¿Cuánto le cuestan a tu empresa las gestiones en papel?

La firma tradicional de documentos en papel tiene unos costes para tu oficina que ni te imaginas. ¿Te gustaría saber cuánto le cuestan a tu empresa las gestiones en papel?

Es algo que muy pocos negocios se plantean, pero los procesos en papel, además de ser poco eficientes, pueden suponer hasta un 15% sobre la facturación total.

¿Sabías que el papeleo o burocracia hace que las pymes españolas pierdan alrededor de 35.000 millones de euros al año?

Según algunos informes, esto sería como consecuencia del tiempo invertido en todas las gestiones y el coste de oportunidad de realizar trámites en lugar de actividades que generen más beneficio para la empresa.

Además, te sorprendería este otro dato: algunos estudios revelan que las pymes españolas dedican un promedio de 322 horas al año para finalizar trámites burocráticos con la Administración.

En este artículo analizamos los gastos que provocan las gestiones en papel y otros derivados que quizá no te habías planteado y te ayudamos a aumentar la productividad en el trabajo.

¿Cuánto le cuestan las gestiones en papel a una empresa?

Para verlo más claramente, vamos a diferenciar los costes directos de los indirectos:

Costes directos de las gestiones en papel:

• Coste del papel:

Se estima que un empleado de media imprime alrededor de 10.000 hojas al año. Según este dato, necesitaríamos mínimo 20 paquetes de 500 folios. Esto supondría un coste anual para tu empresa sobre los 112 euros.

• Coste consumibles de impresión:

Los costes de impresión van a variar según el tipo de impresora que utilices, al igual que el número de páginas que puede imprimir cada tóner.

Los precios por impresora pueden ir desde algo sencillo, sobre los 50 euros, hasta más de 900 euros si buscas algo más profesional y con mayor capacidad de impresión.

En consecuencia, el coste de tóner también oscilará entre los 15 y 120 euros. Para hacernos una idea, la copia en impresoras láser puede salir por 2 o 3 céntimos de media, mientras que en las impresoras de tinta, entre 15 y 30 céntimos.

Si imprimimos 10.000 copias, con una impresora pequeña para empresa, tendría un coste de 1.500 euros. A este coste habría que sumarle los 250 euros que aproximadamente nos costaría una impresora de este tipo.

Estos costes son los estimados para una pyme, en empresas con más volumen de impresión se dispararían los precios porque, a los costes de impresión, se le sumarían los de mantenimiento de las impresoras.

Costes indirectos por las gestiones que realizas en papel

• Coste del tiempo que invierte tu personal en gestión documental:

Aunque cada vez hay más empresas que se replantean sus procesos y comienzan a digitalizar la firma de documentos, la realidad es que gran parte de la información que manejan se sigue almacenando en papel.

El volumen de documentación que se genera en papel provoca que más del 50% del tiempo de los trabajadores en la oficina se invierta gestionando documentación.

Si el salario mínimo interprofesional de una persona en España durante 2023 va a ser de 1.260 euros (con pagas extra prorrateadas), esto supone un gasto de alrededor 630 euros por trabajador destinados tan sólo a gestión documental.

¿Por qué la documentación impresa supone tanto gasto? La documentación impresa implica que tus trabajadores deben invertir tiempo en varias tareas:

• Impresión del documento.
• Gestiones y llamadas para la firma de esos documentos.
• Escaneo y email, si es necesario remitírselo a otras personas.
• Distribución y almacenaje de esa documentación.
• Búsqueda de contratos y documentos archivados.
• Reponer o buscar documentos perdidos.

¿Sabías que un 45% de los documentos que se escanean nacieron en formato digital? Es irónico, ¿verdad?

• Costes por el envío postal de documentación:

Si el documento que has generado tiene que enviarse a un cliente u otra oficina, tendremos que añadir el gasto de ese envío.

Un envío convencional en correos, puede variar según el tipo de envío y su peso, supondría un coste de 1,25 € para sobres de hasta 100 gramos. Y de 4,70 euros si se trata de un envío certificado.

• Costes del almacenaje de la documentación:

Por cada 100.000 hojas se precisan 10 metros cuadrados para almacenarlas. Se estima que en torno a un 15% de las oficinas se destina a espacio de almacenaje. ¿Te imaginas si pudieses utilizar todo ese espacio para tareas que sí generan ingresos?

Para calcular este coste, tendremos en cuenta el efecto de la inflación provocada por la guerra en Ucrania sobre el precio de alquiler de locales. Por ejemplo, en Granada, el coste por metro cuadrado en alquiler estaría en 2023 sobre los 8,2 €.

Si el local de tu empresa tiene una superficie sobre 100 m2, el coste que supone para ti almacenar documentos en papel sería de unos 150 euros. (Por supuesto, si hablamos de otras ciudades como Madrid o Barcelona, estaríamos hablando de otros precios).

• Costes por el reciclaje o destrucción del papel:

Cuando la protección de datos llegó a nuestras vidas, trajo otro gasto adicional para las gestiones en papel: la destrucción de documentación.

La normativa de protección de datos obliga a destruir periódicamente documentos que contengan información de personas y empresas.

Esto implica que en la oficina necesitaremos una destructora de papel, cuyo coste oscila entre los 30 y 50 euros.

Otra opción es contratar a una empresa que se encargue de su eliminación si precisamos eliminar gran cantidad de documentos. Por destruir 100 kilos de papel, una empresa cobra sobre los 90 euros.

¿Qué coste total tendrían para una pyme las gestiones en papel?

La suma de todos los costes que hemos valorado anteriormente: papel, impresoras, tiempo, espacio de almacenaje y destructora de documentos (sin incluir el envío de documentos y suponiendo que es una empresa pequeña con un empleado) sería de unos 2.800 euros.

Imagínate en empresas con 50 empleados a cuánto podrían ascender los costes de las gestiones en papel.

¿Cómo reducir los gastos de una pyme?

Hay varias maneras de reducir los gastos en papel en una pequeña o mediana empresa. Lo principal es fomentar la transformación digital en todos los procesos de trabajo.

Usando la firma electrónica tu pyme logrará sustituir toda la documentación en papel por documentos digitales.

Además, lograrás minimizar las impresiones y fomentarás el uso de email certificados, entre otras funcionalidades.

La firma electrónica elimina gran parte de las gestiones en papel

La pandemia aceleró el proceso de digitalización de muchas empresas. A lo largo de 2020 y 2021, en Firmafy detectamos un incremento cercano al 200% del uso de la firma electrónica.

Este uso ha ido en aumento en el año 2022 y se espera que se siga intensificando en este 2023.

Nuestra aplicación para la firma electrónica de documentos ha permitido que se reduzcan hasta en un 80% los procesos en papel, ya no se necesita imprimir, ni escanear documentos.

Todo se firma con plena validez legal y queda almacenado en el panel de usuario de cada empresa. Así, nuestros clientes pueden digitalizar su archivo y trabajar desde cualquier lugar.

Además, como comentamos al inicio del post las pymes españolas se enfrentan a otro problema. A parte de gastar una alta cantidad de dinero en las gestiones de papel requieren un promedio de 322 horas al año para finalizar trámites burocráticos con la Administración.

Gracias a Firmafy se reducen los tiempos de envío y de firma de documentos. Todas las gestiones se realizan de forma rápida y sencilla en cuestión de segundos por lo que aumenta la productividad de la plantilla.

Basta con que tanto el trabajador como el cliente dispongan de un dispositivo móvil para realizar todas las gestiones.

Caso de éxito: digitalización de Grupo2000

El centro de formación Grupo2000, referente a nivel nacional en la impartición de la formación para contratos de formación imprimía al año más de 900 kilos de papel al año.

El origen de ese gasto en papel era que sus clientes tenían que firmar un contrato de varias páginas. Tras implantar Firmafy, en Grupo2000 digitalizaron la firma de todos estos contratos, es decir, hasta un 90% de sus procesos.

Gracias a ello, pudieron eliminar 10 de sus 11 impresoras y el archivo físico de documentos que ocupaba más de 40 m2 de oficina. Firmafy les ha permitido ahorrar más de 50.000 euros en costes en los últimos 24 meses.

Pero no es el único caso de éxito. Hay ya varios clientes del sector de recursos humanos que confían en nosotros, por ejemplo United Colors of Benetton, Acción contra el Hambre, Comes Group, La Cantina Mariachi, o HK Nónimas, entre otros.

Todos ellos han conseguido aumentar la eficiencia y la productividad de sus departamentos a la vez que están eliminando el uso de papel casi al 100% en sus oficinas, fomentando la cultura paperless.

¿Necesitas minimizar costes en tu pyme? ¿Te gustaría saber más sobre cómo puede ayudar a tu empresa Firmafy? Contacta con nosotros o escríbenos en nuestro chat online. ¡Gracias!