¿Tienes que enviar una reclamación o queja formal a una empresa?  ¿Deseas notificar la cancelación de un contrato de alquiler?

Si es así, tienes una opción: enviar una carta certificada. Te permitirá proporcionar evidencias de que tus documentos se han enviado y han llegado al receptor.

Si nunca has enviado una carta certificado, solventamos tus dudas. Analizamos qué es una carta certificada y cómo funciona.

Además, más abajo encontrarás varias alternativas a la carta certificada como son el burofax o Email Certificado.

¿Qué es una carta certificada?

Una carta certificada es un envío postal que permite enviar documentación importante a otras personas o empresas.

El uso de la carta certificada es muy común en envíos de documentación que requieren registrar la firma de la persona que recibe dicha carta.

Para certificar la notificación de una carta certificada la persona destinataria debe firmar un recibo con fecha y sello para que se le entregue el envío.

Una carta certificada garantiza:

• La fecha de envío de la carta certificada.
• La fecha de entrega de la carta certificada.
• El seguimiento de la carta certificada.

¡Importante! La entrega de la carta certificada se notifica bajo la firma de la persona remitente una vez la ha recibido.

Si la persona que debe recibir la carta certificada no está en su domicilio se dejará un aviso para que se acerque una oficina de correos más cercana.

¿Qué diferencia hay entre correo ordinario y certificado?

El correo ordinario no ofrece un nivel significativo de seguridad, ya que no hay garantías de que 100% vaya a llegar a su destino sin alteraciones.

Al no existir confirmación de entrega hay mayor probabilidad de que se pierda o se retrase la entrega del correo ordinario.

Además, normalmente el seguimiento de un correo ordinario es limitado o no está disponible.

Por su parte, la carta certificada ofrece un nivel superior de seguridad y autenticidad.

Permite rastrear dónde se ubica la carta certificada en tiempo real y tiene mayores garantías de entrega, ya que requiere un acuse de recibo para confirmar su recepción.

¿Cómo se envía una carta certificada?

Hasta hace unos años, el envío de la carta certificada requería de la personación de la persona en las oficinas de, por ejemplo, Correos para formalizar el envío.

Ahora, los trámites se pueden hacer de forma online. Te lo contamos más abajo.

¿Cómo funciona una carta certificada?

Para enviar una carta certificada lo primero que hay que hacer es redactar el contenido de la misma.

Puede ser una notificación importante o la rescisión de un contrato determinado.

Ahora bien, si vas a enviar una carta certificado de manera presencial tendrás que acudir a una oficina de correos o a cualquier compañía que ofrezca este servicio.

Entregarás la carta, se sellará y se registrará su envío.

Se te proporcionará un código de seguimiento para que puedas rastrear por dónde va tu carta.

Una vez que la carta llegue a la persona destinataria, ésta tendrá que firmar el recibo de recepción.

Así tanto la persona destinataria como la persona remitente tendrán un registro de que la carta certificada se ha entregado de manera satisfactoria.

¿Puedo enviar una carta certificada online?

Sí, es posible enviar una carta certificada en línea a través de servicios especializados que ofrecen esta opción, como es Firmafy.

Firmafy ofrece la posibilidad de enviar un Email Certificado. Tiene las mismas características que una carta certificada.

Tal y como indica el Reglamento eIDAS:

«A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.»

La diferencia entre una carta certificada enviada de manera presencial y un Email Certificado es que el email se envía y se recibe al momento. 

No habrá que esperar varios días hábiles hasta que se produzca la entrega, como sucede en el caso de la carta certificada.

Además, su envío es muy sencillo y rápido.

Simplemente tendrás que redactar el contenido del email, adjuntar el documento que desees en incluir la dirección de la persona destinataria.

¿Qué tipo de documentos se envían en una carta certificada?

El envío de carta certificada o Email Certificado, a menudo, se usa en situaciones legales, comerciales o personales en las que se necesita un registro formal de la comunicación.

Entre otros documentos, se usa una carta certificada para enviar:

• Requerimientos judiciales.
• Contratos comerciales.
• Avisos de desalojos.
• Cambios en políticas o modificaciones de cláusulas de contratos.
• Quejas formales.
• Reclamaciones de seguros.
• Cartas de despedida.
• Denuncias internas.

¿Cuánto tarda en llegar una carta certificada?

El plazo para que una carta certificada llegue a su destino es de entre 1 y 4 días hábiles.

Por el contrario, si envías un Email Certificado su recepción será inmediata.

¿Existen otros tipos de servicios de entrega certificada?

Sí, el burofax. La diferencia entre el burofax y la carta certificada es que en la carta certificada no se puede acreditar cuál es el contenido del documento que se envía.

Sí contará con un sello y la firma de la persona destinataria, pero no se puede acreditar el contenido.

Enviando un burofax sí se puede acreditar el contenido y servirá de prueba ante terceros.

Desde Firmafy te animamos a usar el Email Certificado porque unifica las ventajas de la carta certificada y del burofax.

Permite garantizar el contenido del mensaje enviado y, además, se envía al momento. Es muy útil para todo tipo de envíos de documentación urgente.

¿Conocías la carta certificada? ¿Alguna vez has tenido que enviar una?

No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!