo ha leído y si lo ha firmado.
Esto te permitirá centrar tu tiempo y tu esfuerzo en otras tareas laborales que lo requieran.
Para que conozcas más a fondo todas las ventajas de la firma electrónica para la gestión y firma de nóminas, te presentamos un caso de éxito: HK Nóminas.
Este software de nóminas y gestión laboral ha integrado Firmafy consiguiendo mejorar la eficacia en sus procesos laborales.
A continuación, hablamos de las ventajas que ha supuesto la implantación de la firma electrónica para HK Nóminas.
¿Por qué HK Nóminas elige a Firmafy para agilizar los trámites laborales y firma de nóminas?
HK Nóminas se caracteriza por su eficiencia. La realización del proceso de nóminas, contratos y envíos de forma masiva convierten a este software en uno de los más destacados del mercado.
Su valor se ha incrementado tras integrar la firma electrónica de Firmafy e impulsar al rendimiento de los trabajadores de recursos humanos.
La firma electrónica está posibilitando un incremento de la productividad a la hora de controlar la firma de las nóminas de la plantilla. Pero, además, aporta los siguientes beneficios:
Mayor agilidad
HK nóminas ha conseguido gracias a la firma electrónica de Firmafy agilizar las tareas y la tramitación de nóminas y otros documentos laborales en las empresas.
Los trabajadores de recursos humanos pueden hacer un seguimiento de sus envíos para conocer cuál es el estado de firma de ese documento. Así sabrán en todo momento qué trabajadores han firmado sus nóminas y cuáles faltan aún por firmar.
Además, se olvidan de usar papel en las oficinas, ahorran tiempo y minimizan los costes. Ya no hay que imprimir y escanear los documentos sino que la firma electrónica permite hacer todas las gestiones laborales online.
Facilidad de uso
La firma electrónica de Firmafy es muy sencilla de usar y su sistema es muy intuitivo. No solo mejora el rendimiento de los trabajadores de recursos humanos, sino que el resto de la plantilla puede firmar de forma mucho más rápida.
Además, el proceso de firma se puede hacer desde cualquier lugar. Basta con que el trabajador, el proveedor o el cliente tenga a mano un móvil, un ordenador o una tablet.
Aporta valor y seguridad a los documentos laborales y nóminas
Todos los documentos que se firman a través de la firma electrónica de Firmafy tienen plenas garantías legales. Firmafy cumple con la normativa europea eIDAS garantizando la identidad del firmante e impidiendo la modificación de los documentos.
Así, las nóminas que se firman en HK Nóminas a través de Firmafy son totalmente seguras y se almacenan de forma directa en la nube.
Se ahorra espacio
Como comentamos, la firma electrónica de Firmafy posibilita guardar en la nube todos los documentos laborales. Esto permite que las oficinas puedan ahorrar espacio.
No se necesita una habitación para guardar los documentos de forma segura sino que ese espacio se puede utilizar para cualquier otra actividad.
Fomenta la sostenibilidad y el cuidado del medioambiente
La responsabilidad social y medioambiental es primordial hoy en día. Las empresas emiten más del 40% de las emisiones mundiales de CO2 a la atmósfera. Por eso, se están buscando alternativas para minimizar estas emisiones y proteger el medio.
De hecho, las empresas van a tener que registrar su huella de carbono y aquellas que sobrepasen los límites podrían ser sancionadas.
Usar la firma electrónica permite minimizar las emisiones de CO2 al eliminar los desplazamientos y fomenta la cultura paperless dentro de la estrategia empresarial.
Además, los clientes y los trabajadores cada vez tienen más en cuenta los valores de las empresas para decidir si trabajar o no en ellas.
Las empresas que usan la firma electrónica para sus trámites laborales mejoran su reputación en el entorno.
Junto con HK Nóminas, desde Firmafy fomentamos la sostenibilidad y la innovación en los procesos de trabajo.
Los nuevos tiempos han demostrado la necesidad de impulsar estrategias modernas y digitales que permitan agilizar todo tipo de trámites.
¿Cómo firmar una nómina con la firma digital de Firmafy?
El proceso de firma con Firmafy es muy ágil.
Tu trabajador de recursos humanos simplemente tendrá que acceder a su panel personal de Firmafy, entrar dentro de Nuevo Envío, hacer clic en Solicitud de Firma, cargar la nómina y enviarla al trabajador adecuado.
¡Importante! Firmafy tiene una opción muy ventajosa: la creación de plantillas. Esta funcionalidad permitirá al departamento de recursos humanos usar una plantilla para no tener que colocar el cuadro de firma (donde queremos que firme nuestro cliente o trabajador) una y otra vez.
El trabajador recibirá un aviso vía email o SMS para firmar. Entrará dentro del enlace, verá su nómina, podrá constatar que todos los datos sean correctos y procederá a firmar.
Para firmar recibirá un código OTP en su móvil que permite verificar la identidad del firmante, ¡y listo! Dibujaría su rúbrica desde el móvil, ordenador o tablet y se quedaría la nómina firmada.
Tanto el trabajador como el departamento de recursos humanos recibirán una auditoría completa del proceso de firma. Además, como comentamos, el departamento de recursos humanos tendrá constancia de la evolución de ese proceso de firma.
Si tu también quieres ofrecer un servicio exclusivo a tus clientes te animamos a hacer una prueba gratuita para que conozcas el proceso de firma paso a paso.
¿Qué te parece el proceso de firma de nóminas y documentos laborales con Firmafy? ¿Te gustaría implantar nuestra solución para mejorar la firma de las nóminas?
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