¿Has revisado las actas de un Consejo de Administración y te has dado cuenta de que falta la firma de uno de los asistentes? ¿Sabes cómo solventar este error?

Para poder completar el acta y que ésta tenga plena validez legal necesitas que todos los socios hayan firmado el documento, pero ¿qué pasa cuando falta la firma de uno de ellos? ¿Tienes que impugnar la reunión?

¡Olvídate de eso! La firma electrónica de Firmafy podría ser una buena solución.

A continuación, analizamos los principales problemas para firmar las actas en los Consejos de Administración y cómo evitarlos:

 

¿Qué son las actas de un Consejo de Administración?

Las actas son documentos escritos que registran los asuntos discutidos y las decisiones tomadas durante una reunión de un Consejo de Administración.

Se trata de un registro formal que incluye qué puntos se han tratado durante la reunión y sirven como referencia para documentar las acciones tomadas y los acuerdos alcanzados.

¿Qué detalles se incluyen en las actas de un Consejo de Administración?

Antes de nada hay que destacar que tal y como recoge el artículo 124 del RD 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, la administración y representación de la sociedad puede atribuirse a:

• Un administrador único.
• Varios administradores que actúen solidariamente.
• Dos administradores que actúen conjuntamente.
• Un Consejo de Administración, integrado por un mínimo de tres miembros.

En el caso del Consejo de Administración, el poder de representación corresponderá al propio consejo, que actuará colegiadamente.

Para ello, será necesario que en las reuniones celebradas en los Consejos de Administración se firmen las actas.

En las actas se suelen incluir detalles relevantes como la fecha, la hora y el lugar de la reunión. También se deben indicar los nombres de los asistentes, los asuntos tratados y cuáles han sido las decisiones tomadas.

Es importante que las actas sean precisas, completas y claras para garantizar que se puedan entender correctamente.

Y algo fundamental, las actas tienen que ir firmadas. De lo contrario, podrían impugnarse las decisiones tomadas y se tendría que volver a celebrar la reunión.

 

¿Por qué son tan importantes las actas de un Consejo de Administración?

Las actas de las reuniones del Consejo de Administración son importantes porque, en muchos casos, los acuerdos y decisiones tomadas durante la reunión son vinculantes para la empresa y sus stakeholders.

Además, las actas pueden utilizarse como evidencia en caso de disputas o litigios legales.

Por tanto, es esencial que las actas se redacten de manera clara y precisa, y se guarden en un lugar seguro para su posterior consulta.

 

La importancia de la firma en las actas de un Consejo de Administración

Como comentamos, las actas de un Consejo de Administración deben ir firmadas por los miembros del Consejo presentes en la reunión para acreditar la validez y autenticidad de los acuerdos tomados.

La firma de las actas por parte de los miembros presentes en la reunión es una forma de garantizar que los acuerdos adoptados han sido discutidos y reflejan la voluntad real de los miembros del Consejo presentes.

Además, la firma de las actas sirve como una medida de seguridad para evitar cualquier tipo de manipulación o alteración de los contenidos después de la reunión.

¿Qué pasa si falta la firma de alguno de los miembros? ¿Y si se celebra la reunión a distancia?

 

¿Se puede celebrar un Consejo de Administración de forma telemática?

La Ley de Sociedades de Capital no contiene ninguna previsión específica que impida la celebración de los Consejos de Administración de forma telemática.

De hecho, es una opción recurrente cuando cada socio del Consejo de Administración se encuentra en un país diferente.

¿Qué pasa si cada socio del Consejo de Administración se encuentra en un país diferente? Es muy difícil organizar a todos los asistentes.

Lo ideal es realizar las reuniones de forma telemática, entonces sería disparatado enviar la documentación impresa para firmar.

 

Principales problemas para firmar las actas de los Consejos de Administración

Este sería uno de los problemas a los que nos enfrentamos a la hora de firma las actas de los Consejos de Administración.

Imagina que se celebra una reunión online, cada uno de los miembros del Consejo se encuentra en una ubicación distinta, y se requiere la firma de cada uno de ellos.

¿Sería necesario enviar por correo el acta a todos para firmar? ¡Por supuesto que no! La firma electrónica se presenta como una solución a este problema.

Permitirá enviar de forma rápida y sencilla a través de Firmafy el documento a firmar (en este caso el acta del Consejo) y todos los socios podrán firmarla cómodamente desde casa y con plena validez legal.

Supongamos otra situación: se ha celebrado un Consejo de Administración, todos los asistentes han llegado a un acuerdo y se ha levantado un acta.

Todo parece idílico hasta que revisando el acta descubres que uno de los asistentes y socios no ha firmado, ¿es necesario repetir el Consejo? ¿Se tiene que dar por nula esta acta?

Si falta la firma de uno de los asistentes estamos ante un problema, ya que el acuerdo se podría impugnar por la falta de firma.

Para solventar estos problemas la digitalización y la firma electrónica están llegando a los Consejos de Administración. La firma electrónica permite firmar desde cualquier lugar con plenas garantías legales.

 

La firma electrónica agiliza los trámites de los Consejos de Administración

La firma electrónica y las nuevas tecnologías permiten agilizar las funciones administrativas y minimizar el tiempo que se tarda en realizar gestiones documentales.

A día de hoy, muchas empresas celebran sus Consejos de Administración a distancia, por lo que requieren una solución de firma electrónica para facilitar el trámite de firma a todos los participantes.

¿Vale cualquier tipo de firma? Por supuesto que no. Más abajo, te explicaremos qué requisitos debe cumplir una firma electrónica para ser aceptada en las actas de los Consejos de Administración.

El hándicap ante el que nos encontramos al tener que firmar varios asistentes un acta del Consejo de Administración es que el proceso se alarga en el tiempo.

Con la firma electrónica el tiempo de firma se reduce de manera considerable.

¿Qué sucede si el acta se debe firmar de manera jerárquica? Con la firma electrónica de Firmafy puedes establecer un orden de firma.

Hasta que no firme el primer firmante no le llegará el requerimiento de firma al segundo y así sucesivamente.

La firma electrónica de Firmafy te permitirá digitalizar tu documentación y podrás automatizar los procesos en los Consejos de Administración.

Sabemos que pierdes parte de tu tiempo rellenando actas, en las que debes incluir el nombre, apellidos, participaciones y después, conseguir la firma de cada participante.

A través de la firma electrónica se puede:

• Revisar la documentación propia de los Consejos de Administración.
• Impulsar la comunicación segura y eficaz con todos los miembros del Consejo de Administración.
• Firmar de forma sencilla las actas del Consejo de Administración.

 

¿Por qué es útil la firma electrónica en un Consejo de Administración?

La firma manuscrita de las actas de un Consejo de Administración puede conllevar pérdida de productividad y un aumento de costes debido a que, a veces, surgen modificaciones a última hora.

Este proceso supone pérdida de gran parte del tiempo para las empresas que tienen esos documentos en papel, ya que sería muy complicado modificar el documento y volver a conseguir la firma de todos los socios.

Usando la firma electrónica las compañías pueden enviar los documentos a todos los asistentes para que los lean y firmen si están conformes.

Asimismo, Firmafy tiene una opción muy ventajosa: el Email Certificado.

Si se necesitan enviar emails informando de nuevas reuniones, debates o modificaciones existe el riesgo de que se pierda información o de que alguno de los socios no reciba correctamente ese email.

Enviando un Email Certificado con Firmafy se tiene certeza de que todos los socios lo han recibido y leído y se puede justificar dicha lectura.

 

¿Cómo tiene que ser una firma electrónica para ser válida en un Consejo de Administración?

Para que la firma de las actas del Consejo de Administración sea válida tiene que cumplir con los requisitos del Reglamento eIDAS y garantizar la identidad de los firmantes.

Además, es importante que no permita modificar el documento una vez firmado.

Firmafy es la única solución electrónica que incluye 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante:

• Código OTP. Para firmar todos los firmantes tienen que introducir previamente un código de seguridad OTP que recibirán en su móvil. Este código OTP permitirá garantizar la identidad de la persona que firma.
• Firma biométrica. Posibilita la identificación del firmante a través de datos biométricos, como son la velocidad, aceleración, número o distancia de trazos.
• Código CSV. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un CSV que permite identificar ese documento y garantiza que no ha sido alterado una vez firmado.
• Sellado de tiempo. Permite identificar en qué momento exacto se realizó la firma. 
• Auditoría del proceso. Todos los documentos firmados van acompañados de una auditoría completa del proceso de firma que recoge los datos de los firmantes
• Certificación del documento firmado. Esta Certificación garantiza que el documento no ha sido alterado de manera posterior a la firma.

De esta manera, todos los participantes podrán firmar desde cualquier lugar las actas del Consejo de Administración, independientemente de cuál sea su localización. Y lo harán con plenas garantías legales.

 

Los Consejos de Administración se digitalizan con la firma electrónica

Gran parte de los Consejos de Administración comenzaron a digitalizar sus procesos tras el Covid-19. Esta tendencia ha ido en aumento y la mayoría de ellos cuentan con herramientas digitales.

Las ventajas de usar la firma electrónica de Firmafy en un Consejo de Administración son:

• La agilidad y productividad en la firma de documentos.
• El aumento de la seguridad. A través de la firma electrónica de Firmafy se evitan las filtraciones de información y la pérdida de documentos.
• El ahorro de dinero, tiempo y costes. Usando la firma electrónica de Firmafy se eliminan los gastos de papel, mensajería y desplazamientos.
• Facilita las labores de control y supervisión del Consejo de Administración.

¿Conocías la importancia de las firmas en las actas de los Consejos de Administración? ¿Te gustaría digitalizar los procesos de firma? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!