¿Sabías que la digitalización puede mejorar la gestión de eventos? ¡Te presentamos un caso de éxito!

Octopus acelera la gestión de eventos con Firmafy. La compañía granadina ha conseguido cerrar todo tipo de acuerdos de forma rápida, segura, online y con plena validez legal.

Te contamos qué más ventajas ha supuesto para Octopus el uso de la firma electrónica de Firmafy y cuál es su propuesta de valor tras la integración:

¿La firma electrónica es útil para empresas de eventos?

¡Así es! La firma electrónica es de gran utilidad para empresas de eventos, ya que proporciona una base legal en la que se definen las responsabilidades y obligaciones de la compañía y de los clientes.

En nuestro caso, Firmafy se ha convertido en una herramienta esencial para Octopus, empresa granadina inmersa en la gestión de eventos.

Octopus se diferencia de otras compañías de su sector gracias a un equipo especializado, al estudio personalizado de cada evento y a la innovación y renovación continua.

La última innovación incluida ha sido la firma electrónica de Firmafy pero, ¿por qué Octopus usa la firma electrónica?

¿Qué es Octopus?

Octopus es una compañía granadina especializada en eventos, que ofrece a sus clientes apoyo durante el proceso de producción de su estrategia de comunicación y marketing atendiendo a soluciones de producción de stand y mobiliario para ferias y eventos.

Esta compañía actúa ofreciendo sus servicios a nivel nacional, lo que conllevaba desplazamientos innecesarios y envíos físicos de documentación de unas localizaciones a otras.

Para evitar desplazamientos innecesarios y acelerar la firma online de acuerdos y contratos con clientes de distintas localizaciones Octopus comenzó a usar la firma electrónica de Firmafy.

¿Cómo acelera Octopus la gestión de eventos con Firmafy?

Tal y como nos cuenta el CEO de Octopus, Melesio Peña, en las empresas de eventos es fundamental cuidar los detalles.

La mejor forma de no cometer errores es tener por escrito las características del evento y firmar el acuerdo por ambas partes.

Por eso, Octopus confía en Firmafy. A través de Firmafy el Grupo Octopus puede firmar acuerdos online de las partes involucradas en un evento donde se especifican los términos y condiciones del mismo.

Por ejemplo, en un acuerdo pueden incluirse la fecha, hora, ubicación, condiciones de pago o tarifas, entre otras cuestiones que afectan a la viabilidad del evento.

“Para nosotros es tremendamente importante que el contrato y acuerdo que se firma tenga validez jurídica y se pueda firmar de una manera fácil”, nos cuenta Melesio Peña.

Los acuerdos firmados entre el cliente y la empresa de eventos proporcionan protección legal para ambas partes en el caso de que puedan surgir desacuerdos o incumplimientos de las condiciones pactadas.

¿Qué tipo de contratos se deben firmar en una empresa de eventos?

Tal y como detectaron en Octopus, en las compañías de eventos se firman un gran volumen de documentos y contratos, entre los que destacan:

Contratos con proveedores, artistas y clientes

La firma electrónica permite a Octopus enviar los contratos desde cualquier lugar y evita la necesidad de imprimir y escanear la documentación evitando retrasos.

Además, la firma electrónica de Firmafy es aceptada en el SEPE para la firma de contratos, prórrogas y Anexos.

Autorizaciones y permisos

En algunos eventos, desde Octopus detectaron que era necesario obtener autorizaciones y permisos especiales, como licencias de música, permisos de construcción o permisos de venta de alimentos.

Estos documentos pueden ser firmados de forma electrónica con Firmafy agilizando el proceso y evitando retrasos.

Consentimientos y formularios de registro

En eventos que requieren de la participación de asistentes es común tener que obtener consentimientos para el uso de imágenes, recopilación de datos personales u otros propósitos específicos.

En Octopus estos consentimientos y formularios de registro pueden ser firmados fácilmente con la firma electrónica, mejorando la eficiencia de la recopilación de datos y asegurando el cumplimiento normativo.

Notificaciones urgentes

Con Firmafy, Grupo Octopus puede enviar Email Certificados para notificar alguna modificación importante del evento al cliente.

Si se producen cambios en los detalles de un evento enviar un Email Certificado permitirá a la empresa asegurarse de que la información ha sido notificada.

El envío de Email Certificados es muy útil, por ejemplo, para enviar recordatorios de pagos a los clientes.

Alquileres de salas y recintos

Para realizar eventos es necesario firmar contratos de alquiler. Grupo Octopus puede hacer todas las gestiones con validez legal, de forma rápida y totalmente online.

También se pueden firmar documentos de protección de datos, documentos de prevención de riesgos laborales, finiquitos y recibí.

Al usar la firma electrónica de Firmafy, la empresa de eventos Octopus ha logrado minimizar la carga administrativa de documentos y contratos laborales.

Además, ha mejorado la experiencia de los clientes, ya que permite firmar los documentos y acuerdos online, sin tener que desplazarse de localización.

¿Por qué es importante digitalizar la firma de acuerdos y contratos en empresas de eventos?

Las ventajas de digitalizar la firma de acuerdos y contratos en empresas de eventos son numerosas.

En el caso de Octopus hay que hacer hincapié en que es una compañía que trabaja a nivel nacional.

Imagina que la compañía Octopus, ubicada en Granada, tiene que preparar un evento en Galicia.

Si no tuviera equipo trabajando en Galicia parte de la plantilla tendría que desplazarse hasta el lugar e ir realizando todas las gestiones acudiendo de manera presencial a empresas de proveedores, patrocinadores, etc.

Con la firma electrónica Octopus puede ir organizando el evento de forma online.

1. Contratar a proveedores de forma online 

Pueden contratar a proveedores de forma rápida, segura y 100% legal con la firma electrónica.

Así se evitan viajes adicionales o envíos físicos de documentación.

2. Contratar a patrocinadores

¿El evento tiene patrocinadores? Octopus puede enviar de forma online propuestas de colaboración y contratos a los patrocinadores que se encuentren en Galicia, agilizando el proceso y evitando retrasos y desplazamientos innecesarios.

3. Mejorar la comunicación interna

Además, en Octopus pueden coordinarse entre todo el equipo interno mejorando la comunicación.

Por ejemplo, se pueden enviar planes de logística o la programación de las actividades a realizar en el evento.

4. Firma de participantes online 

Si necesitan que los participantes y/o asistentes firmen acuerdos de confidencialidad, Grupo Octous también ha conseguido simplificar esta tarea.

Todos los asistentes pueden realizar el proceso de firma a través de la firma electrónica.

5. Gestión de permisos 

Organizar un evento implica cumplir con los permisos y trámites legales que corresponda.

La firma electrónica permite a Octopus firmar y presentar documentos, como solicitudes de permisos de forma sencilla y rápida, lo que agiliza los procesos y trámites burocráticos evitando desplazamientos innecesarios.

6. Documentos firmados con plena validez legal

Todos los documentos firmados con Octopus a través de la firma electrónica de Firmafy tienen plenas garantías jurídicas.

Por eso, la firma electrónica es de vital importancia para la firma de documentos y contratos de empresas de eventos.

Si es necesario resolver en un juzgado una disputa, se podrá presentar el acuerdo firmado con Firmafy para defender los derechos e intereses de la compañía.

¿Cómo firman los clientes de Octopus los documentos y contratos con Firmafy?

Gracias a la integración de Firmafy, los clientes de Octopus pueden firmar todo tipo de documentos y contratos laborales desde cualquier lugar, de forma rápida y sencilla.

Únicamente necesitan disponer de un dispositivo móvil, ordenador o tablet para firmar y no necesitan imprimir, escanear ni descargar absolutamente nada.

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica en las empresas de eventos?

Firmar los documentos online tiene muchas ventajas, las principales son:

Ahorro en costes

Octopus ha conseguido ahorrar los costes de papel, impresión, tinta y tóner.

Al eliminar la necesidad de imprimir, escanear y enviar por correo certificado los documentos se reducen los gastos asociados.

Esto acelera los procesos de contratación, acuerdos y otros trámites documentales, ahorrando tiempo.

Los documentos pueden enviarse y firmarse desde cualquier ubicación, siendo una opción muy útil cuando se trabaja con proveedores o clientes ubicados en diferentes localizaciones.

Además, se minimizan los gastos que suponían los desplazamientos continuos de una localización a otra.

Mejora de la productividad

Automatizar los procesos está permitiendo a Octopus ofrecer una atención eficaz, rápida y personalizada según las necesidades de cada cliente.

Al agilizar los trámites de firma las personas empleadas pueden dedicarse a otro tipo de tareas que requieren de más tiempo para mejorar la calidad y perfeccionamiento de cada evento.

Mayor seguridad y validez legal de los documentos firmados

Firmafy cumple con el reglamento eIDAS. Todos los documentos se quedan guardados de forma segura en la nube, por lo que no hay riesgos de perder esos papeles.

Fidelización de los clientes

Los clientes firman todo tipo de contratos de forma sencilla y rápida desde cualquier lugar, valorando la facilidad que ofrece Octopus y mejorando la experiencia de los clientes.

¿Tienen validez legal los documentos firmados con Firmafy?

¡Por supuesto! Todas las firmas realizadas online con Firmafy están encriptadas y tienen plena validez legal.

Firmafy recoge 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante y la inalterabilidad del documento firmado.

• Código OTP
• Código CSV
• Firma biométrica
• Sellado de tiempo
• Auditoría del proceso
• Certificación de Firmafy

Así ha sido la experiencia de Octopus tras la integración con Firmafy

¿Quieres conocer las principales ventajas de la integración de Firmafy en Octopus?

Nos lo cuentan su CEO, Melesio Peña, y Carmen, Directora de Recursos Humanos.

¿Qué te parece el uso de la firma electrónica en empresas de eventos? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!