¿Trabajas en un despacho de abogados? ¿Necesitas mejorar tu productividad?

Si deseas agilizar la firma de todo tipo de documentación y contratos, quizás deberías plantearte el uso de la firma electrónica.

Su utilización está cada vez más extendida y más con la evolución del legaltech en los despachos y bufetes de abogados.

En este post analizamos todo lo que debes saber: Firma electrónica para abogados, estos son sus usos más habituales.

 

¿Es válida la firma electrónica para los despachos de abogados?

Sí, la firma electrónica está regulada en el Reglamento eIDAS, que como veremos más abajo, indica qué requisitos debe cumplir para ser válida.

Además, en España la firma electrónica está regulada en la Ley 6/2020, que derogó a la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Tienes toda la información sobre la normativa que rige la firma electrónica en nuestro post ¿Qué legislación regula la firma electrónica?

Como indicábamos al inicio del post, el uso de la firma electrónica se ha extendido en despachos y en bufetes de abogados tras la evolución del legaltech.

El fin del uso de la firma electrónica es mejorar la productividad, reducir costes y facilitar las gestiones a los clientes.

¿Por qué es útil la firma electrónica para abogados?

La firma electrónica es muy útil para todo tipo de despachos profesionales, ya que permite agilizar la firma de contratos y acuerdos legales.

Los abogados pueden usar la firma electrónica para agilizar los trámites de firma en sus procesos administrativos.

Eliminando así la necesidad de escanear e imprimir documentos de manera constante.

Además, se ahorra tiempo y costes al no tener que destinar ningún tipo de cuantía a trámites en papel ni envíos físicos.

¿Tienes que actuar en nombre de un cliente? Podrás obtener una autorización de tu cliente para que actúes como representante legal en cuestión de segundos.

Ya no será necesario que el cliente se persone de manera física en tu despacho, podrá formalizar este trámite cómodamente desde cualquier lugar.

 

¿Se puede usar un documento firmado con firma electrónica como prueba en un proceso judicial?

Sí, los documentos firmados a través de la firma electrónica avanzada se pueden usar como pruebas fehacientes.

La firma electrónica aporta seguridad y autenticidad a los documentos firmados.

¡IMPORTANTE! Hay que tener en cuenta que el Reglamento eIDAS distingue entre tres tipos de firma electrónica: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

En función de las necesidades que tengas en tu despacho tendrás que optar por una u otra.

Nuestra recomendación es que uses la firma electrónica avanzada porque garantiza la identidad del firmante e impide la posterior modificación del documento una vez firmado.

Además, es muy fácil de obtener este tipo de firma. Solo necesitas un prestador de servicios, como lo es Firmafy.

 

¿Para qué sirve la firma electrónica en un despacho de abogados?

Normalmente, los abogados suelen usar la firma electrónica para:

• Firmar y enviar documentos de carácter legal, como contratos o escrituras.
• Firmar autorizaciones y representaciones legales para que los abogados puedan actuar en nombre de sus clientes con plena validez jurídica.
• Utilizar los documentos firmados electrónicamente en procesos judiciales.
• Comunicar notificaciones legales.
• Firmar consentimientos informados.

 

¿Cuáles son los usos más frecuentes de la firma electrónica para abogados?

Los abogados y abogadas suelen firmar grandes volúmenes de documentos en su día a día. La firma electrónica es muy útil para agilizar la firma de cada uno de ellos.

En concreto, la firma electrónica suele usarse en despachos de abogados para firmar:

• Actas de juntas.
• Pactos de socios.
• Reclamaciones de impagos.
• Documentos de protección de datos.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Contratos de servicios.
• Delegaciones de voto
• Mandatos SEPA
• ¡Y mucho más!

Con la firma electrónica los abogados logran agilizar los procesos de firma de todo tipo de contratos.

Además, como plus, si usas Firmafy podrás configurar recordatorios de firma, realizar seguimientos de los documentos enviados, crear plantillas y crear grupos de trabajo.

Otra opción muy interesante que ofrece Firmafy es el envío de Email Certificados.

El uso de Email Certificados es una práctica cada vez más común en el ámbito legal y, en concreto, entre los abogados debido a las garantías legales que ofrece y a la inmediatez de su envío.

 

¿Qué ventajas tiene el uso de la firma electrónica en despachos de abogados?

Las principales ventajas del uso de la firma electrónica para la labor de abogados y abogadas es que permite cerrar acuerdos con rapidez y seguridad.

La firma electrónica favorece la agilidad de los procesos y ofrece una mayor seguridad y comodidad, tanto a los propios abogados como a los clientes.

Además, gracias al uso de la firma electrónica se eliminan los costes de almacenaje. Toda la documentación firmada se guarda de forma segura en la nube.

La información y todos los documentos se pueden localizar de forma rápida. Al tener los documentos digitalizados la información es accesible.

Asimismo, a través del uso de la firma electrónica los despachos de abogados pueden decir adiós al papel y fomentar la sostenibilidad entre sus procesos administrativos.

 

¿Puede la firma electrónica facilitar la gestión documental en un despacho de abogados?

Llegados hasta aquí se puede afirmar que la firma electrónica facilita las gestiones documentales en un despacho de abogados.

Con el uso de la firma electrónica se agiliza el proceso largo y tedioso que supone la firma de documentos cuando el abogado y su cliente se encuentran en localizaciones diferentes.

Sin el uso de firma electrónica el abogado tendría que enviar el documento y el cliente debería imprimirlo, firmarlo, escanearlo y devolvérselo firmado a través de un envío mediante email o correo postal.

Con el uso de la firma electrónica el abogado únicamente envía el documento y el cliente lo firma cómodamente desde su dispositivo móvil, ordenador o tablet con plenas garantías jurídicas.

Así, se simplifican tareas rutinarias que normalmente quitan mucho tiempo de trabajo a los abogados y abogadas en su día a día.

Además, si trabajas en un despacho de abogados la reputación de tu compañía va a mejorar ya que los clientes van a valorar la comodidad que les ofreces.

 

¿Cómo tiene que ser una firma electrónica para ser considerada válida y útil en despachos de abogados?

La firma electrónica debe identificar de manera inequívoca a la persona que firma y, además, tiene que impedir la modificación del documento una vez firmado.

Así se garantiza la integridad del documento, que no puede ser alterado ni manipulado.

 

¿Cómo puede un abogado obtener la firma electrónica?

Para usar la firma electrónica de Firmafy será necesario contratar uno de los planes disponibles. Esta decisión variará en función de las necesidades de cada compañía.

La firma electrónica de Firmafy recoge hasta hasta 6 evidencias que garantizan la identidad del firmante y validez del documento firmado: