Firmafy - Firma electrónica para empresas
Firmafy - Firma electrónica para empresas

La firma tradicional de documentos en papel tiene unos costes para tu oficina que ni te imaginas.  ¿Te gustaría saber cuánto le cuestan exactamente a tu empresa las gestiones en papel?

Es algo que muy pocos negocios se plantean, pero los procesos en papel, además de ser poco eficientes, pueden suponer hasta un 15% sobre la facturación total.

¿Sabías que en 2019 el papeleo o burocracia hizo que las pymes españolas perdieran 35.000 millones de euros?

Según un informe de Sage, esto sería como consecuencia del tiempo invertido en todas las gestiones y el coste de oportunidad de realizar trámites en lugar de actividades que generen más beneficio para la empresa.

En este artículo analizamos los gastos que provocan las gestiones en papel y otros derivados y que quizá no te habías planteado.

¿Cuánto le cuestan las gestiones en papel a una empresa?

Para verlo más claramente, vamos a diferenciar los costes directos de los indirectos:

 

Costes directos de las gestiones en papel:

 

  • Coste del papel:

Se estima que un empleado de media imprime alrededor de 10.000 hojas al año. Según este dato, necesitaríamos mínimo 20 paquetes de 500 folios. Esto supondría un coste anual para tu empresa sobre los 112 euros.

 

  • Coste consumibles de impresión:

Los costes van a variar según el tipo de impresora que utilices, al igual que el número de páginas que puede imprimir cada tóner.

Los precios por impresora puede ir desde algo sencillo, sobre los 50 euros hasta más de 900 euros si buscas algo más profesional y con mayor capacidad de impresión.

En consecuencia, el coste de tóner también oscilará entre los 15 y 120 euros. Para hacernos una idea, la copia en impresoras láser puede salir por 2 o 3 céntimos de media, mientras que en las impresoras de tinta, entre 15 y 30 céntimos.

Si imprimimos 10.000 copias, con una impresora pequeña para empresa, tendría un coste de 1.500 euros. Al que habría que sumar los 250 euros que aproximadamente nos costaría una impresora de este tipo.

Estos costes son los estimados para una Pyme, en empresas con más volumen de impresión se dispararían porque, a los costes de impresión, se le sumarían los de mantenimiento de las impresoras.

La firma electrónica para tu empresa

Costes indirectos por las gestiones que realizas en papel

 

  • Coste del tiempo que invierte tu personal en gestión documental:

Aunque la situación actual ha hecho que muchas empresas se replanteen sus procesos y comiencen a digitalizar la firma de documentos, la realidad es que gran parte de la información que manejan se sigue almacenando en papel.

El volumen de documentación que se genera en papel provoca que un 50% del tiempo de los trabajadores en la oficina se invierta gestionando documentación.

Si el salario mínimo interprofesional de una persona en España durante 2021 es de 1108,33 euros (con pagas extra prorrateadas), esto supone un gasto de unos 554 euros por trabajador destinados tan sólo a gestión documental.

¿Por qué tanto? La documentación impresa implica que tus trabajadores deben invertir tiempo en varias tareas:

  • Impresión del documento.
  • Gestiones y llamadas para la firma de esos documentos.
  • Escaneo y email, si es necesario remitírselo a otras personas.
  • Distribución y almacenaje de esa documentación.
  • Búsqueda de contratos y documentos archivados.
  • Reponer o buscar documentos perdidos.

¿Sabías que un 45% de los documentos que se escanean nacieron en formato digital? Es irónico, ¿verdad?

 

  • Costes por el envío postal de documentación:

Si el documento que has generado tiene que enviarse a un cliente u otra oficina, tendremos que añadir el gasto de ese envío.

Un envío convencional en correos, puede variar según el tipo de envío y su peso, el coste mínimo sería de 1,25 € para sobres de hasta 100 gramos. Y 4,70 euros si se trata de un envío certificado.

 

  • Costes del almacenaje de la documentación:

Por cada 100.000 hojas se precisan 10 metros cuadrados para almacenarlas. Se estima que en torno a un 15% de las oficinas se destina a espacio de almacenaje. ¿Te imaginas si pudieses utilizar todo ese espacio para tareas que sí generan ingresos?

Para calcular este coste, tendremos en cuenta el efecto de la pandemia sobre el precio de alquiler de locales. Por ejemplo, en Granada, el coste por metro cuadrado en alquiler estaría en 2021 sobre los 10 €.

Si el local de tu empresa tiene una superficie sobre 100 m2, el coste que supone para ti almacenar documentos en papel sería de 150 euros al mes. (Por supuesto, si hablamos de otras ciudades como Madrid o Barcelona, estaríamos hablando de otros precios).

 

  • Costes por el reciclaje o destrucción del papel:

Cuando la protección de datos llegó a nuestras vidas, trajo otro gasto adicional para las gestiones en papel: la destrucción de documentación.

La normativa de protección de datos obliga a destruir periódicamente documentos que contengan información de personas y empresas.

Esto implica que en la oficina necesitaremos una destructora de papel, cuyo coste oscila entre los 30 y 50 euros.

O contratar a una empresa que se encargue de su eliminación si precisamos eliminar gran cantidad de documentos. Por destruir 100 kilos de papel, una empresa cobra sobre los 90 euros.

 

¿Qué costes totales tendrían para una Pyme las gestiones en papel?

La suma de todos los costes que hemos valorado anteriormente: papel, impresoras, tiempo, espacio de almacenaje y destructora de documentos (sin incluir el envío de documentos y suponiendo que es una empresa pequeña con un empleado) sería de 2.596 euros.

 

La firma electrónica elimina gran parte de las gestiones en papel

La pandemia ha acelerado el proceso de digitalización de muchas empresas. Durante 2020, en Firmafy hemos detectado un incremento cercano al 200% del uso de la firma electrónica.

Nuestra aplicación para la firma electrónica de documentos ha permitido que se reduzcan hasta en un 80% los procesos en papel, ya no se necesita imprimir, ni escanear documentos.

Todo se firma con plena validez legal y queda almacenado en el panel de usuario de cada empresa. Así, nuestros clientes pueden digitalizar su archivo y trabajar desde cualquier lugar.

Ha sido algo muy positivo para ellos, porque han podido seguir cerrando ventas y firmando sus contratos a pesar de las restricciones.

 

Caso de éxito: digitalización de Grupo2000

El centro de formación Grupo2000, referente a nivel nacional en la impartición de la formación para contratos de formación imprimía al año más de 900 kilos de papel al año.

El origen de ese gasto en papel era que sus clientes tenían que firmar un contrato de varias páginas. Tras implantar Firmafy, en Grupo2000 digitalizaron la firma de todos estos contratos, es decir, hasta un 90% de sus procesos.

Gracias a ello, pudieron eliminar 10 de sus 11 impresoras y el archivo físico de documentos que ocupaba más de 40 m2 de oficina. Firmafy les ha permitido ahorrar más de 50.000 euros en costes en los últimos 24 meses

¿Te gustaría saber más sobre cómo puede ayudar a tu empresa Firmafy? Contacta con nosotros o escríbenos en nuestro chat online. ¡Gracias!