La desinformación siempre genera inquietud, por eso, y debido a lo desconocida que es aún la firma electrónica, existe mucho revuelo en torno a su utilización.

Hay empresas que desconfían de su validez legal, clientes que consideran que los documentos firmados de manera electrónica no se deberían usar y compañías que prefieren optar por el método de firma tradicional.

Pero, ¿realmente estas suposiciones son verdad?

A continuación, desmontamos 10 falsas creencias sobre la firma electrónica:

Estas son las creencias erróneas más habituales sobre la firma electrónica

A continuación, vamos a detallar qué falsos mitos sobre la firma electrónica suelen circular:

 

1. Copiar y pegar una imagen de firma tiene validez jurídica

¡ERROR! ❌ Se ha generado una falsa creencia sobre la validez de copiar y pegar una imagen de firma.

Imagina que tienes que firmar un documento y lo recibes por email. Es entonces cuando copias tu firma y la pegas en el documento, ¿quién garantiza la identidad de la persona que firma?

Es muy fácil usurpar la identidad de alguien y para que una firma electrónica sea válida debe identificar quién es la persona que firma de manera inequívoca.

Así que copiar y pegar una imagen de firma NO tiene validez legal.

Además, ¿se puede alterar el documento? OBVIO. Si copias y pegas una imagen de firma nadie te garantiza que ese documento no vaya a ser alterado una vez firmado.

 

2. Entregar a los clientes fotocopias en papel tiene plenas garantías legales

¡ERROR! ❌ Es importante que conozcas la distinción entre qué es una copia auténtica y una copia autenticada.

El artículo 267 de la Ley de Enjuiciamiento Civil obliga a que: “los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada…”.

La copia autenticada es una copia que ha pasado por un proceso de autenticación, es decir, una autoridad competente habrá verificado y certificado que ese contenido corresponde al original.

Por tanto, una mera fotocopia no va a tener validez jurídica. Será necesario autenticar que el contenido es 100% verídico y original.

 

3. Imprimir un documento firmado con Certificado Digital tiene validez legal

¡ERROR! ❌ Cuando firmas un documento online con Certificado Digital lo haces para realizar un trámite online.

Si imprimes ese documento perderá su validez legal ya que se destruyen los códigos digitales de esa firma electrónica.

 

4. La firma simple no puede ser refutada

¡ERROR! ❌ Es muy importante conocer qué tipos de firma electrónica existen para usar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por ejemplo, si vas a firmar un contrato laboral quizá no debas usar la firma electrónica simple. Para ello, tienes otras opciones, como la firma electrónica avanzada.

La diferencia radica en que la firma electrónica simple no permite identificar de manera única e inequívoca al firmante.

Con la firma electrónica simple sucede lo mismo que en un contrato o documento firmado por escrito y en papel: se puede refutar.

A diferencia de la firma electrónica avanzada que NO se puede refutar porque garantiza la identidad del firmante de manera inequívoca e impide la posterior modificación del documento una vez firmado.

 

5. La firma electrónica no tiene validez legal

¡ERROR! ❌ Hace unos meses una sentencia de la Audiencia Nacional de Lleida no consideró probada la identidad de una prestamista tras haber firmado un contrato de crédito mediante el sistema DocuSign.

El juez expuso que se trataba de una firma que no incluía código de seguridad OTP ni ninguna evidencia que garantizase la identidad del firmante. Esto es un tema puntual y solamente se refiere a esa forma de recoger la firma.

En nuestro caso, Firmafy se encarga de verificar en su totalidad cuál es la identidad de la persona que firma a través de 6 evidencias, por lo que cuenta con plena validez legal.

Nuestros servicios cumplen con la normativa europea eIDAS y RGPD y con todos los requisitos que son exigidos para la firma electrónica avanzada de documentos y normativa de protección de datos.

Cuando se firma de manera electrónica con Firmafy, tras cada firma se genera una auditoría completa de todo el proceso. De esta manera, todo el procedimiento queda grabado a efectos de cualquier comprobación.

La firma digital puede ser utilizada perfectamente como prueba en un procedimiento legal y tiene exactamente la misma validez que la firma en papel.

 

6. El Certificado Digital tiene más validez que la firma electrónica por la denominación «firma cualificada»

¡ERROR! ❌ Tanto el Certificado Digital (firma cualificada) como la firma avanzada (no cualificada) tienen la misma validez legal.

La única diferencia es la forma en la que se identifica la identidad del firmante.

Mientras que el Certificado Digital es expedido por una Autoridad de Registro e identifica la identidad del firmante a través de dicho certificado, la firma electrónica avanzada utiliza alternativas como el sellado de tiempo o la firma biométrica. Ambas firmas tienen la misma validez legal.

 

7. La firma electrónica es muy difícil de usar

¡ERROR! ❌ Muchas empresas y clientes creen que para firmar de manera electrónica se requiere un conocimiento muy avanzado del mundo digital. Esta suposición es totalmente errónea.

Hay muchas opciones de firma electrónica en el mercado, como la firma electrónica de Firmafy. Nuestra solución de firma electrónica es muy sencilla de usar. Lo único que necesitas para firmar es tener disponible un dispositivo móvil, ordenador o tablet.

No se requiere disponer de Certificado Digital por parte de ninguno de los firmantes.

Si una empresa necesita la firma de un cliente no obligará a esa persona a disponer de Certificado Digital. Así, se evita conocer cuál es su funcionamiento, además de evadir la compleja tarea que supone su adquisición.

 

8. Tengo que invertir mucho dinero para usar la firma electrónica en mi empresa

¡ERROR! ❌ Al tratarse de soluciones de pago, muchas compañías consideran que los gastos y la inversión requerida para utilizar la firma electrónica en una empresa puede suponer una cifra muy elevada. Esto está totalmente lejos de la realidad.

Las oficinas que no usan la firma electrónica necesitan una mayor inversión que las que optan por apostar por el mundo de la digitalización y sostenibilidad.

¿Por qué sucede esto? Las empresas que utilizan documentos en papel para cualquier tarea o actividad gastan gran parte de sus finanzas en la compra de papel, tinta, tóner o impresoras.

Además, tienen que mantener en buen estado dichas impresoras para poder fotocopiar y escanear sus documentos. Por eso, usar la firma electrónica es más barato.

En Firmafy ofrecemos tarifas para todo tipo de empresas y para todos los bolsillos con múltiples beneficios y funcionalidades.

Puedes echar un vistazo y ver qué incluye cada una de las tarifas, ¡seguro que alguna se adapta a tus necesidades!

 

9. Los documentos que se firman a través de firma electrónica tienen menos seguridad

¡ERROR! ❌ Cuando firmamos documentos en papel, normalmente estos se suelen guardar en cajas o carpetas en las oficinas durante años.

Estos documentos corren el riesgo de mojarse o quemarse ante posibles goteras o incendios. También pueden extraviarse o incluso ser robados.

¿Cómo evitamos estos problemas? Usando la firma electrónica evitamos perder los documentos y los mantenemos guardados de forma segura. Todos los documentos se guardan en la nube con un sistema encriptado.

 

10. No puede existir más de un firmante por documento si se utiliza la firma electrónica

¡ERROR! ❌ Esta creencia es totalmente errónea. Por supuesto que pueden firmar varias personas un mismo documento.

De hecho, Firmafy tiene una opción en la que se puede elegir el número de firmantes antes de proceder al envío del documento para su posterior firma.

Este factor favorece la formalización de contratos, así como la compra y venta de propiedades en todo tipo de circunstancias, independientemente de cuántas personas tengan que firmar y de dónde se encuentren en el momento de la firma.

Puede darse el caso de que, por ejemplo, unos hijos hereden una casa familiar y cada uno de ellos se encuentre en una ciudad diferente e, incluso, en un país distinto. ¿No pueden vender entonces esa propiedad?

¡Con Firmafy es posible! Cada uno de los hijos puede firmar toda la documentación sin necesidad de viajar.

Recibirán un enlace para realizar el procedimiento de firma electrónica desde casa y al finalizar todo el procedimiento tendrán un documento que acredite toda la gestión realizada.

¿Lo ves? Cuando falta información los mitos comienzan a circular. Pero lejos de acercarse a la realidad, todos y cada uno de ellos son simplemente falsas creencias.

En este post, esperamos haber desmontado todos estos falsos mitos sobre la firma electrónica. ¿Conocías algún mito más?

Si quieres descubrir todas las ventajas de la firma electrónica, te animamos a usar Firmafy. Después, no olvides dejar tu comentario. ¡Estamos encantados de saber cuál es tu opinión!