La firma tradicional de documentos en papel tiene unos costes para tu oficina que ni te imaginas. ¿Te gustaría saber cuánto le cuestan a tu empresa las gestiones en papel? ¡Descarga guía!

Es algo que muy pocos negocios se plantean, pero los procesos en papel, además de ser poco eficientes, pueden suponer hasta un 15% sobre la facturación total.

En este artículo hemos confeccionado una guía que podrás descargar más abajo.

En ella, encontrarás los gastos que provocan las gestiones en papel y otros derivados que quizá no te habías planteado.

Además, conocerás cómo ahorrar costes en tu compañía con la digitalización de los procesos de trabajo.

¡Extra! Al final del post encontrarás el caso de éxito de Grupo2000 y cómo la compañía logró sanear las cuentas y mejorar la productividad de la plantilla usando Firmafy.

¿Cuánto le cuestan las gestiones en papel a una empresa?

¿Sabías que el papeleo o burocracia hace que las pymes españolas pierdan alrededor de 35.000 millones de euros al año?

Según algunos informes, esto sería como consecuencia del tiempo invertido en todas las gestiones y el coste de realizar trámites en lugar de actividades que generen más beneficios para la empresa.

Además, te sorprendería este otro dato: algunos estudios revelan que las pymes españolas dedican un promedio de 322 horas al año para finalizar trámites burocráticos con la Administración.

¿Cuál es el costo de usar papel en la oficina?

Para que te hagas una idea, en una empresa existen diferentes costes relacionados con las gestiones y procesos en papel:

Costes directos de las gestiones en papel

En este caso, habría que tener en cuenta:

El coste del papel

Una persona empleada puede imprimir una media de 10.000 hojas al año.

Según este dato, necesitaríamos mínimo 20 paquetes de 500 folios. Esto supondría un coste anual para tu empresa de unos 112 euros.

Coste consumibles de impresión

Los precios por impresora pueden ir desde algo sencillo, sobre los 50 euros, hasta más de 900 euros si necesitas algo más profesional y con mayor capacidad de impresión.

En consecuencia, el coste de tóner también oscilará entre los 15 y 120 euros.

Para hacernos una idea, la copia en impresoras láser puede salir por 2 o 3 céntimos de media, mientras que en las impresoras de tinta, entre 15 y 30 céntimos.

Si imprimimos 10.000 copias, con una impresora pequeña para empresa, tendría un coste de 1.500 euros.

A este coste habría que sumarle los 250 euros que aproximadamente nos costaría una impresora de este tipo.

Estos costes son los estimados para una pyme.

En empresas con más volumen de impresión se dispararían los precios porque, a los costes de impresión, se le sumarían los de mantenimiento de las impresoras.

Costes indirectos por las gestiones que realizas en papel

Asimismo, hay que sumar los costes indirectos que supone el uso de papel en los procesos de trabajo diarios:

Coste del tiempo que invierte tu personal en gestión documental

El volumen de documentación que se genera en papel provoca que más del 50% del tiempo de las personas trabajadoras en la oficina se invierta gestionando documentación.

Si el salario mínimo interprofesional de una persona en España durante 2023 va a ser de 1.260 euros (con pagas extra prorrateadas), esto supone un gasto de alrededor 630 euros por persona trabajadora destinados tan sólo a gestión documental.

Costes por el envío postal de documentación

Un envío convencional en correos puede variar según el tipo de envío y su peso, supondría un coste de 1,25 € para sobres de hasta 100 gramos.

Y de 4,70 euros si se trata de un envío certificado.

Costes del almacenaje de la documentación

Por cada 100.000 hojas se precisan 10 metros cuadrados para almacenarlas.

Se estima que en torno a un 15% de las oficinas se destina a espacio de almacenaje.

¿Te imaginas si pudieses utilizar todo ese espacio para tareas que sí generan ingresos?

Para calcular este coste, tendremos en cuenta el efecto de la inflación provocada por la guerra en Ucrania sobre el precio de alquiler de locales.

Por ejemplo, en Granada, el coste por metro cuadrado en alquiler estaría en 2023 sobre los 8,2 €.

Costes por el reciclaje o destrucción del papel

Cuando la protección de datos llegó a nuestras vidas, trajo otro gasto adicional para las gestiones en papel: la destrucción de documentación.

La normativa de protección de datos obliga a destruir periódicamente documentos que contengan información de personas y empresas.

Esto implica que en la oficina necesitaremos una destructora de papel, cuyo coste oscila entre los 30 y 50 euros.

Otra opción es contratar a una empresa que se encargue de su eliminación si precisamos eliminar gran cantidad de documentos.

¿Cuánto dinero puede ahorrar una empresa si trabaja sin papel?

Si quieres conocer más sobre los costes que supone el uso de papel en las empresas, te animamos a descargar nuestra guía donde encontrarás la información completa.

En la guía conocerás:

• ¿Cuáles son los problemas a los que se enfrentan las empresas por no digitalizar sus procesos?
• ¿Cómo ayuda la digitalización a reducir los costes derivados de documentos?
• ¿Qué gastos tiene una pyme ‘no digitalizada’?
• ¿Cómo minimizar costes en tu empresa?
• Firmafy para reducir costes.
• Ejemplos de uso de la firma electrónica.

¿Cómo reducir los gastos de una pyme?

Si quieres saber cómo reducir los gastos de una pyme a través de la digitalización de los procesos de trabajo, ¡descarga nuestra guía!

Conocerás varias maneras de reducir los gastos en papel en una pequeña o mediana empresa. 

Usando la firma electrónica tu pyme logrará sustituir toda la documentación en papel por documentos digitales.

Además, lograrás minimizar las impresiones y fomentarás el uso de email certificados, entre otras funcionalidades.

¡Descarga aquí tu guía sobre qué ahorro de costes supone la digitalización!

La firma electrónica elimina gran parte de las gestiones en papel

Una muy buena opción para minimizar costes a través de la digitalización de los procesos es el uso de la firma electrónica.

Nuestra aplicación para la firma electrónica de documentos permite a las empresas reducir hasta en un 80% los procesos en papel, ya no se necesita imprimir, ni escanear documentos.

Todo se firma con plena validez legal y queda almacenado en el panel de usuario de cada empresa.

Así, nuestros clientes pueden digitalizar su archivo y trabajar desde cualquier lugar.

Además, las pymes españolas se enfrentan a otro problema.

Como comentamos al inicio, aparte de gastar una alta cantidad de dinero en las gestiones de papel requieren un promedio de 322 horas al año para finalizar trámites burocráticos con la Administración.

Gracias a Firmafy se reducen los tiempos de envío y de firma de documentos.

Todas las gestiones se realizan de forma rápida y sencilla en cuestión de segundos por lo que aumenta la productividad de la plantilla.

Basta con que tanto la persona trabajadora como el cliente dispongan de un dispositivo móvil para realizar todas las gestiones.

Caso de éxito: digitalización de Grupo2000

El centro de formación Grupo2000, referente a nivel nacional en la impartición de la formación para contratos de formación, imprimía al año más de 900 kilos de papel al año.

El origen de ese gasto en papel era que sus clientes tenían que firmar un contrato de varias páginas.

Tras implantar Firmafy, en Grupo2000 digitalizaron la firma de todos estos contratos, es decir, hasta un 90% de sus procesos.

Gracias a ello, pudieron eliminar 10 de sus 11 impresoras y el archivo físico de documentos que ocupaba más de 40 m2 de oficina.

Firmafy les ha permitido ahorrar más de 50.000 euros en costes en los últimos 24 meses.

Pero no es el único caso de éxito. Hay ya varios clientes del sector de recursos humanos que confían en nosotros, por ejemplo, United Colors of Benetton, Acción contra el Hambre, Comes Group, La Cantina Mariachi, o HK Nónimas, entre otros.

Todos ellos han conseguido aumentar la eficiencia y la productividad de sus departamentos a la vez que están eliminando el uso de papel casi al 100% en sus oficinas, fomentando lacultura paperless.

¿Necesitas minimizar costes en tu pyme? ¿Te gustaría saber más sobre cómo puede ayudar a tu empresa Firmafy?

Déjanos un comentario o escríbenos en nuestro chat online. ¡Gracias! 😉