Cómo usan las inmobiliarias las notificaciones electrónicas para protegerse

Olga Agea
17 de julio de 2023
Cómo usan las inmobiliarias las notificaciones electrónicas para protegerse

La digitalización, Internet y las notificaciones electrónicas se están convirtiendo en herramientas esenciales para muchas empresas, en especial para compañías del sector inmobiliario.

En las inmobiliarias se usan grandes volúmenes de documentos y se requieren de muchas notificaciones en el día a día: desde notificaciones para modificar algunos términos de un contrato de alquiler hasta para rescindir dicho contrato.

Para esas notificaciones se establecen plazos y requisitos determinados que las inmobiliarias deben cumplir.

A continuación, analizamos cómo usan las inmobiliarias las notificaciones electrónicas para protegerse y por qué las notificaciones online están adquiriendo tanta relevancia.

 

¿Qué son las notificaciones electrónicas?

Las notificaciones electrónicas son una forma de comunicar información relevante a través de medios online.

En el caso de las inmobiliarias, las notificaciones electrónicas pueden incluir emails, SMS u otras formas de comunicación que permitan la interconectividad entre inquilinos, propietarios y agentes inmobiliarios.

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¿Para qué se usan las notificaciones electrónicas en inmobiliarias?

Las notificaciones electrónicas tienen multitud de usos para el sector inmobiliario. En concreto, se utilizan para comunicar informaciones importantes a clientes, futuros compradores, inquilinos o propietarios.

Los usos más frecuentes de las notificaciones electrónicas en el sector inmobiliario son:

  • Comunicaciones de cambios en los términos de los contratos ya firmados.
  • Comunicaciones con clientes para ofrecer información relevante, como renovación de contratos.
  • Comunicaciones del vencimiento de un contrato.
  • Ofertas de compra de determinados inmuebles.
  • Actualizaciones en una transacción financiera.
  • Comunicaciones con proveedores para solicitar presupuestos o realizar pedidos.
  • Comunicaciones con organismos públicos, como ayuntamientos para gestionar permisos o licencias.
  • Comunicaciones para confirmar citas, como visitas a propiedades.
  • Avisos de cambios en la propiedad, por ejemplo, cambios en los servicios de mantenimiento.
  • Comunicaciones para toda la plantilla, por ejemplo, se pueden usar las notificaciones electrónicas para comunicar cambios en las políticas de empresa.

 

Así usan las inmobiliarias las notificaciones electrónicas para protegerse

Como comentamos, las inmobiliarias tienen que realizar diferentes notificaciones cada día.

Muchas de esas notificaciones tienen un plazo y requieren la comprobación de haberse realizado. A continuación, analizamos las notificaciones más frecuentes:

 

Rescisión de un contrato de alquiler

Te ponemos un ejemplo, imagina que desde tu inmobiliaria debes informar a un inquilino sobre la rescisión de su contrato de alquiler.

Hay que tener en cuenta que en España la notificación de la rescisión de un contrato de alquiler tiene que realizarse con un mínimo de 30 días de antelación, tal y como recoge la Ley de Arrendamientos Urbanos.

Esa notificación tiene que hacerse de manera fehaciente, es decir, debe quedar constancia de que se ha realizado y de que la persona destinataria la ha recibido.

En este sentido, las notificaciones electrónicas son muy útiles. Por ejemplo, Firmafy ofrece una opción muy ventajosa: el Email Certificado.

Este Email Certificado permite comunicar de forma electrónica a la persona destinataria la rescisión del contrato y genera un acuse de recibo en el que se podrá constatar el envío, la información que incluía ese email y la recepción y lectura del mismo.

Si no se cumple el plazo mínimo de notificación entonces el contrato de alquiler se prorrogaría de forma automática por un período de un año.

Por eso, es fundamental que las inmobiliarias usen las notificaciones electrónicas para evitar problemas como éste.

 

Cambios en las cláusulas de los contratos

Otra situación que se produce generalmente en las inmobiliarias es la siguiente:

Imagina que tu inmobiliaria ha firmado un contrato de alquiler por un año con una persona inquilina y después de 8 meses es necesario cambiar una cláusula del contrato.

Para notificar a la persona inquilina no será necesario concertar una reunión presencial ni realizar llamadas telefónicas, basta con enviar una notificación electrónica con la información necesaria.

Como comentamos, con Firmafy se tendrá constancia de que esa persona ha recibido la notificación y la ha leído.

¿Qué pasa si la persona inquilina dice que no tenía conocimiento de esos cambios en el contrato?

La inmobiliaria podrá presentar la notificación electrónica como prueba de que cumplió con su obligación de informar a la persona inquilina y le proporcionó toda la documentación necesaria.

 

Comunicaciones con propietarios

Las comunicaciones entre las inmobiliarias y los propietarios son constantes, por eso, ofrecer una comunicación online en la que el feedback pueda ser más instantáneo es fundamental.

Te ponemos otro ejemplo: imagina que recibes una oferta de compra de una propiedad determinada y necesitas notificar a la persona propietaria de dicho inmueble.

Basta con que envíes una notificación electrónica a esa persona en la que incluyas la información detallada de la oferta y todas las condiciones específicas.

Tu inmobiliaria estaría informando a la persona propietaria de forma clara y concisa sobre las novedades de ese inmueble.

 

¿Por qué son útiles las comunicaciones electrónicas en inmobiliarias?

Las notificaciones electrónicas son muy útiles en caso de que exista una disputa legal o una auditoría.

Además, permiten a las inmobiliarias tener un mayor control y seguimiento en sus transacciones financieras y ayudan a proteger los datos de los clientes.

Asimismo, hay casos en los que se exige la notificación a través de medios electrónicos.

Por ejemplo, la Ley de Enjuiciamiento Civil obliga a las empresas a usar medios electrónicos para realizar notificaciones judiciales.

 

¿Cuáles son las ventajas de las notificaciones electrónicas en inmobiliarias?

Las notificaciones electrónicas permiten a las inmobiliarias agilizar los trámites y ahorrar tiempo y costes. Además, son seguras y fiables y permiten garantizar la entrega y la recepción de la información a los destinatarios.

Las notificaciones electrónicas también posibilitan automatizar procesos y reducir la carga de trabajo administrativo.

Por ejemplo, se pueden activar recordatorios de firma para que los clientes tengan presente la necesidad de pagar las cuotas de alquiler. Así, se reduce el riesgo de impagos.

Incluso, se pueden automatizar recordatorios cuando un contrato esté llegando a su fecha de fin para recordar su renovación o rescisión.

Por tanto, las inmobiliarias que no usen notificaciones electrónicas podrían quedarse atrás y relegadas a un segundo plano en un mercado competitivo, digital y en evolución constante.

 

Herramientas útiles para notificaciones electrónicas en inmobiliarias

En primer lugar, hay que destacar el uso de la firma electrónica de Firmafy.

Nuestra solución de firma electrónica permite realizar envíos de solicitudes de firma de forma rápida, sencilla y con plena validez legal.

Además, una vez que se ha realizado un envío se pueden activar recordatorios de firma. Esto es muy útil, ya que puede suceder que un cliente reciba la solicitud de firma y en ese momento esté ocupado.

Si pasa un rato hasta que termina su tarea, puede que se olvide de firmar. Entonces, Firmafy permite activar los recordatorios de firma. Así, ese cliente volverá a recibir la solicitud de firma.

Esto es muy útil para los trabajadores de las inmobiliarias que no tienen que perder tiempo realizando constantes y repetitivas llamadas.

Además, Firmafy dispone de una opción muy útil: el Email Certificado, que tiene la misma validez que el burofax, pero resulta ser más sencillo y rápido.

Cuando se envía un burofax hay que esperar un rato hasta que la persona destinataria recibe la información, con el Email Certificado no hay tiempos de espera y su envío y recepción son inmediatos.

Firmafy dispone también de la opción SMS Certificado. Su uso es similar al del Email Certificado, simplemente la persona destinataria recibe la información en su dispositivo móvil.

¿Tu inmobiliaria realiza notificaciones a través de plataformas de mensajería instantánea, como WhatsApp?

Si necesitas que tu plantilla firme un documento determinado puedes notificarles vía WhatsApp y adjuntar un Firmalink.

Cada persona trabajadora de tu inmobiliaria tendrá que incluir los datos que se requieran y firmará el documento.

Este caso es muy útil para firmar, por ejemplo, documentos de protección de datos.

Existen otro tipo de herramientas, como las plataformas de gestión de propiedad. Un ejemplo de ello sería Fotocasa, que también permite enviar notificaciones a los clientes y proveedores de forma electrónica.

De igual manera, se pueden usar herramientas de automatización de procesos, como es el CRM Clientify, que permite automatizar algunas tareas y procesos relacionados con las notificaciones electrónicas.

 

¿Tienen la misma validez las notificaciones electrónicas que las notificaciones tradicionales?

Llegados hasta aquí te puede surgir esta importante cuestión y la respuesta es sí, las notificaciones electrónicas tienen la misma validez que las notificaciones tradicionales.

La Ley de Enjuiciamiento Civil indica que las notificaciones electrónicas tienen la misma validez que las notificaciones en papel.

Para que una notificación electrónica tenga la misma validez que una notificación tradicional tienen que cumplir con los requisitos legales establecidos:

  • Identificación precisa de la persona destinataria.
  • Fecha, hora de envío y recepción.
  • Contenido íntegro y completo de la notificación.

Además, la notificación electrónica debe garantizar la autenticidad e integridad de la comunicación, es decir, que no haya habido ninguna manipulación o alteración de la notificación.

En nuestro caso, Fimafy garantiza la autenticidad e integridad de los documentos y notificaciones a través de 6 evidencias:

  • Código OTP. Para firmar todos los firmantes tienen que introducir previamente un código de seguridad OTP que recibirán en su móvil. Este código OTP permitirá garantizar la identidad de la persona que firma.
  • Firma biométrica. Posibilita la identificación del firmante a través de datos biométricos, como son la velocidad, aceleración, número o distancia de trazos.
  • Código CSV. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un CSV que permite identificar ese documento y garantiza que no ha sido alterado una vez firmado.
  • Sellado de tiempo. Permite identificar en qué momento exacto se realizó la firma. 
  • Auditoría del proceso. Todos los documentos firmados van acompañados de una auditoría completa del proceso de firma que recoge los datos de los firmantes
  • Certificación del documento firmado. Esta Certificación garantiza que el documento no ha sido alterado de manera posterior a la firma.

¿Usas notificaciones electrónicas en tu inmobiliaria? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!

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