Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

¿Necesitas firmar un documento ahora mismo y no dispones de Certificado Digital? ¡Tienes una alternativa! Puedes firmar tus documentos con plena validez legal con la firma electrónica avanzada.

Mucha gente desconoce que la firma electrónica tiene la misma validez que una firma realizada con Certificado Digital, además de otras muchas ventajas.

Con Firmafy podrás firmar desde tu ordenador, PC o tablet y podrás hacerlo desde la App Firmafy o desde la versión web (que incluye más funcionalidades).

¿Quieres conocer el proceso de firma de un PDF?

Te explicamos cómo firmar tu documento PDF sin usar Certificado Digital paso paso con Firmafy. Comenzaremos detallando el proceso con App Firmafy y, más abajo, encontrarás cómo firmar desde la versión web.

La firma electrónica para tu empresa

Cómo firmar un PDF sin usar Certificado Digital con App Firmafy

1. Descarga la app para móviles de Firmafy y crea tu propia cuenta personal

Lo primero que necesitas para firmar un documento de firma electrónica sin usar Certificado Digital es descargar App Firmafy. Está disponible para Iphone en App Store.

Una vez que tienes descargada la app de Firmafy para móviles, si has utilizado Firmafy previamente en la versión web, solo tendrás que acceder con tu usuario y contraseña.

Si, por el contrario, es la primera vez que usas Firmafy tendrás que crear tu propia cuenta personal, rellenar tus datos y seleccionar una contraseña segura.

Como consejo, te recomendamos que no utilices fechas de cumpleaños ni nombres propios. Lo ideal es utilizar números, letras (en mayúscula y minúscula) e incluir algún símbolo especial.

Esta simple tarea de descargar la app para móviles de Firmafy será el primer paso para olvidarte de las colas y del tiempo que requiere la adquisición del Certificado Digital.

2. Genera el documento en PDF

Una vez que has creado tu propia cuenta y has configurado tu perfil necesitas subir tu documento en formato PDF.

Tendrás que tener guardado el documento PDF en tu dispositivo móvil, aunque también dispondrás de la opción de adjuntarlo desde alguna de tus cuentas de Google Drive.

Los documentos en PDF son útiles por varias razones:

  • Se pueden visualizar en cualquier dispositivo con un lector de PDF, lo que los hace accesibles en cualquier lugar y momento y mantienen su formato. 
  • Pueden protegerse con contraseñas y restricciones de copia y edición, por lo que son ideales para compartir información confidencial.

3. Firma tu propio documento en PDF sin Certificado Digital

Desde la app Firmafy para móviles puedes firmar un documento por ti mismo de manera muy sencilla.

Una vez que has generado el documento en PDF, tendrás que seleccionar la opción “Añadir mi firma”.

Se abrirá una ventana que te permitirá dibujar la rúbrica con la yema de los dedos de forma inmediata y con plena validez legal.

Cuando dibujas tu firma solo tienes que mover el cuadrado en el que aparece tu rúbrica por el documento y colocarlo en el PDF justo en el lugar en el que quieras que aparezca la firma.

Después, solo tienes que darle a “Guardar”.

Tendrás el documento firmado correctamente y podrás encontrarlo de forma sencilla desde tu panel personal en la sección de “Firmado por mi”.

¿Pueden tus clientes firmar un PDF de manera electrónica sin tener Certificado Digital?

¡Por supuesto! Tus clientes pueden firmar un documento en PDF de manera online sin tener Certificado Digital.

Si lo que necesitas es que sea alguno de tus clientes quien te firme el documento en PDF y éste no dispone de Certificado Digital, el proceso es igual de sencillo.

¿Cómo enviar a tus clientes un PDF para firmar desde App Firmafy?

Si trabajas en tu móvil desde App Firmafy, accede a la sección “Añadir firmante” y completa los datos de tu cliente, ya sea de una persona física o jurídica.

Tendrás que decidir de qué manera quieres avisar al firmante del requerimiento de la firma. Tienes 2 opciones: notificar al firmante enviando un email o vía SMS.

Después, tienes que colocar el cuadrado de firma en el lugar en el que quieras que aparezca la rúbrica de tu cliente y darle a “Guardar”.

Una vez que tienes los datos listos, si necesitas enviar el mismo documento a varias personas, tendrás que repetir el mismo proceso. Desde App Firmafy podrás enviar un documento o contrato a 2 firmantes (tienes hasta 5 envíos gratuitos).

Para confirmar el envío del documento, puedes personalizar tu email, si así lo deseas, y una vez que lo tengas todo a tu gusto tendrás que pulsar en “Confirmar”.

Como ves, el proceso de firma es muy intuitivo e inmediato. La principal ventaja de firmar de manera electrónica con Firmafy es que ahorras tiempo y evitas todas las gestiones que se requieren para obtener el Certificado Digital.

Recuerda que la firma electrónica de Firmafy cuenta con plenas garantías jurídicas y su validez es la misma que si firmaras con Certificado Digital.

De hecho, somos la única solución de firma que dispone de hasta 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante.

 

¿Cómo enviar un PDF a tus clientes desde la versión web?

¿Prefieres trabajar desde tu ordenador? Desde la versión web de Firmafy tiene muchas más funcionalidades, que te explicaremos a continuación.

Para enviar un documento a un cliente  debes acceder a tu perfil personal, seleccionar “Solicitud de firma”, elegir el número de firmantes e indicar los datos de tu cliente o clientes si son más de uno.

Después, tendrás que generar tu documento en PDF o utilizar una de las plantillas que ya tienes guardadas y colocar el cuadro de firma en el lugar en el que quieras que aparezca la rúbrica.

Cuando tengas listos todos estos pasos, podrás enviar la solicitud de firma a tu cliente.

Desde la versión web puedes utilizar plantillas previamente guardadas y también podrás crear grupos de trabajo para decidir a qué departamento quieres enviar un contrato o darle acceso a la documentación firmada.

Otra funcionalidad disponible desde la versión web de Firmafy es realizar un envío masivo a tus clientes. Podrás enviar en una sola vez un documento a varios firmantes, sin tener que repetir el proceso de envío para solicitar la firma de cada cliente.

Esta funcionalidad agilizará el ritmo de trabajo y te permitirá ser más productivo en tu día a día. 

También podrás usar Firmalink, una herramienta que te permitirá convertir tus documentos más habituales en un enlace para que tus clientes inserten sus datos y firmen el documento sin necesidad de que tú le solicites nada de manera previa.

¡Importante! Firmalink ahora está disponible para 2 firmantes. Esta herramienta es muy útil cuando tienes que enviar un documento a toda tu plantilla para que lo firme y, además, necesitas la firma de un responsable de recursos humanos o del jefe de la compañía.

Generando un Firmalink con 2 firmantes podrás enviar el enlace toda la plantilla para que rellenen sus datos y firmen y cada vez que un empleado firme el documento le llegará una notificación a ese responsable de recursos humanos para que lo pueda firmar también.

¿Cómo firma tu cliente el documento si no dispone de Certificado Digital?

 

1. Abre el enlace vía email o SMS para poder firmar el documento en PDF y verifica tu identidad

El destinatario recibirá un correo electrónico o un SMS con el enlace del documento a firmar y tendrá que hacer clic para abrir el documento.

Lo ideal es revisar que todos los datos incluidos en el documento sean correctos. Una vez revisado todo, tu cliente tendrá que verificar su identidad través de un código OTP que se le envía al móvil para realizar la firma. Este código OTP aporta seguridad a la firma del documento ya que un dispositivo móvil es personal y seguro. 

Después, tu cliente podrá decidir firmar el documento desde el ordenador o desde su dispositivo móvil.

Si abre el enlace desde el ordenador y prefiere realizar la rúbrica desde el móvil no hay problema. Más abajo, te contaremos cómo hacerlo.

 

2. Firma el documento

Una vez que tu cliente haya incluido la contraseña para verificar su identidad y tenga ante sí el cuadrado de firma en el ordenador tendrá que usar el puntero del ratón para dibujar la rúbrica.

Si prefiere finalizar el proceso desde el móvil porque considera que es más sencillo dibujar la firma con la yema de los dedos podrá escanear desde el móvil el código QR que aparece en la pantalla del ordenador para finalizar el proceso desde el dispositivo móvil.

El objetivo de Firmafy es facilitar el proceso de firma y convertirlo en una tarea sencilla y eficaz.

Cuando el destinatario haya firmado de forma correcta el documento tanto el emisor como el firmante recibirán un email en el que se incluye una copia del documento firmado.

Si accedes a tu perfil personal desde el ordenador tendrás todos los documentos firmados por ti en la sección de “Trámites”.

En el caso de acceder a la App Firmafy desde el móvil, podrás ver todos tus envíos en tu panel personal.

 

Te explicamos cómo firmar con Firmafy paso a paso 

En este vídeo explicamos cómo firmar tus documentos sin Certificado Digital en muy pocos pasos:

Cómo firmar con Firmafy paso a paso

¿Cuáles son las ventajas de firmar un PDF con firma electrónica?

Las ventajas principales de firmar un PDF con firma electrónica son:

 

Garantiza la validez del documento firmado 

La firma electrónica de Firmafy identifica al firmante de manera única e inequívoca y garantiza la integridad del contenido del documento firmado

 

Fomenta la productividad y mejora el rendimiento de la plantilla

Firmar un PDF con firma electrónica permite olvidarse de las colas y los trámites que se requieren para adquirir el Certificado Digital.

Además, permite cerrar las ventas firmando contratos al momento y aumenta la productividad de la plantilla.

 

Minimiza los costes

Al firmar un PDF con firma electrónica evitar tener que imprimir y escanear los documentos eliminado los costes que suponen la compra de papel, impresoras, tinta o tóner.

 

Impulsa el cuidado de la naturaleza y la sostenibilidad

Firmar un PDF con la firma electrónica permite eliminar el uso de papel en las oficinas, lo que fomenta el cuidado de la naturaleza y la consecución de las ODS. 

¿Sigues teniendo dudas? ¡Contáctanos! Nuestro equipo de soporte estará encantado de atenderte y solventar todas tus cuestiones.

¿Qué te parece el proceso de firmar un PDF sin Certificado Digital? ¿Has comenzado a usar ya Firmafy? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

La firma electrónica para tu empresa