¿Cómo elegir la firma electrónica adecuada para mi empresa?

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta vital para cualquier tipo de compañía que necesite mejorar la productividad y eficiencia de sus procesos.

El teletrabajo y los modelos híbridos de actividad laboral están fomentando la digitalización de las empresas impulsando el uso de estas soluciones.

En el mercado existen diferentes tipos de firmas electrónicas por lo que te puede surgir esta cuestión: ¿cómo elegir la firma electrónica adecuada para mi empresa?

En este post te vamos a dar las pautas necesarias para conocer qué requisitos debe cumplir la firma electrónica para actuar acorde con tus necesidades laborales.

¿Cuál es la firma electrónica adecuada para mi empresa?

Antes de nada es importante aclarar que existen diferentes tipos de firma electrónica y cada una de ellas cuenta con un nivel de confianza distinto.

El Reglamento eIDAS distingue entre tres tipos de firmas electrónicas:

• Firma electrónica simple. Es la firma más básica que existe y su nivel de seguridad es menor, ya que no permite identificar al firmante de manera inequívoca.
• Firma electrónica avanzada. Este tipo de firma está vinculada al firmante de manera única y permite la identificación del mismo de manera inequívoca. Además, está vinculada con los datos y la rúbrica del firmante de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos es detectable.
• Firma electrónica cualificada. Es un tipo de firma creada a través de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y está emitida por un prestador de servicios de certificación de confianza.

La elección de qué firma electrónica es más adecuada para tu empresa dependerá de qué tipo de documentos necesitas firmar.

Por ejemplo, si simplemente necesitas que una persona acepte las condiciones de la página web de tu empresa podrías usar la firma electrónica simple. La persona usuaria simplemente tendría que hacer clic en una casilla de confirmación.

Podría decirse que la firma electrónica simple se suele usar para firmar documentos en los que no existen riesgos jurídicos.

La firma electrónica simple es muy sencilla, pero no tiene las mismas garantías jurídicas que la firma electrónica avanzada o la firma electrónica cualificada.

Si necesitas que una persona firme de manera electrónica un contrato laboral requerirás de un nivel de confianza superior. La firma electrónica cualificada y la firma electrónica avanzada serían las ideales para estos casos.

Ambas permiten garantizar la identidad del firmante y la inalterabilidad del documento firmado.

La diferencia entre la firma electrónica cualificada y la firma electrónica avanzada es la forma de identificar al firmante.

Mientras que la firma electrónica cualificada requiere de un Certificado Digital (lo que conlleva largas colas y esperas para su obtención) la firma electrónica avanzada identifica al firmante a través de otras evidencias, como son el sellado de tiempo o la firma biométrica.

¿Qué firma electrónica debo usar en mi compañía?

Para elegir qué solución de firma electrónica usar en tu compañía deberás plantearte las siguientes cuestiones:

• ¿Qué tipo de documentos necesitas firmar en tu empresa?
• ¿Cuál es el volumen diario de firmas en tu compañía?
• ¿Qué nivel de seguridad requieres en las firmas electrónicas?

Una vez que ya has respondido estas cuestiones debes de tener en cuenta:

Facilidad de uso de la firma electrónica

Actualmente, gran parte de las personas trabajadoras y clientes tienen cierto nivel de conocimiento sobre Internet y nuevas tecnologías, pero aún existe una parte de la población sin conocimientos informáticos.

Es importante que detectes qué nivel de digitalización tienen tus clientes para en función de eso elegir una solución de firma electrónica que sea sencilla y apta para todo tipo de personas.

¿Para qué dispositivos es apta la firma electrónica?

Lo ideal es que la firma electrónica pueda usarse desde diferentes dispositivos. Imagina que eres un asesor inmobiliario y necesitas firmar un parte de visitas.

Lógicamente la persona que te acompaña a ver el inmueble no lleva un ordenador, por tanto, es importante que la firma electrónica permita realizar la firma con el móvil o en una tablet.

¿Cuál es el nivel de seguridad de la firma electrónica?

Si en tu compañía se firman documentos importantes, como son contratos laborales o nóminas, el nivel de seguridad de la firma electrónica que elijas debe ser alto.

¿Tiene la solución de firma electrónica un buen servicio de atención al cliente?

Es importante que la solución de firma electrónica que elijas tenga un buen soporte de atención al cliente.

Imagina que estás trabajando, te surge un problema con tu firma y desde atención al cliente no responden a tus necesidades. Esto podría ralentizar tu trabajo y fomentar la pérdida de tu productividad.

¿La solución de firma electrónica tiene tarifas adaptadas a tus necesidades?

Las tarifas de la solución de firma electrónica que elijas deben ser rentables y adaptadas a las necesidades de tu negocio.

¿Permite la solución de firma electrónica personalizar tus envíos online?

Si la firma electrónica que uses permite a tu compañía personalizar los envíos es un plus, ya que lograrás que cada envío genere confianza a tus clientes.

¿Dispone la firma electrónica de API compatible con tus programas?

Si la firma electrónica dispone de API compatible con tus programas también es un punto relevante a tener en cuenta.

Una vez que hayas decidido qué tipo de firma electrónica necesitas, ¿cómo elegir al proveedor de firma electrónica para tu empresa?

¿Cómo elegir a tu proveedor de firma electrónica?

Firmafy es la solución de firma electrónica adecuada para tu negocio por estos motivos:

• Proceso simple e intuitivo. El proceso de firma con Firmafy es rápido y sencillo. Tus clientes y tus trabajadores no requerirán de altos conocimientos sobre digitalización, Internet o informática.
• Firmafy está disponible para todo tipo de dispositivos. Puedes usar Firmafy desde un ordenador, móvil o tablet.
• La firma electrónica de Firmafy es la única solución de firma que garantiza la identidad del firmante e inalterabilidad del documento firmado a través de 6 evidencias:
  • Código OTP
  • Código CSV
  • Sellado de tiempo
  • Firma biométrica
  • Auditoría del proceso
  • Certificación de Firmafy
• El servicio de atención al cliente de Firmafy es inmediato y personalizado. Nuestro equipo de soporte estudiará todas tus consultas y te ofrecerá la información que necesitas de forma eficaz.
• Firmafy dispone de diferentes Tarifas. Todas ellas están adaptadas en función de distintas necesidades, según el tamaño y volumen de envíos de las empresas.
• Con Firmafy podrás personalizar el asunto y el texto de todos tus envíos.
• Firmafy dispone de API compatible con tus programas.

Además, con Firmafy no tendrás que descargar absolutamente nada. Simplemente tendrás que contratar una de las tarifas disponibles y crear tu propia cuenta.

Podrás enviar solicitudes de firma, solicitudes de firma y datos, Firmalink, Email Certificados, SMS Certificado y realizar una firma presencial en el caso de que el cliente se encuentre en tu oficina.

Asimismo, Firmafy dispone de funcionalidades muy útiles como la opción de hacer un seguimiento de las firmas, crear avisos de firmas pendientes o firmar online muchos documentos a la vez. 

¿Te animas a usar Firmafy? No olvides dejar más abajo tus comentarios, ¡nos encanta leerte!