Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

La trasformación digital no es una moda pasajera. La innovación en las empresas ha llegado para instalarse de manera habitual en el departamento de recursos humanos agilizando los procesos y el ritmo de trabajo.

Los empleados de recursos humanos pueden realizar todas sus gestiones desde el ordenador y en muy pocos pasos.

Por ejemplo, con la firma electrónica la plantilla de una empresa puede firmar online sus contratos, prórrogas y toda la documentación de forma segura y legal.

¿Quieres saber más? A continuación, te damos 3 razones por las que la firma electrónica es clave en la gestión de RRHH.

 

Por qué la firma electrónica es clave en la gestión de recursos humanos

Como ya sabes, con la aparición de la pandemia aquellas organizaciones que apostaron por abandonar su modelo tradicional de trabajo y adaptarse a los nuevos tiempos salieron reforzadas.

La digitalización de todos los procedimientos, tanto internos como externos, en el departamento de recursos humanos fue la pieza fundamental para no quedarse atrás.

Viendo la gran utilidad de estas medidas, la digitalización en todas las áreas de trabajo se ha convertido en tendencia.

Implantar medidas originales, softwares que agilizan el trabajo o actividades que abogan por la sostenibilidad son decisiones cruciales para mantener la actividad empresarial a un ritmo más ágil que los competidores.

Por eso, apostar por la utilización de la firma electrónica en tu empresa puede ser el primer paso para mostrar al mundo una imagen renovada y confiable de tu compañía.

¿Te convence la idea? ¿Necesitas más argumentos para optar por un futuro sin tu modelo de negocio tradicional?

Con Firmafy podrás convertir tu empresa en una compañía innovadora y promotora de nuevas tendencias.

Si no conocías este software, esencial para el departamento de RRHH, te animamos a seguir leyendo este post para conocer cuáles son los 3 motivos por los que su uso es clave en la gestión de RRHH:

La firma electrónica para tu empresa

1. La firma electrónica ahorra gastos y tiempo a tu departamento de recursos humanos

En el departamento de recursos humanos se gasta gran parte del presupuesto en la utilización de papel, en el uso y en el mantenimiento de impresoras y en la compra de tóner.

Cada día se realizan miles de fotocopias, se imprimen documentos duplicados, se escanean documentos importantes, se firman contratos, etc.

Esto supone, para todas las oficinas, un coste muy elevado. Se estima que, de media, un empleado puede llegar a imprimir alrededor de 10.000 hojas al año.

Si quieres saber más sobre los costes indirectos que tiene tu empresa debido al uso de papel en tu oficina, puedes leer nuestro post: ¿Cuánto le cuestan a tu empresa las gestiones en papel?.

Buscar medidas para erradicar el uso de papel en las oficinas y, por tanto, minimizar los gastos es una tarea fundamental.

Eliminando el uso de papel también estaríamos suprimiendo los gastos que suponen los costes de impresión y el mantenimiento de las impresoras.

Además, estaríamos evitando la compra de cartuchos o tóner.

¿Crees que esto es algo muy difícil de lograr?

Con Firmafy te olvidas del uso de papel en tu oficina en un solo clic.

Firmafy permite que tu plantilla firme de manera válida, totalmente legal y sin Certificado Digital toda la documentación necesaria.

Tus empleados podrán firmar contratos laborales, permisos de vacaciones, documentos de protección de datos, nóminas, etc.

De esta manera, se reducen los tiempos de espera para la firma de documentación de días a horas.

Tu plantilla podrá firmar todos los documentos desde su móvil, ordenador o tablet, de forma sencilla en cuestión de minutos.

Además, la firma electrónica ahorra tiempo en llamadas.

Los trabajadores de recursos humanos pierden muchas horas de trabajo llamando a clientes para hacer un seguimiento de la firma de contratos o documentación.

Con Firmafy eso se acabó, ya que permite activar avisos que recuerden a tus clientes que todavía no han firmado.

Desde tu Zona Privada podrás consultar el estado de firma de cada documento y cuando estén firmados, recibirás un aviso.

De esta manera, Firmafy permite a tus trabajadores de recursos humanos invertir todo ese tiempo en otras gestiones más importantes.

¿Sorprendido? Pues aún hay más.

 

 

2. La firma electrónica permite firmar documentos sin necesidad de desplazamientos

En el día a día tus empleados tienen que enviar documentación importante a clientes que se encuentran fuera de la ciudad.

¿Qué hacen tus trabajadores en estos casos? Los documentos tienen que ser enviados mediante correo certificado, lo cual no solo conlleva un gasto sino también un desplazamiento para poder enviarlo.

Con Firmafy todos tus empleados se olvidarán de los desplazamientos en su totalidad. Nuestra app te permite enviar documentación desde cualquier parte, independientemente de donde se encuentren la empresa y el cliente que vaya a firmar.

En solo unos pasos, tus trabajadores podrán enviar cualquier documento y el cliente lo recibirá de manera inmediata.

Este procedimiento no solo es mucho más sencillo, sino que, además, agiliza el ritmo de trabajo y el feedback es instantáneo.

De esta manera, tus trabajadores podrán dedicar su tiempo a otro tipo de tareas que requieran mayor atención sin tener que preocuparse por el excesivo papeleo y por el elevado tiempo de espera entre cada procedimiento.

 

 

3. La firma electrónica refuerza la reputación de tu empresa

Los clientes y las empresas están cada vez más preocupados por la implantación de las ODS y por apostar por medidas que aboguen por la sostenibilidad.

Las empresas que promueven actividades sostenibles con efectos beneficiosos para el medio ambiente consiguen que su reputación se vea altamente reforzada.

Por eso, implementando en tu empresa el uso de la firma electrónica con Firmafy conseguirás mostrar a tu compañía como una organización moderna, renovada y de actualidad.

Los clientes podrán firmar documentos o resolver dudas de manera sencilla y ágil, únicamente utilizando un dispositivo móvil.

Esta medida pondrá en evidencia cómo tu empresa está a la última en cuanto a tendencias.

Ya no es necesario un proceso largo y dificultoso, en un simple clic a través de un dispositivo móvil se puede firmar.

Además, como hemos comentado, con Firmafy consigues eliminar por completo el uso de papel en tu oficina uniéndote a la cultura paperless, una medida que aporta un gran mérito a los valores de tu empresa.

Al conseguir una buena reputación, estarás diferenciando a tu compañía de tus competidores.

Las nuevas generaciones no eligen a una empresa al azar, sino que valoran cada vez más el compromiso que hay detrás.

Así, al incluir la firma electrónica con Firmafy en tu empresa, estarás dejando claro a los clientes cómo es la gestión de responsabilidad social corporativa de tu compañía.

Estarás mostrando respeto al medio ambiente, así como una gestión eficiente y totalmente ecológica.

 

 

La firma electrónica con Firmafy tiene plena validez legal

Un aspecto que causa cierto revuelo entre las empresas es si realmente la firma digital cuenta o no con plena validez legal.

Hace unos meses, la Audiencia Provincial de Lleida rechazó la validez de un crédito formalizado mediante DocuSign porque no se pudo probar en ningún momento que la firma que constaba por parte de la prestamista en el contrato fuera real.

El problema es que el sistema de DocuSign se basa en enviar el documento a un correo electrónico para que dicho documento se devuelva firmado de manera manual.

De esta manera surge un conflicto, ¿cómo se conoce la identidad real del firmante?

Al tratarse de una firma manual escaneada que se incorpora al documento, no se puede identificar si realmente la persona que firma es la correcta o no.

Por tanto, esta firma tal y como decidió la Audiencia Provincial de Lleida carecía de validez al no utilizarse un sistema con garantía suficiente.

Pero el caso de Firmafy es totalmente diferente. Firmafy cumple con todos los requisitos exigidos en el Reglamento eIDAS y normativa de protección de datos.

Cada documento firmado con Firmafy incluye un código CSV, que permite conocer la trazabilidad y garantiza que la firma no haya sido alterada en el tiempo.

Además, Firmafy utiliza un código OTP.  Antes de firmar el documento, el cliente tendrá que introducir un código de seguridad que recibirá en su móvil.

Para acceder al código y proceder a la posterior firma es fundamental disponer del dispositivo móvil del firmante.

Firmafy cuenta también con la firma biométrica. Recoge los datos biométricos de los firmantes posibilitando que se conozcan los datos de velocidad, aceleración, inclinación, presión, número y distancia de los trazos que le pertenecen a cada persona.

Al finalizar cada proceso de firma, todos los documentos firmados se acompañan de una auditoría completa del proceso.

Asimismo, Firmafy ofrece el sellado de tiempo, también conocido como ‘Timestamping’, un sistema que permite demostrar que un conjunto de datos se creó en un momento determinado sin ningún tipo de modificación posteriormente.

 

Casos de éxito con Firmafy

Ya hay varios clientes del sector de recursos humanos que confían en nosotros. Es el caso de United Colors of BenettonAcción contra el HambreComes Group, o La Cantina Mariachi, entre otros.

Llegados hasta aquí, ¿todavía quieres que tu departamento de RRHH dependa del uso de papel?

Las razones mencionadas para elegir la firma electrónica son solo algunas de las muchas ventajas que ofrece Firmafy en cuanto a la gestión de recursos humanos.

Si quieres que tu empresa se adapte a los cambios y tu modelo de negocio y trabajo no se quede anticuado es muy importante que no dudes en transformar tu imagen y sumarte al mundo digital.

¿Aún estás dudando? Déjanos tu comentario más abajo y dinos cuál es tu opinión ¡Estaremos encantados de leerte!

La firma electrónica para tu empresa