Si trabajas en el departamento de recursos humanos seguro que alguna vez te has sentido sobrepasado por la multitud de gestiones en papel que tenías que hacer.

Uno de los trámites más comunes es la firma de contratos, pero ¿qué pasa cuando la persona trabajadora se encuentra fuera de la ciudad?

Si necesitas que un futuro empleado firme un contrato, a menudo, tienes que hacer constantes llamadas para pedirle que envíe vía correo certificado o email el contrato con su firma.

Estas gestiones conllevan mucho tiempo y producen diversos quebraderos de cabeza.

Para ayudarte a agilizar la firma de contratos nace la firma electrónica. Y aquí surge una pregunta: ¿se puede firmar un contrato laboral a través de firma electrónica?

¡Te ayudamos a resolver esta cuestión! En este post analizamos cuáles son los requisitos de la firma electrónica para que sea válida en la firma de contratos laborales.

 

¿La firma electrónica es válida para contratos laborales?

¡Así es! La digitalización ha traído numerosas ventajas, entre ellas, la consolidación de la firma electrónica en el ámbito laboral.

Firmar contratos con firma electrónica es válido ¡Eso sí! No vale cualquier firma electrónica.

Para que una firma electrónica sea válida en un contrato laboral debe cumplir con una serie de requisitos.

¿Te suena el reglamento eIDAS? Este reglamento es fundamental, ya que concluye el marco legal que regula las firmas electrónicas.

El reglamento eIDAS establece los límites jurídicos a los que hay que acogerse para que una firma electrónica sea válida.

Según el reglamento eIDAS para que una firma electrónica sea válida y pueda ser utilizada en un contrato laboral deberá:

• Estar vinculada de forma única e inequívoca al firmante.
• Permitir su identificación sin interferencias.
• Impedir la modificación del documento de manera posterior a la firma.

¿Qué tipo de firma electrónica tiene validez para firmar un contrato laboral?

El reglamento eIDAS recoge 3 tipos de firmas electrónicas:

Firma electrónica simple

Es la firma más básica y su nivel de seguridad es menor, ya que no permite identificar al firmante de manera inequívoca.

Este tipo de firma podría ser admitida en un Tribunal, pero para ello sería necesario complementarla con otras pruebas.

 

Firma electrónica avanzada

Este tipo de firmas están recogidas en el artículo 26 del Reglamento eIDAS.

La firma electrónica avanzada ofrece un alto nivel de seguridad, está vinculada al firmante de manera única, permite su identificación e impide la modificación posterior del documento firmado.

 

Firma electrónica cualificada

Al igual que ocurre con la firma electrónica avanzada, este tipo de firma está vinculada al firmante, permite su identificación e impide la modificación del documento.

 

¿Qué requisitos debe cumplir una firma electrónica para ser válida en un contrato laboral?

Tanto la firma electrónica avanzada como la firma electrónica cualificada permiten firmar un contrato laboral con plenas garantías legales.

La diferencia de la firma electrónica avanzada y cualificada es la manera de identificar al firmante.

La firma electrónica cualificada identifica al firmante a través de un certificado emitido por un Prestador de Servicios de Confianza acreditado.

La firma electrónica avanzada identifica al firmante mediante otras técnicas, como la firma biométrica o el sellado de tiempo.

Ambos tipos de firmas son totalmente válidas y legales para firmar contratos laborales.

El hándicap de la firma electrónica cualificada es que necesitas un Certificado Digital para firmar y para obtenerlo vas a tener que finalizar todos los trámites necesarios para su adquisición.

Con la firma electrónica avanzada eliminas estos trámites y se agiliza la firma del contrato laboral.

Ahora bien, ya conocemos cómo tiene que ser la firma electrónica para ser usada en un contrato laboral, pero ¿cuál es la validez jurídica de los contratos?

 

¿Cómo firmar un contrato de trabajo con validez legal?

Antes de nada, hay que aclarar que el Estatuto de los Trabajadores indica en su artículo 8 que los contratos laborales se pueden celebrar por escrito o de palabra.

Aunque existen determinados tipos de contratos para los que su firma debe constar por escrito.

La validez jurídica de los contratos laborales está recogida en el Código Civil, que ofrece autonomía a las partes firmantes para poder acordar o negociar los aspectos incluidos en el contrato laboral.

Tal y como recoge el Código Civil en su artículo 1258:

«Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, y desde entonces obligan, no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley.»

Hasta el momento, el consentimiento en los contratos laborales se referenciaba a través de la firma manuscrita.

Tras la irrupción de las nuevas tecnologías y la digitalización en los departamentos de recursos humanos y todo tipo de áreas relacionadas con el mundo laboral, los modelos tradicionales de firma están quedando relegados a un segundo plano.

El artículo 1262 del Código Civil indica que no se exige en ningún momento que el contrato se firme de manera manuscrita. Por tanto, puede utilizarse un dispositivo electrónico para formalizarlo.

Además, si acudimos a la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información, en su artículo 23.1 recoge que:

“Los contratos celebrados por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico, cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez”.

Y añade que:

«Siempre que la Ley exija que el contrato o cualquier información relacionada con el mismo conste por escrito, este requisito se entenderá satisfecho si el contrato o la información se contiene en un soporte electrónico”.

Entendemos entonces que para que un contrato sea válido:

• Tiene que haber consentimiento entre ambas partes.
• El objeto del contrato tiene que estar determinado.
• Dicho objeto debe estar fundamentado en una causa lícita.

¿A través de la firma electrónica se fundamenta el consentimiento de las partes y el objeto del contrato?

Así es, el uso de la firma electrónica permite que cada uno de los firmantes (en este caso empleado y empleador) den su consentimiento a través de la firma electrónica.

Hasta aquí, esperamos haber resuelto tus dudas sobre los requisitos que debe cumplir una firma electrónica para firmar de manera válida un contrato laboral.

Ahora surge otra cuestión: ¿qué pasa si un empleado se encuentra en un lugar diferente al del empleador?

 

¿Cómo recibe la persona empleada el contrato laboral para firmarlo a distancia?

Para enviar una solicitud de firma en un contrato laboral con validez legal es necesario usar un software de firma electrónica avanzada, como es el caso de Firmafy.

Con Firmafy vas a poder realizar un envío de solicitud de firma para un contrato laboral de forma rápida, sencilla y con plenas garantías jurídicas.

La persona empleada va a recibir la notificación del requerimiento de firma en su email o en su dispositivo móvil y podrá formalizar la firma en pocos pasos.

¿Qué pasa cuando necesitas que un contrato laboral lo firme primero la empresa y después la persona trabajadora?

Con Firmafy podrás establecer un orden de firma. Hasta que no firme el primer firmante (en este caso, la empresa) no le llegará la notificación de firma al segundo firmante (la persona trabajadora).

La firma electrónica se está convirtiendo en una herramienta fundamental para los departamentos de recursos humanos, ya que:

• Permite agilizar los procesos de firma de contratos laborales al eliminar los desplazamientos y envíos por correo postal o certificado.
• Minimiza los costes, ya que no hay que imprimir ni escanear los contratos laborales.
• Mantiene todos los contratos firmados guardados de forma segura.

 

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica en los contratos laborales?

Imagina que tu empresa se encuentra ubicada en Granada y vas a contratar a una persona que actualmente reside en Madrid.

Para formalizar el contrato tendrás dos opciones: pedir a esa persona que se desplace hasta su oficina o realizar las gestiones online.

Si realizas las gestiones online y no dispones de firma electrónica tendrás que:

• Enviar el contrato por email o por correo certificado a la persona que vas a contratar.
• Si se lo envías por email, esa persona va a tener que imprimirlo, firmarlo y escanearlo. Después, tendrá que enviarte otro email con ese contrato firmado.
• ¿Tienes garantías de quién es la persona que firma? Pueden usurpar fácilmente su identidad porque no hay garantías de quién es el firmante ni de en qué momento ha firmado el contrato.
• Una vez que recibes el email con el contrato firmado imagínate que hay un error. Vas a tener que informar a esa persona del error y volver a hacer toooodo el proceso de nuevo.

Con la firma electrónica simplificas el proceso de firmar contratos laborales online.

El proceso de firma de un contrato laboral a través de la firma electrónica sería el siguiente:

• Preparas el contrato laboral en formato PDF (puedes incluso tener una plantilla ya prediseñada).
• Lo envías a la persona que va a firmar a través de una solución de firma electrónica, como es Firmafy.
• Esa persona recibe el contrato, lo firma cómodamente desde su móvil, ordenador o tablet y ambos recibís una copia del documento firmado.
• ¿Tienes garantías de quién es la persona que firma? Por supuesto, como verás más abajo Firmafy garantiza la identidad del firmante a través de 6 evidencias.

Además de ser una proceso más rápido y permitirte ahorrar en tiempo y costes, la firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita de un contrato laboral.

 

La firma electrónica de Firmafy aporta validez legal a los contratos laborales

Firmafy es la única firma electrónica que permite identificar de manera única e inequívoca al firmante a través de 6 evidencias:

• Código OTP. Antes de firmar, los usuarios tienen que introducir un código de seguridad que reciben en su móvil.
• Código CVS. Todos los documentos firmados con Firmafy incluyen un código CSV, que garantiza que el documento no haya sido alterado ni modificado tras la firma.
• Firma biométrica. La firma electrónica de Firmafy recoge los datos biométricos de los firmantes y permite su identificación a través de la recogida de datos como la velocidad o la aceleración.
• Sellado de tiempo. El sellado de tiempo evita que el documento se modifique tras la firma, ya que recoge el momento preciso en el que se firma.
• Auditoría del proceso. Cada documento firmado se acompaña de una auditoría del proceso de firma que incluye a todos los firmantes y donde se recogen los datos de las partes que han participado en el proceso de firma.
• Certificación del documento firmado. Todos los documentos firmados se expiden con la certificación de Firmafy, que garantiza que el documento no ha sido alterado posteriormente.

Esperamos haber resuelto todas tus dudas sobre la validez de la firma electrónica en la firma de contratos laborales.

¿Has firmado algún contrato de manera online? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!