Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

¿Cuántas veces has necesitado que, además de firmarte un contrato, te envíen la copia de un documento? Hoy te contamos cómo solicitar un archivo adjunto antes de firmar online con Firmafy y así resolver todo con una simple gestión desde nuestra aplicación.

Por ejemplo, vas a formalizar un contrato de trabajo y necesitas que el trabajador/a te envíe también su fotocopia de DNI. Con Firmafy, si lo indicas al realizar el envío, podrá adjuntarte esa fotocopia del DNI antes de firmar su contrato. Esta herramienta es muy útil para las agencias de colocación y ETT, ya que les permite agilizar el proceso de contratación.

A continuación te explicamos cómo solicitar un archivo adjunto a los firmantes antes de que firmen online con Firmafy.

Cómo solicitar un archivo adjunto antes de firmar online con Firmafy

Lo primero que debes hacer para enviar un documento para firmar solicitando un archivo adjunto es hacer clic en «Nuevo envío» seleccionar “Solicitud de Datos y Firma”.

Sube el documento que quieres que te firmen, rellena los datos del firmante, pincha en «Continuar» y accede a la ventana para indicar los datos que necesitas que adjunten antes de la firma.

En el lado izquierdo de la ventana encontrarás la opción “Solicitar Adjunto”. Al pulsar sobre ella, debajo te aparecerá una casilla que podrás editar, cambiando el nombre del documento e indicar si adjuntar ese archivo será o no obligatorio.

Solicitar adjunto en Firmafy
Panel derecho del formulario de Firmafy

Puedes solicitar incluso dos archivos adjuntos, uno obligatorio y otro opcional para que, en el caso de que tu cliente tenga el documento en dos hojas diferentes, pueda adjuntar las dos partes por separado y no le suponga el esfuerzo de editar esos PDFs antes para adjuntarlos.

Una vez hayas especificado los datos del documento a adjuntar, sitúa el cuadro de firma en el lugar que quieras que aparezca la rúbrica en el documento, haz clic en “Enviar y Firmar” ¡y listo!

Ahora te contamos cómo recibe el documento el firmante y qué tiene que hacer para adjuntar un archivo.

 

Cómo adjunta el firmante su archivo antes de firmar 

Una vez enviado el documento, el firmante recibirá un mensaje de Firmafy en su email o vía SMS en su móvil. Al hacer clic en el enlace y visualizar el documento, encontrará al final un recuadro en el que se indica qué documentación adjunta tiene que añadir y si ese paso es obligatorio para finalizar la firma.

Recuadro para adjuntar archivos en Firmafy

Siguiendo con nuestro ejemplo, cuando el trabajador incluya la fotocopia de su DNI, en el recuadro aparecerá el nombre del documento que haya adjuntado.

A continuación tendrá que aceptar la Política de Protección de Datos y Privacidad, verificar su identidad con el código OTP que recibe en su móvil y firmar el documento con su dedo.

En ese momento, todos recibiréis una copia del documento firmado con las rúbricas. Te contamos dónde podrás encontrar el documento que te ha adjuntado.

 

¿Dónde están los archivos que me han enviado adjuntos? 

Para poder ver los archivos que te han adjuntado en el proceso de firma, accede a tu panel principal de Firmafy, a la sección “Envíos Realizados”.

Selecciona el envío en el que has solicitado el adjunto cuando ya esté firmado y haz clic en la pestaña desplegable que se encuentra en la parte inferior, donde está escrito el nombre del firmante.

Al pinchar en esa pestaña, debajo de “ARCHIVOS ADJUNTOS” encontrarás el archivo que el firmante ha adjuntado en el documento. Puedes hacer clic en él para descargarlo en tu dispositivo ¡y lo tendrás a mano para utilizarlo siempre que lo necesites!

¿Te ha resultado útil? ¿Conocías esta función de Firmafy? Si tienes alguna duda escríbenos a nuestro chat online en directo y la resolveremos en el momento.

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